Wenn E-Mails zu Irrläufern werden

Gefahr von falsch versandten E-Mails in Unternehmen unterschätzt - Studie bescheinigt Gleichgültigkeit gegenüber Data- und Messaging-Security
Laut Studie versendet jeder fünfte Mitarbeiter täglich bis zu drei E-Mails an den falschen Adressaten - Mehr als jeder vierte Teilnehmer hat bereits Kontodaten per Mail verschickt

(29.04.08) - Über die Hälfte aller Mitarbeiter in Europa haben schon einmal E-Mails an die falschen Empfänger geschickt. Dies belegt eine Umfrage von Sendmail, Inc., einem führenden Anbieter von Messaging Security Appliances. Laut Studie versendet jeder fünfte Mitarbeiter täglich bis zu drei E-Mails an den falschen Adressaten. Beunruhigend hierbei ist vor allem die Tatsache, dass es sich bei ausgehenden Informationen in den meisten Fällen um Unternehmensinterna, Vertragsinformationen oder persönliche Daten handelt.

"Dass manche E-Mails versehentlich fehlgeleitet werden, ist uns allen bewusst", so Oliver Kiefer, Regional Sales Manager Zentraleuropa bei Sendmail. "Hier sollten sich Unternehmen noch einmal ganz klar vor Augen führen, welchen Einfluss der einzelne Mitarbeiter durchaus auf die Unternehmenskommunikation haben kann. Wenn vertrauliche Informationen versehentlich an die Öffentlichkeit geraten oder fehlgeleitet werden, sind die Konsequenzen oft weitreichender als man erwartet. E-Mails, Instant Messaging und Web-Mails haben unsere Geschäftswelt revolutioniert. Heute werden diese Kommunikationsmittel oft sehr unbedacht genutzt - und arbeiten dann schnell nicht mehr für, sondern gegen uns."

Weitere Umfrageergebnisse:
>> E-Mail-Richtlinien: Mehr als ein Viertel der Befragten ist sich nicht im Klaren darüber, welche Informationen im Unternehmen via E-Mail verschickt werden dürfen und welche nicht
>> Banking-Patzer: Mehr als jeder vierte Teilnehmer hat bereits Kontodaten per Mail verschickt
>> Finanzdaten-Fiasko: Fast ein Drittel (27,7 Prozent) gibt an, bereits E-Mails versandt zu haben, die sensible Bankinformationen des Unternehmens beinhalten
>> E-Mail-Verschlüsselung: 74 Prozent aller Angestellten sind nicht in der Lage, ihre E-Mails zu verschlüsseln, obwohl dies für viele Unternehmen eine Entlastung hinsichtlich der Sicherheit wäre
>> E-Mail-Überprüfung: Fast die Hälfe der Befragten wissen nicht, ob ihre E-Mails überprüft werden, bevor sie das Unternehmen verlassen
>> E-Mail-Überwachung: Nahezu 60 Prozent aller Umfrageteilnehmer ständen einem Monitoring ihrer E-Mails bedenkenlos gegenüber

E-Mail Inhalte
>> Über die Hälfte (54,2 Prozent) nutzen E-Mails für nicht unternehmensrelevante Belange (z.B. privates Banking)
>> Mehr als ein Drittel aller Befragten nutzt das E-Mail-System im Unternehmen für die Organisation ihres Privatlebens
>> Über 70 Prozent aller Mitarbeiter versenden in der Arbeit Fun-Mails an Freunde und Bekannte
>> Fast jeder zweite Umfrageteilnehmer hat bereits Firmeninterna per E-Mail diskutiert
>> Über ein Drittel der Befragten nutzen das E-Mail-System im Unternehmen für Angelegenheiten aus ihrem Privat- und Liebesleben

"Mit zunehmender Familiarität wächst auch die Gleichgültigkeit", führt Kiefer weiter aus. "Der nächste Schritt liegt deshalb in der Aufklärung. Da der Versand von E-Mails so einfach ist, neigen Mitarbeiter dazu, auch mehr zu versenden, was wiederum zu einem größeren Risiko führt. Die Weiterentwicklung der elektronischen Kommunikation birgt auch mehr Gefahren. Um diese zu minimieren, müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern das notwendige Wissen vermitteln, um den sicheren E-Mail-Verkehr und die Vertraulichkeit von Unternehmensinformationen zu gewährleisten. Kein Unternehmen möchte sich in der Situation befinden, dass beispielsweise vertrauliche Personaldaten plötzlich in die falschen Hände geraten sind!"

Die Top 5 E-Mail-Best Practices:
>> Lesen Sie die E-Mail noch einmal genau durch, bevor Sie sie versenden
>> Vorsicht vor sensiblen Daten: Wissen Sie, wie kritisch die Informationen in ausgehenden E-Mails sind? Werden sie von Ihrem E-Mail-System verschlüsselt?
>> Bringen Sie in Erfahrung, wofür genau Sie Ihr betriebliches E-Mail-System nutzen dürfen
>> Stellen Sie sicher, dass Sie nicht auf "Allen antworten" geklickt haben
>> Überprüfen Sie, wen Sie als Empfänger eingegeben haben
(Sendmail: ra)