Wachsende Volumen an Personaldaten


Der Trend zum Job-Hopping läutet neue Risiko-Ära für personenbezogene Daten ein
Eine Rekordzahl Jobsuchender verliert vermutlich den Überblick darüber, wer im Besitz ihrer personenbezogenen Daten ist - Der Druck auf Unternehmen steigt, sensible Informationen über ehemalige und aktuelle Mitarbeiter zu sichern und zu schützen



Absolventen wechseln heutzutage öfter den Job, als vorherige Generationen. Man geht davon aus, dass die heutigen Millennials bis sie das 32. Lebensjahr erreicht haben, bereits vier Mal den Job gewechselt haben. Mit diesem Trend zum Job-Hopping wächst die Anzahl an Bewerberdaten, die von der Personalabteilung verwahrt, sicher gelagert und innerhalb der gesetzlichen Frist vollständig vernichtet werden muss. Eine aktuelle Studie von Iron Mountain legt nahe, dass viele Personalabteilungen diesem Trend nicht gewachsen sind. Die Umfrage zeigt, dass 50 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Europa einen veralteten Prozess haben, um ihre Human Ressources (HR)-Daten zu verwalten, was personenbezogene Daten – einschließlich dem "Recht auf Vergessen" – einem Risiko aussetzt.

Viele mittelständische Unternehmen (31 Prozent) verwahren Unterlagen zu Mitarbeitern länger auf als rechtlich erlaubt und ein Viertel (25 Prozent) kennt die gesetzlichen Regelungen nicht. Da der Job-Hopping-Trend zunimmt, ruft Iron Mountain Organisationen auf, ihr Informationsmanagement zu überdenken, um das wachsende Volumen an persönlich identifizierbaren Informationen in ihrer Obhut vor dem Risiko einer Offenlegung zu schützen.

Nur wenige Unternehmen sind darauf vorbereitet, das wachsende Volumen an Personaldaten zu verwalten, die durch neue Bewerber und Veränderungen aktueller Mitarbeitern anfallen. Laut der Umfrage von Iron Mountain vertrauen 65 Prozent der mittelständischen Unternehmen für die meisten HR-Prozesse immer noch auf E-Mail und Papier, anstatt auf ein automatisiertes Verfahren zu setzen, um das steigende Volumen zu verwalten [3].

"Die Zeiten der ‚Arbeitsstelle fürs ganze Leben‘ sind lange vorbei", so Sue Trombley, Managing Director of Thought Leadership bei Iron Mountain. "Heutzutage wechseln die Menschen ihre Stellen häufiger als jemals zuvor. Wenn sie in ein neues Unternehmen wechseln, ziehen sie Spuren von personenbezogenen Daten hinterher – Informationen, bei denen der Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet ist, sie innerhalb einer bestimmten Frist zu löschen. Dranzubleiben, welche Informationen vorhanden sind, wo sie sind und wann sie sicher entsorgt werden müssen, ist schwierig.

"Mitarbeiterdokumente sind nur eine Art von Information, bei der zu einem bestimmten Anlass festgestellt werden muss, wann sie entsorgt werden sollte. Dieser löst dann den Countdown für den notwendigen Vernichtungszeitpunkt aus. Man kann sich vorstellen, wie viele davon in jeder Personalabteilung laufen – und alle enden zu verschiedenen Zeiten, in fünf, sechs oder noch mehr Jahren in der Zukunft. Es ist offenkundig schwierig, ereignisbasierte Aufbewahrung richtig umzusetzen und viele Organisationen werden unsicher sein, ob sie die Informationen sicher entsorgt haben oder nicht. Wenn Datensätze über die Aufbewahrungsfrist hinaus archiviert werden, könnte man sich auf der falschen Seite des Gesetzes wiederfinden und setzt die Information und Reputation der Organisation einem unnötigen Risiko aus."

Über die Umfrage
Die Umfrage wurde im Auftrag von Iron Mountain von Opinion Matters durchgeführt. Dabei wurden insgesamt 4.006 Arbeitnehmer in Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von 250 - 3.000 Angestellten (250 - 5.000 in Nordamerika) in Großbritannien, Frankreich, Deutschland, den Niederlanden, Belgien, Spanien und Nordamerika befragt.

