Unterlagen revisionssicher archivieren

Neue Schnittstelle in "ELO" erlaubt revisionssichere Archivierung von "Word TiP - intelliDocuments"
Dadurch kann "ELO" den Schriftverkehr korrekt als Rechnung, Mahnung, Schriftverkehr oder ähnliches zuordnen

(16.11.07) - Die noeske netsolutions GmbH hat zusammen mit ihrem Kooperationspartner Infoflex Kommunikationssysteme GmbH eine Schnittstelle ("nn-Connect for Word TiP)" entwickelt, die die Integration der so genannten "Word TiP – intelliDocuments" in dem Dokumenten-Management- und Archivierungssystem "ELO" ermöglicht. Vorteil für die Nutzer von Word TiP ist, dass nur eine zentrale ELO-Installation notwendig ist, um Dokumente in ELO abzulegen. So können sämtliche Word-Anwender von den Vorteilen der Word TiP intelliDocuments profitieren und gleichzeitig ihre Unterlagen revisionssicher archivieren, ohne selbst einen ELO-Client installiert zu haben.

Mit dem von Infoflex entwickelten System "Word TiP" lässt sich ein hoher Standardisierungsgrad für Individualschriftverkehr in Unternehmen erreichen. Aus nahezu beliebigen Systemen (ERP, CRM, Portalen, AD, WWS etc.) können Informationen anhand von individuell entwickelten Vorlagen in intelligente Word-Dokumente verwandelt werden: die Word TiP intelliDocuments. Diese lassen sich jetzt über die neue Schnittstelle automatisiert in ELO ablegen. Dafür ist lediglich eine zentrale ELO-Installation notwendig, die die revisionssichere Archivierung der Dokumente sämtlicher Word-Anwender im Unternehmen unterstützt. Dabei ist es egal, ob es sich um Einzel- oder Serienbriefe handelt.

Für die strukturierte Ablage werden bestimmte Parameter aus dem Dokument ausgelesen. Dadurch kann ELO den Schriftverkehr korrekt als Rechnung, Mahnung, Schriftverkehr oder ähnliches zuordnen. Die Parameter speichern außerdem die Verbindung mit der Datenquelle und sind mit einem Mausklick neu befüllbar. Die Daten lassen sich jederzeit nachträglich ändern oder - nach Rückfrage - aktualisieren.

Intelligente Dokumente generieren mit Word TiP von Infoflex
Der Word TiP-Client ist ein leistungsstarkes, auf "Microsoft Word" basierendes AddIn zur schnellen ("One click")-Erstellung vorlagenbasierter Dokumente. Moderne Korrespondenz mit einem konzernweiten, einheitlichen Corporate Design lässt sich ohne hohen Wartungsaufwand herstellen und dauerhaft pflegen. Die versehentliche Nutzung alter, nicht mehr aktueller Dokumentvorlagen ist ausgeschlossen. Dafür erstellt der Anwender in seiner vertrauten Microsoft Office-Umgebung über flexible Vorlagen all die Dokumente, die er bei seiner täglichen Arbeit benötigt. Ihm stehen Daten und Textbausteine, Logos, Bilder und Textelemente zur Verfügung, die er wahlweise Benutzer- und Vorlagen-abhängig, oder auch individuell einsetzen kann. Word TiP greift dabei über eigene PlugIn-Datenkonnektoren auf nahezu beliebige vorgelagerte Systeme (ERP, CRM, AD, LotusNotes, Orakle, etc.) zu, um benötigte Daten zu erhalten.

Die mit Word TiP erstellten intelliDocuments lassen sich später wieder mit derselben Leichtigkeit bearbeiten, mit der sie auch generiert wurden. Sie behalten ihr "Wissen" über die Herkunft ihrer Daten. Daher kann ein intelliDocument auch nach mehrmaligem Kopier- oder Archivierungsvorgang in das ELO-Archiv immer wieder eigenständig die Aktualität seiner Daten überprüfen und auf Wunsch auch ändern. (noeske: ra)