Umgang mit vertraulichen Ausdrucken

Studie zeigt: 68 Prozent der in Deutschland Befragten haben mindestens einmal ein vertrauliches Dokument im Netzwerkdrucker vergessen oder gefunden
Vertrauliche Dokumente im Drucker stellen ein hohes Sicherheitsrisiko für Mitarbeiter und Unternehmen dar

(25.01.07) - Büroangestellte setzen ihre Karriere oder ihren Ruf innerhalb der Firma aufs Spiel, wenn sie vertrauliche Dokumente im Ausgabefach des Druckers liegen lassen: Zu diesem europaweit gültigen Ergebnis kommt eine Online-Studie von TNS Sofres, die im Auftrag des Druckerherstellers Lexmark mit 2.500 Teilnehmern aus Frankreich, Deutschland, Spanien, Italien und Großbritannien durchgeführt wurde.

Im Rahmen der Erhebung gaben mehr als zwei Drittel (68 Prozent) der in Deutschland Befragten an, bereits mindestens einmal ein vertrauliches Dokument im Netzwerkdrucker vergessen oder gefunden zu haben. Darüber hinaus äußerten sich drei Viertel (75 Prozent) der Angestellten besorgt über die Sicherheit ihrer im Drucker zurückgelassenen vertraulichen Ausdrucke.

Befragt zu den persönlichen Konsequenzen fürchten 78 Prozent der deutschen Mitarbeiter negative Auswirkungen auf ihr Image innerhalb der Firma, wenn sie vertrauliche Ausdrucke vergessen. Um zu verhindern, dass vertrauliche Dokumente im Drucker zurückbleiben, würden 37 Prozent der Deutschen aktiv eigene Prozesse aufsetzen, um die Sicherheit im Unternehmen zu gewährleisten. Damit liegen sie allerdings weit hinter dem europäischen Durchschnitt (48 Prozent) zurück. Immerhin würden knapp die Hälfte (42 Prozent) der Mitarbeiter in Deutschland die Prozesse auch einhalten.

Finanzielle Folgen
21 Prozent der in Deutschland Befragten beziffern den möglichen finanziellen Schaden, inklusive Strafen und Verluste für Mitarbeiter und Unternehmen durch liegen gelassene vertrauliche Ausdrucke, auf über 100.000 Euro. Im Vergleich dazu schätzen durchschnittlich 28 Prozent der Mitarbeiter in europäischen Unternehmen mit mehr als 500 Angestellten, dass sich das potenzielle Risiko auf über 100.000 Euro beläuft. Bei kleineren Firmen mit weniger als 50 Angestellten könnten die Auswirkungen im Verhältnis noch viel verheerender sein und sogar deren Existenz bedrohen: Immerhin fast ein Fünftel (19 Prozent) der europäischen Mitarbeiter schätzen die möglichen finanziellen Risiken auf über 100.000 Euro. Interessanterweise fürchten vor allem kleine Firmen in Europa (41 Prozent) die negativen Konsequenzen für die Kundenbeziehung und -zufriedenheit, während nur 28 Prozent der großen Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern die Gefahren im sorglosen Umgang mit vertraulichen Daten sehen.

Mangelndes Bewusstsein
Mehr als zwei Drittel (67 Prozent) der deutschen Büroangestellten haben keine Vorstellung davon, wie sich das Sicherheitsrisiko durch vergessene Ausdrucke vermeiden lässt oder ob hierfür bereits Prozesse existieren. Während sich drei Viertel (75 Prozent) der in deutschen Unternehmen angestellten Mitarbeiter Sorgen machen, dass Kollegen ihre vertraulichen Dokumente lesen könnten, sind die Führungskräfte deswegen weit weniger besorgt (70 Prozent) - obwohl sie häufiger mit vertraulichen und geheimen Informationen konfrontiert werden. Im europäischen Vergleich sind sich nur 58 Prozent der britischen Manager dieser Gefahren bewusst, während ganze 88 Prozent des Managements in spanischen Unternehmen das Risiko erkennen.

Buntes Durcheinander im Ausgabefach
Von Lebensläufen bis hin zu vertraulichen Kundeninformationen - jeden Tag bleiben die verschiedensten geheimen Dokumente im Ausgabefach des Druckers liegen. Die Studie hat herausgefunden, dass die meisten vertraulichen Ausdrucke persönliche oder private Informationen enthalten. So vergessen deutsche Mitarbeiter vor allem persönliche Dokumente (79 Prozent) und vertrauliche Unternehmensdaten (62 Prozent) im Ausgabefach des Druckers.

Sicherheitsbewusste Spanier
Während fast drei Viertel der deutschen Büroangestellten
(68 Prozent) schon einmal vertrauliche oder geheime Dokumente im Drucker vergessen oder gefunden haben, liegt der europäische Durchschnitt bei 64 Prozent. Großbritannien ist mit 71 Prozent der negative Spitzenreiter. In Spanien scheint das Sicherheitsbewusstsein höher zu sein: "Nur" 57 Prozent der Spanier lassen vertrauliche Dokumente im Drucker zurück.

"Die Ergebnisse dieser Studie verdeutlichen das hohe Risiko, das vergessene Ausdrucke im Ausgabefach für Unternehmen darstellen", sagt Holger Wadewitz, Leiter Business Marketing, Lexmark Deutschland GmbH. Sein Unternehmen hat Lösungen entwickelt, um vertrauliche Dokumente besser zu schützen. Dazu zählt beispieklsweise die "Confidential Print"-Funktion, bei der Mitarbeiter erst eine PIN-Nummer am Drucker eingeben müssen, um das Dokument ausdrucken zu können. (Lexmark: ra)