Die Teilnehmer stammten aus den Bereichen Produktion, Ingenieurwesen, Versicherung, Finanzdienstleistung, Recht, Pharmazie und Energie mit Positionen in HR, Recht, IT, MD/CxOs, Einkauf, Vertrieb, Marketing, Betriebs- und Büroleiter, Verwaltung einschließlich Personal Assistant und Sekretariat; sowie Personen die für die Verwaltung von Informationen zuständig sind. Die Umfrage basiert auf Online-Interviews, die in April und Mai 2016 durchgeführt wurden.

Gegründet im Jahr 2000, ist Opinion Matters eine in London ansässige preisgekrönte Insight-Agentur, die internationale Beratung und Marktforschungslösungen anbietet.
(Iron Mountain Deutschland: ra)

eingetragen: 03.01.17
Home & Newsletterlauf: 25.01.17

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Meldungen: Studien

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  • Ein Fünftel wurde im Job zu KI geschult

    Mit KI die Mail formulieren, eine Hintergrundrecherche starten oder aus Gesprächsnotizen ein Protokoll erstellen - Künstliche Intelligenz kann im Job unterstützen, wenn man weiß wie. Ein Fünftel (20 Prozent) der Berufstätigen wurde deshalb von ihrem Arbeitgeber bereits im KI-Einsatz geschult. Bei weiteren 6 Prozent gibt es zwar entsprechende Fortbildungen, sie haben sie aber noch nicht wahrgenommen. Der großen Mehrheit von 70 Prozent der Beschäftigten wird allerdings keine KI-Fortbildungen angeboten. Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Befragung von 1.005 Personen ab 16 Jahren in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.

  • Mindestens ein Datenschutzvorfall

    The Business Digital Index (BDI), eine Initiative von Cybernews, hat die digitale Sicherheit von 75 EU-Institutionen untersucht. Das Ergebnis ist besorgniserregend: 67 Prozent der untersuchten Einrichtungen erhielten die Noten "D" oder "F" und gelten damit als "hohes" oder "kritisches" Risiko.

  • Überwachung und Compliance stets im Fokus

    Mit der Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) setzt die Bundesregierung einen Meilenstein für die Zukunft der digitalen Gesundheitsversorgung. Ziel ist es, eine umfassende Datentransparenz - sowohl für Patienten als auch das medizinische Personal - zu schaffen, um die Qualität der Versorgung zu optimieren und Mitarbeitende im Healthcare-Sektor zu entlasten. Wie die Studie "Digitale Zwickmühle im Gesundheitswesen: Zwischen Innovationsdruck und Systemrisiken" von Soti jedoch zeigt, mangelt es in vielen deutschen Gesundheitseinrichtungen noch immer an den nötigen technischen Voraussetzungen, um diesem Anspruch in der Praxis auch wirklich gerecht zu werden. Für diese Erhebung wurden weltweit IT-Entscheidungsträger im Healthcare-Bereich befragt.

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    Führungskräfte in Deutschland blicken mit wachsender Sorge auf ihr Haftungsrisiko bei Cyber-Schäden - für 88 Prozent sind Cyber-Attacken und für 86 Prozent Datenverluste das Top-Risiko für Manager 2025. Das zeigt der aktuelle "Directors' and Officers' Liability Survey" des Risikoberaters und Großmaklers Willis, einem Geschäftsbereich von WTW, und der internationalen Anwaltssozietät Clyde & Co. Außerdem zeigt die Studie, dass vielen Themen im Management Board nicht genug Zeit eingeräumt wird: 38 Prozent der befragten Führungskräfte in Deutschland sind der Meinung, dass im Vorstands- und Geschäftsführungskreis mehr Zeit für das Thema Cybersicherheit aufgewendet werden sollte. "Das ist ein deutliches Signal dafür, dass viele Unternehmen sich der Bedrohung zwar bewusst sind, sich ihr aber noch nicht ausreichend widmen", sagt Lukas Nazaruk, Head of Corporate Risk & Broking Deutschland und Österreich bei Willis.

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