Der Trend zum Job-Hopping läutet neue Risiko-Ära für personenbezogene Daten ein Eine Rekordzahl Jobsuchender verliert vermutlich den Überblick darüber, wer im Besitz ihrer personenbezogenen Daten ist - Der Druck auf Unternehmen steigt, sensible Informationen über ehemalige und aktuelle Mitarbeiter zu sichern und zu schützen
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Absolventen wechseln heutzutage öfter den Job, als vorherige Generationen. Man geht davon aus, dass die heutigen Millennials bis sie das 32. Lebensjahr erreicht haben, bereits vier Mal den Job gewechselt haben. Mit diesem Trend zum Job-Hopping wächst die Anzahl an Bewerberdaten, die von der Personalabteilung verwahrt, sicher gelagert und innerhalb der gesetzlichen Frist vollständig vernichtet werden muss. Eine aktuelle Studie von Iron Mountain legt nahe, dass viele Personalabteilungen diesem Trend nicht gewachsen sind. Die Umfrage zeigt, dass 50 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Europa einen veralteten Prozess haben, um ihre Human Ressources (HR)-Daten zu verwalten, was personenbezogene Daten – einschließlich dem "Recht auf Vergessen" – einem Risiko aussetzt.
Viele mittelständische Unternehmen (31 Prozent) verwahren Unterlagen zu Mitarbeitern länger auf als rechtlich erlaubt und ein Viertel (25 Prozent) kennt die gesetzlichen Regelungen nicht. Da der Job-Hopping-Trend zunimmt, ruft Iron Mountain Organisationen auf, ihr Informationsmanagement zu überdenken, um das wachsende Volumen an persönlich identifizierbaren Informationen in ihrer Obhut vor dem Risiko einer Offenlegung zu schützen.
Nur wenige Unternehmen sind darauf vorbereitet, das wachsende Volumen an Personaldaten zu verwalten, die durch neue Bewerber und Veränderungen aktueller Mitarbeitern anfallen. Laut der Umfrage von Iron Mountain vertrauen 65 Prozent der mittelständischen Unternehmen für die meisten HR-Prozesse immer noch auf E-Mail und Papier, anstatt auf ein automatisiertes Verfahren zu setzen, um das steigende Volumen zu verwalten [3].
"Die Zeiten der ‚Arbeitsstelle fürs ganze Leben‘ sind lange vorbei", so Sue Trombley, Managing Director of Thought Leadership bei Iron Mountain. "Heutzutage wechseln die Menschen ihre Stellen häufiger als jemals zuvor. Wenn sie in ein neues Unternehmen wechseln, ziehen sie Spuren von personenbezogenen Daten hinterher – Informationen, bei denen der Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet ist, sie innerhalb einer bestimmten Frist zu löschen. Dranzubleiben, welche Informationen vorhanden sind, wo sie sind und wann sie sicher entsorgt werden müssen, ist schwierig.
"Mitarbeiterdokumente sind nur eine Art von Information, bei der zu einem bestimmten Anlass festgestellt werden muss, wann sie entsorgt werden sollte. Dieser löst dann den Countdown für den notwendigen Vernichtungszeitpunkt aus. Man kann sich vorstellen, wie viele davon in jeder Personalabteilung laufen – und alle enden zu verschiedenen Zeiten, in fünf, sechs oder noch mehr Jahren in der Zukunft. Es ist offenkundig schwierig, ereignisbasierte Aufbewahrung richtig umzusetzen und viele Organisationen werden unsicher sein, ob sie die Informationen sicher entsorgt haben oder nicht. Wenn Datensätze über die Aufbewahrungsfrist hinaus archiviert werden, könnte man sich auf der falschen Seite des Gesetzes wiederfinden und setzt die Information und Reputation der Organisation einem unnötigen Risiko aus."
Über die Umfrage Die Umfrage wurde im Auftrag von Iron Mountain von Opinion Matters durchgeführt. Dabei wurden insgesamt 4.006 Arbeitnehmer in Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von 250 - 3.000 Angestellten (250 - 5.000 in Nordamerika) in Großbritannien, Frankreich, Deutschland, den Niederlanden, Belgien, Spanien und Nordamerika befragt.
Die Teilnehmer stammten aus den Bereichen Produktion, Ingenieurwesen, Versicherung, Finanzdienstleistung, Recht, Pharmazie und Energie mit Positionen in HR, Recht, IT, MD/CxOs, Einkauf, Vertrieb, Marketing, Betriebs- und Büroleiter, Verwaltung einschließlich Personal Assistant und Sekretariat; sowie Personen die für die Verwaltung von Informationen zuständig sind. Die Umfrage basiert auf Online-Interviews, die in April und Mai 2016 durchgeführt wurden.
