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Rechtskonforme E-Mail-Signatur


E-Mail-Compliance: Henkel setzt auf Group-Lösung "iQ.Suite" - Rechtssicherheit ist aufgrund des immer größer werdenden Mail-Aufkommens in Firmen ein wichtiges Thema
Henkel reagierte auf das "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) in 2007


(27.08.07) - Das Konsumgüterunternehmen Henkel optimiert die rechtskonforme Abwicklung seiner E-Mail-Kommunikation. Der Global Player mit Hauptsitz in Düsseldorf setzt die Lösung des deutschen E-Mail-Compliance-Spezialisten Group Technologies ein. Der Auftrag umfasst 37.900 Lizenzen des Produktes "Trailer" sowie Wartungsleistungen bis Ende 2009. Henkel reagierte mit diesem Schritt in erster Linie auf eine EU-Richtlinie, die in Deutschland im Rahmen des "Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) in 2007 umgesetzt wurde. Group geht davon aus, dass ihre Trailer-Funktion auch bei anderen Firmen Signalwirkung entfaltet.

Die Group-Software, die länderübergreifend von 37.900 der circa 52.000 Henkel-Mitarbeiter eingesetzt wird, trägt für die Einhaltung dieser Kennzeichnungspflichten Sorge. So integriert die Lösung automatisch die länderspezifisch gesetzlich geforderten Mindestangaben in jede ausgehende E-Mail. Die entsprechenden Text-Bausteine werden dabei zentral – ohne Eingriff der Anwender – gesteuert verwaltet und eingefügt, so dass eine einheitliche Vorgehensweise erreicht und damit die Erfüllung der Kennzeichnungspflichten gewahrt ist.

Henkel zeigt sich sehr zufrieden mit der Group-Lösung. In einem Statement hebt das Unternehmen vor allem die Benutzerfreundlichkeit der Software heraus. Auch der Support durch Group wird sehr gut bewertet. "Die Group-Consultants verfügen über einen umfangreichen Erfahrungsschatz und leisten eine sehr gute Beratung", sagte Dagmar Pathe, Systemconsultant Communication Products bei Henkel.

"Rechtssicherheit ist aufgrund des immer größer werdenden Mail-Aufkommens in Firmen ein wichtiges Thema. Immerhin drohen bei Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben empfindliche Straf- und Bußgelder. Mit der "Trailer-Funktion sind Unternehmen in Sachen Kennzeichnungspflichten auf der rechtlich sicheren Seite. Darüber hinaus ist die Lösung hervorragend geeignet, um auch interne E-Mail-Richtlinien um- und durchzusetzen", erläutert Michael Ingendoh, Leiter Consulting bei der Group Technologies AG.

Aufgrund der hohen Nachfrage nach Lösungen zur Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen erwartet die Group Technologies AG in diesem Jahr noch zahlreiche weitere Abschlüsse durch den Einstieg über die "Trailer"-Funktion. In diesem Jahr haben bereits rund 300 Kunden diese Lösung geordert, die nur einen geringen Ausschnitt des umfangreichen Produktangebotes der Group Technologies AG darstellt.

Informationen zu der EU-Richtlinie:
Die Richtlinie, in Deutschland in 2007 in nationales Recht umgesetzt, stellt formale Anforderungen an die geschäftliche E-Mail-Kommunikation. Sie verpflichtet Unternehmen in erster Linie zur Angabe von spezifischen Kenndaten innerhalb der geschäftlichen Korrespondenz via Internet. Was bereits seit Jahren Gültigkeit für gedruckte Briefsachen hat, gilt somit fortan auch für E-Mails. So sind die allseits bekannten Angaben, die sich bislang zumeist in der Fußzeile eines Geschäftsbriefes wieder finden nun auch im elektronischen Briefwechsel zu nennen. (Group: ra)

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