Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung

Eine Herausforderung stellen die Compliance-Anforderungen an die E-Mail-Archivierung dar, die für alle steuer- und vertragsrelevanten Daten realisiert werden müssen
CeBIT 2009: noeske zeigt gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung mit "nn-MailConnect"

(03.02.09) - Im Mittelpunkt der Präsentation der noeske netsolutions GmbH auf der CeBIT 2009 am ELO-Gemeinschaftsstand (03. bis 08. März 2009 in Hannover, Halle 3, Stand C40) steht das neue Produkt "nn-MailConnect", mit dem die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung nach GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) ermöglicht wird.

Besonderheit ist, dass die Lösung unabhängig von der genutzten Kommunikationsplattform läuft. Unternehmen profitieren damit von einem sicheren, schnellen und zentralen Zugriff auf Inhalte, E-Mail-Datenbanken werden entlastet.

E-Mail-Systeme haben sich zur zentralen Kommunikationsplattform entwickelt, sind jedoch zur Aufnahme großer Datenmengen und deren Verwaltung über Jahre hinweg nicht geeignet. Unternehmen haben daher inzwischen mit überquellenden Postkörben und einer schlechten Systemperformance zu kämpfen – den Folgen des zunehmenden E-Mail-Traffics.

Eine weitere Herausforderung stellen die Compliance-Anforderungen an die E-Mail-Archivierung dar, die für alle steuer- und vertragsrelevanten Daten realisiert werden müssen. Mit dem jetzt verfügbaren nn-MailConnect soll Unternehmen eine Lösung zur Verfügung stehen, mit der sie unabhängig von eingesetzten E-Mail- oder Groupware-Lösungen eine zentrale E-Mail-Archivierung einrichten können. nn-MailConnect lagert sowohl den E-Mail-Text samt Anhängen als auch die Indexdaten in eine leistungsfähige SQL-Datenbank aus. Der Zugriff auf die E-Mails wird dabei wie gewohnt über den entsprechenden Client (Outlook, Lotus Notes, Groupwise, Tobit etc.) zur Verfügung gestellt.

Darüber hinaus kann der Anwender über effiziente Suchmechanismen jederzeit auf seine im Dokumenten-Management-System archivierten E-Mail-Daten zugreifen. Der Vorteil ist neben einer Entlastung der E-Mail-Datenbank der zentrale und schnelle Zugriff auf Inhalte, die im Team- oder Projektgeschäft dringend benötigt werden. Ein versehentliches Löschen von geschäftsrelevanten E-Mails ist damit nicht mehr möglich.

Es wird sichergestellt, dass alle E-Mails bereits vor der Übernahme – beispielsweise in den Exchange Server – direkt am SMTP-Relay abgegriffen werden. Postboxen, die mit zentralen nn-MailConnect-Regeln belegt sind, werden automatisiert serverseitig verarbeitet. Parallel erfolgt eine automatisierte Zuordnung der E-Mail zum Vorgang (Kunden, Lieferanten, Projekt). Mittels der definierten Regeln werden die E-Mails vorgangsbezogen in das Archiv abgelegt. Außerhalb des definierten Regelwerkes eintreffende E-Mails können über den verwendeten Client, z.B. Outlook, im zentralen Archiv dem Vorgang zugeführt werden. Hierzu muss lediglich die E-Mail im -Client in den abzulegenden Ordner verschoben werden. Die Synchronisation erfolgt automatisiert.

Die Definition der E-Mail-Regeln kann von jedem Administrator vorgenommen werden. Die komplette Administration ist mit einem einfach zu bedienenden, XML-basierten Regelwerk möglich. Damit setzt das eigenständige Modul nn-MailConnect die gesetzlichen (GDPdU, Sarbanes-Oxley Act (SOX), IAS, Basel II) und datenschutzrechtlichen Bedingungen an die E-Mail-Archivierung um. (noeske: ra)