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GDPdU-Datenkonvertierung

GDPdU-Praxis: Konvertierung der steuerlich relevanten Daten in den GDPdU-Beschreibungsstandard
legion Telekommunikation vertraut bei GDPdU-Datentransformationsprojekt auf Erfahrungen der Avendata

(18.05.07) - Digitale Betriebsprüfung, dieses Schlagwort geistert vielen Unternehmern durch den Kopf. Viele Unternehmen wollen und müssen sich rechtzeitig auf eine solche digitale Betriebsprüfung vorbereiten. Bereits seit dem 1. Januar 2002 darf die Finanzverwaltung im Rahmen eines Datenzugriffsrechtes direkt auf die EDV der Unternehmen zugreifen. Resultat dieser Gesetzesänderung ist die Zulassung einer digitalen Betriebsprüfung, die mittlerweile Praxis in Deutschland ist.

Eine digitale Betriebsprüfung bedeutet im Besonderen eine Aufwandserleichterung für den Prüfer. Durch den Einsatz einer speziellen Prüfsoftware, IDEA, können Prüfungen mit minimalem Zeitaufwand und maximaler Genauigkeit durchgeführt werden. In die Software IDEA werden bei der Prüfung die steuerlich relevanten Daten des Unternehmens eingelesen. Dies ist allerdings nur möglich, wenn die Daten im Beschreibungsstandard vorliegen. Der Beschreibungsstandard beruft sich auf eine Empfehlung der Finanzbehörden und umfasst XML- und CSV-Dateien. Nur wenn die entsprechenden Daten in diesem Format vorliegen, können sie durch IDEA ausgewertet werden. Über spezielle Filter der Software kann nun der Prüfer, innerhalb kürzester Zeit, Unregelmäßigkeiten in den zu Grunde liegenden Daten auffinden.

Daher empfiehlt es sich, eine gründliche Vorbereitung auf eventuelle digitale Betriebsprüfungen rechtzeitig vorzunehmen. Grundstein einer solchen Vorbereitung ist die Konvertierung der steuerlich relevanten Daten in den GDPdU-Beschreibungsstandard.

Steuerlich relevante Daten sind in der Regel die Unterlagen der Finanzbuchhaltung, der Anlagebuchhaltung und der Lohnbuchhaltung. In einigen Fällen befinden sich auch andere steuerlich relevante Daten in anderen Bereichen des DV-Systems.

Die legion Telekommunikation GmbH entschloss sich, eine solche Datenkonvertierung in den GDPdU-Beschreibungsstandard vorzunehmen. Auf ihrer Suche nach einem kompetenten Partner und Dienstleister für dieses Vorhaben, wurde das Unternehmen auf das Leistungsangebot der Avendata GmbH aufmerksam. Die hervorragenden Referenzen der Avendata GmbH überzeugten die legion Telekommunikation GmbH und sie entschied sich das Datentransformationsprojekt mit Hilfe der Avendata GmbH durchzuführen.

Nach einer detaillierten Systemanalyse, zur Abschätzung des Aufwands des Projekts, wurde die Konvertierungssoftware "Transdata Professional" als technische Vorraussetzung für einen Datenexport im betreffenden DV-System beim Unternehmen vor Ort in Düsseldorf installiert. Im weiteren Vorgehen wurde ein Testexport der Daten vorgenommen mit anschließender Sichtung der Daten. Nach erfolgter Begutachtung der Daten auf Unversehrtheit und Vollständigkeit folgte die Überführung der gesamten ausgewählten Daten in den GDPdU-Beschreibungsstandard.

Durch das Einlesen über ein Importmodul in Software IDEA, konnten die Daten validiert werden. Um in Zukunft selbständig solche Datenüberführungen vornehmen zu können, wurde ein Mitarbeiter der legion Telekommunikation GmbH in die Software Transdata eingewiesen. Abgeschlossen wurde das Projekt mit der Erstellung einer Dokumentation nach den GoBS (Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme), um den Verfahrensdokumentationspflichten nachzukommen. (Avendata: ra)

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