Compliance und Unterschriften-Digitalisierung

Die VPV setzt auf "SignDoc" für das Unterschreiben ohne Papier: Entscheidend für die Beweiskraft derart erstellter Dokumente ist die Sicherung der Authentizität
VPV schließt durch direkte Digitalisierung von Unterschriften die Lücke zur vollautomatischen Verarbeitung elektronischer Dokumente

(29.07.08) - Das Handling von Papier ist mit einem enormen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Für viele Vorgänge wird bei Versicherungen heute nur noch aus einem Grund zu Papier gegriffen: Um die eigenhändige Unterschrift zu erfassen. Dass es auch anders geht, zeigt jetzt die VPV. Die Unterschrift wird auf einem Tablet PC sofort digitalisiert und in ein elektronisches Dokument sicher eingebunden. Das verschlüsselte Dokument wandert direkt in das elektronische Archiv, bei Bedarf kann die Unterschrift automatisch überprüft werden. Für die interne Abwicklung kann die Versicherung so weitgehend auf Papier verzichten.

Seit dem Jahr 2002 arbeitet die VPV mit dem Vertriebsunterstützungssystems V.I.P. der Firma BISS. In V.I.P. ist nun auch der durchgehend elektronische Antrag realisiert – einschließlich der papierlosen Unterschrift. Seit Frühjahr 2008 befindet sich das Teilprojekt ELAN (ELektronischer ANtrag) in der Pilotphase. Nachdem die Pilotphase vielversprechend anlief, gehen die Beteiligten von einem Rollout im dritten Quartal 2008 aus.

Der Vermittler profitiert von einem erleichterten Prozess für Beratung und Abschluss. Das BackOffice wird von Routineaufgaben entlastet und Fehlerquellen, die durch Datenübertragung von Papier in elektronische Medien entstehen ausgeschaltet. Der Prozess ist insgesamt deutlich beschleunigt worden. Für die beweiskräftige Digitalisierung der eigenhändigen Unterschrift wählte die VPV Softpros Signatur-Lösung "SignDoc für PDF" aus. Dieses Produkt wurde bereits 2004 in einem großen Wettbewerb als beste Anwendung für Tablet PCs ausgezeichnet. SignDoc wurde als Werkzeug in den vorhandenen Dokumenten-Verarbeitungsprozess integriert.

Best Practice in Erfüllung aktueller Gesetze und Verordnungen
Die Anwendung reflektiert auch die erhöhten Anforderungen im Gesetz über den Versicherungsvertrag (VVG). Die Neufassung dieses Gesetzes trat Anfang 2008 in Kraft beinhaltet umfangreiche Informationspflichten durch den Versicherer und erhöhte Anforderungen an die Beratungsqualität. Diese Anforderungen sind nun auf eine Weise umgesetzt worden, die sowohl für den Kunden verständlich ist wie auch vom Berater entsprechend gehandhabt werden kann. Das Verfahren darf das Etikett "Best Practice" tragen. Dokumentiert wird die Kundeninformation in einem aussagefähigen Beratungsprotokoll, das die Verordnung über die Versicherungsvermittlung und -beratung vorbildlich erfüllt.

Die VPV setzt folglich auch zukünftig auf die eigenhändige Unterschrift - mit einem maßgeblichen Unterschied: Die rund 700 mobilen Mitarbeiter im Außendienst wurden mit hochwertigen Tablet PCs ausgestattet. Auf dem Monitor dieser Geräte wird die Unterschrift geleistet und sofort digitalisiert. Zusammen mit den individuellen, biometrischen Merkmalen einer solchen Unterschrift wird bei der Unterzeichnung eines Versicherungsvertrages eine so genannte "elektronische Signatur" erzeugt. Softpro stellt mit seinem Produkt SignDoc die Authentizität und Integrität der elektronischen Dokumente sicher. Die Software verbindet dazu Unterschrift und Dokumenteninhalt, verschlüsselt diese und gewährleistet durch Bildung eines so genannten Integritätswertes, dass jede unberechtigte Veränderung nach der Unterzeichnung erkannt wird. Lediglich der Kunde erhält noch einen Papierausdruck oder wahlweise eine gebrannte CD des unterzeichneten Dokumentes für seine Unterlagen.

Ein beweiskräftiges Verfahren
Überall dort, wo es keine rechtliche Vorschrift zur Anwendung der Schriftform gemäß Paragraf 126a des Bürgerliches Gesetzbuches gibt, können so genannte fortgeschrittene elektronische Signaturen, die auf eigenhändigen Unterschriften basieren, verwendet werden. Führende Mitarbeiter des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie sehen diese Form elektronischer Signaturen für 98 Prozent aller Geschäftsvorfälle als geeignet an. Unter diese "formfreien Vereinbarungen" fallen etwa die Eröffnung eines Kontos, die Beantragung einer Versicherung oder das Ausstellen von Empfangsquittungen.

An elektronische Dokumente wird direkt bei der Unterzeichnung eine individuelle Zeichenkette angehängt – ein sogenannter Integritätswert (Fachbegriff "Hash Wert"), damit jede unbefugte nachträgliche Veränderung entdeckt werden kann. Sichergestellt wird auch, dass die Unterschrift des Kunden ausschließlich mit dem elektronischen Dokument verbunden bleibt, das er unterzeichnet hat. So verliert einerseits ein Dokument seine Gültigkeit, wenn Unterschriftendaten aus ihm entfernt werden, anderseits lassen sich auch die Unterschriftsdaten nicht in andere Dokumente unbemerkt hineinkopieren.

Entscheidend für die Beweiskraft derart erstellter Dokumente ist die Sicherung der Authentizität und Integrität im jeweiligen Prozess. Ein Dokument kann nachträglich unter zwei Aspekten geprüft werden: Sowohl die korrekte Zuordnung eines Unterzeichners (Authentizität) wie auch die Unverfälschtheit (Integrität) lassen sich beweisen. (Softpro: ra)

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