Gegründet im Jahr 2000, ist Opinion Matters eine in London ansässige preisgekrönte Insight-Agentur, die internationale Beratung und Marktforschungslösungen anbietet. (Iron Mountain Deutschland: ra)
eingetragen: 03.01.17 Home & Newsletterlauf: 25.01.17
Iron Mountain: Kontakt und Steckbrief
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Was passiert mit dem eigenen Interneterbe nach dem Tod? Für viele Internetnutzer ist das unklar. Nur eine Minderheit regelt den digitalen Nachlass zu Lebzeiten, beschäftigt sich also damit, was nach dem Tod mit den eigenen digitalen Daten geschehen soll, etwa mit den Social-Media-Profilen oder dem E-Mail-Konto. So sagen acht von zehn Internetnutzern (80 Prozent), dass sie ihren digitalen Nachlass noch überhaupt nicht geregelt haben. Dabei zeigt sich vor allem die jüngste und die älteste Generation relativ unbedarft. 88 Prozent der 14- bis 29-Jährigen und 96 Prozent der Generation 65 Plus, die im Internet aktiv sind, haben sich um ihren digitalen Nachlass noch überhaupt nicht gekümmert. Das zeigt eine repräsentative Umfrage, die der Digitalverband Bitkom in Auftrag gegeben hat. Immerhin 9 Prozent haben ihren digitalen Nachlass bislang wenigstens teilweise geregelt, weitere 9 Prozent haben ihn vollständig geregelt.
Viele Unternehmen weltweit sind der Meinung, die Pflichten aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO, Engl. General Data Protection Regulation GDPR) bereits abzudecken. Sie liegen falsch. Das ist eines der Ergebnisse einer Umfrage von Veritas Technologies. Der "Veritas 2017 GDPR Report" zeigt: Weltweit erklärte fast ein Drittel (31 Prozent) der Befragten, das eigene Unternehmen erfülle die wichtigsten Regelungen der Verordnung längst. Als dieselben Firmen nach spezifischen Regelungen aus der DSGVO befragt wurden, sahen sie bei sich allerdings Nachholbedarf, so dass sie sehr wahrscheinlich nicht compliant sind. Berücksichtigt man auch diese Antworten, sind unter dem Strich nur noch zwei Prozent der Unternehmen weltweit tatsächlich auf die Verordnung vorbereitet.
Konsistenter Datenschutz ist der Schlüssel zum Erfolg für die europäische Internetwirtschaft. Gleichzeitig stärkt er das Vertrauen der Bürger in die digitale Welt und Geschäftsmodelle. Ein gemeinsames europäisches Datenschutzrecht ist deshalb ein Standortvorteil im Wettbewerb um die digitalen Märkte der Zukunft und ein wichtiger Schritt für Europa. Laut einer aktuellen repräsentativen Umfrage, die das Meinungsforschungsinstitut YouGov im Auftrag von eco - Verband der Internetwirtschaft e.V. im Juli 2017 durchgeführt hat, sind jedoch 46 Prozent der deutschen Unternehmensentscheider der Meinung, dass Unternehmen in Deutschland aufgrund der aktuell bestehenden Datenschutzregeln im Vergleich zu anderen Ländern (z.B. England, USA) noch immer einem Wettbewerbsnachteil in der digitalen Welt ausgesetzt sind.
Social Media ist in mehr als jedem dritten Unternehmen (37 Prozent) Chefsache. Häufig werden die Aufgaben aber auch an die Marketing-Abteilung delegiert (57 Prozent). So lautet das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. Demnach kümmert man sich vor allem in kleineren Unternehmen mit weniger als 100 Beschäftigten die Geschäftsleitung um den Auftritt in Sozialen Netzwerken (49 Prozent). Dass jede Abteilung für sich oder aber die PR-Abteilung die Sozialen Netzwerke betreut, ist dagegen eher die Ausnahme. "Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Möglichkeiten hat es, den Auftritt in den Sozialen Netzwerken von eigenen, speziell dafür ausgebildeten Mitarbeitern betreuen zu lassen. Wichtig ist aber auch dann, dass die Chefetage eingebunden bleibt", sagt Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder. "Social Media ist integrierter Teil des Unternehmensleitbildes und muss deshalb auch aus Vorstand oder Geschäftsführung voll und ganz unterstützt, gelebt und strategisch vorangetrieben werden."
Die steigende Anzahl an dezentralen Energieerzeugungsanlagen (engl. distributed energy resources, DERs) auf der ganzen Welt öffnet den Markt für virtuelle Kraftwerkprogramme (engl. virtual power plant, VPP). Trotz der großen Zahl an Solar- und Windkraftanlagen verläuft die Energieerzeugung unregelmäßig und schafft damit den Bedarf für eine Lösung, das Netz in Phasen geringer Solar- bzw. Windkraft auszubalancieren. Derzeit nutzen Versorgungsunternehmen Lösungen mit virtuellen Kraftwerken zur Integration von Solar-Dachanlagen, Windturbinen und Aggregate (Diesel und Gas) sowie Batterien. Mehr Aufmerksamkeit für virtuelle Kraftwerke ermutigt Versorgungsunternehmen, Elektrofahrzeuge und Ladestationen sowie andere DERs in ihre Lösungen auf Basis virtueller Kraftwerke einzuschließen.
