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SOX-Einführung bei Toyota

Toyota Deutschland führte im IT-Bereich SOX ein: Das zu erstellende Kontrollsystem betraf grundsätzlich alle Unternehmensbereiche
Um der SOX-Compliance zu genügen, benötigen betroffene Unternehmen viel Zeit und ein umfassendes Prozess-Know-how

(28.06.07) - Die Leverkusener Ropardo AG hat die Toyota Deutschland GmbH bei der SOX-Einführung unterstützt. Im Bereich der IT wurden die Prozessabläufe und deren Dokumentationen entsprechend der SOX-spezifischen Anforderungen überprüft. Anschließend wurden Verbesserungspotentiale und Maßnahmen dokumentiert und deren Umsetzung unterstützt - als Basis für die erfolgreiche SOX-Überprüfung.

Seit Inkraftsetzen der SOX-Richtlinien sind alle US-Unternehmen und ihre Tochtergesellschaften zur Einführung und zum Nachweis eines funktionsfähigen internen Kontrollsystems verpflichtet. Damit soll die Unternehmensberichterstattung verbessert und das Vertrauen der Anleger in die veröffentlichten Finanzdaten hergestellt werden. Im Rahmen der Section 404 des Sarbanes-Oxley Acts müssen Unternehmensprozesse beschrieben, definiert und Kontrollverfahren festgelegt werden, die das Risiko eines falschen Bilanzausweises minimieren sollen.

Um den SOX-Anforderungen (Stichwort: Compliance) zu genügen, benötigen betroffene Unternehmen viel Zeit und ein umfassendes Prozess-Know-how. Den richtigen Partner für die SOX-Einführung fand der Automobilhersteller in der im Projekt- und Prozessmanagement erfahrenen Ropardo AG.
Das zu erstellende Kontrollsystem betraf grundsätzlich alle Unternehmensbereiche des Automobilunternehmens. Ein Schwerpunkt von Ropardo lag jedoch bei der IT. Bei der SOX-Einführung arbeitete Ropardo eng mit den IT-Fachabteilungen von Toyota zusammen. Zunächst wurde geprüft, inwieweit das Unternehmen bereits über Kontrollinstanzen verfügte. Notwendige Ergänzungen und Änderungen wurden gemeinsam mit den Verantwortlichen abgestimmt und von diesen eingeführt. Jeder Arbeitsschritt wurde auf seine Effizienz überprüft und detailliert dokumentiert.

Kernpunkte der Kontrolle im IT-Bereich
Schwerpunkte der SOX-Kontrollbereiche, die zu prüfen waren, lagen in den folgenden Bereichen:
1. Projekt- und Budgetplanung , Controlling
2. IT Infrastruktur Management
3. Pflege und Wartung
4. Security

Vorhandene Prozesse integrieren, neue Arbeitsschritte bei Bedarf einbetten

"Wir von Ropardo haben versucht, bei der SOX-Einführung alle vorhandenen Unternehmensprozesse bestmöglich im Sinne der SOX-Anforderungen zu berücksichtigen und gegebenenfalls anzupassen" erläutert Axel Brand, Sprecher des Vorstands der Ropardo AG. "Dazu war es nötig, intensive Interviews mit den zuständigen Abteilungen zu führen, sich vorhandene Prozesse und deren Dokumentationen anzuschauen. Es wurden Problemfelder eruiert und gemeinsam mit dem Kunden Lösungen erarbeitet - und zwar so, dass das Tagesgeschäft bei Toyota trotz der SOX-Vorbereitungen reibungslos vonstatten gehen konnte".

Die Toyota Mitarbeiter wurden durch die intensive Unterstützung von Ropardo, z.B. durch Informationsveranstaltungen und Kick-Off Meetings, gründlich auf SOX vorbereitet. Bei der Verbesserung der Kontrollsysteme stand Ropardo dem Automobilunternehmen helfend zur Seite. "Uns war wichtig, dass die Aktivitäten in den Fokus kamen, die uns direkt von Nutzen waren. Diese Anforderung hat Ropardo erfüllt", sagte Dilek Haznedar aus dem Bereich Finance & Controlling bei Toyota.

Da Ropardo seit 2004 aktiv SOX-Einführungen in Unternehmen begleitet konnte sich das Automobilunternehmen auf die Erfahrung der Leverkusener Projekt- und Prozessmanagementspezialisten verlassen - und gelassen den so genannten "Dry-Runs" entgegensehen, den von Wirtschaftsprüfern durchgeführten Testläufen im Vorfeld der offiziellen SOX-Überprüfung. (Ropardo: ra)

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