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Records Management und Geschäftsverwaltung

Dokumenten-Management und elektronische Archivierung: Geschäftsprozesse und die Zusammenarbeit bei Projekten in elektronischen Akten und Arbeitsräumen strukturieren, ohne die Compliance zu verletzen
Ein zentrales Metadatenmodell vergibt konsistente und revisionssichere Metadaten, die automatisiert auf die Informationen vererbt werden

**Verwaltung von Geschäften und elektronischen Akten** "MatchPoint für Records Management", Bild: itsystems

(03.11.08) - itsystems AG stellt eine neue Lösung für die Verwaltung von Geschäftsprozessen und elektronischen Akten vor. Mit "MatchPoint für Records Management" können Unternehmen die Zusammenarbeit bei Geschäften oder Projekten ohne Zusatzarbeit der Mitarbeiter einfach strukturieren, organisieren und in Einklang mit Standards wie MoREQ(EU: Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records), DOMEA (Dokumenten-Management und elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung), GEVER (Geschäftsverwaltung (Schweiz)) und ELAK(Österreich - Elektronischer Akt für die Verwaltung (Österreich)), revisionssicher verwalten.

Mitarbeiter habe so jederzeit eine Übersicht über alle laufenden Prozesse und Informationen und können jede Information problemlos finden und zuordnen.

"MatchPoint für Records Management" verfolgt einen völlig neuen Ansatz bei der Verwaltung von Geschäften und elektronischen Akten (Schweiz: Dossiers). Auf der Basis von SharePoint und der intelligenten Metadatenverwaltung von MatchPoint werden alle Informationen und Vorgänge der Geschäftsverwaltung auf einer zentralen, auf Microsoft Standard-Produkten basierenden Plattform abgebildet.

Die Geschäfte werden über Metadaten, Statusinformationen und rollenbasierte sowie kontextbezogene Sichten gesteuert und kommen gänzlich ohne komplizierte, starre Workflows aus. Im Mittelpunkt eines jeden Geschäfts bzw. Projekts steht ein virtueller Arbeitsraum: die elektronische Akte. Alle Aufgaben und Fristen, die Kommunikation und Zusammenarbeit laufen über diese Akte.

Hier werden Dokumente und E-Mails zum Geschäft abgelegt und eindeutig zugeordnet. Die Strukturierung der elektronischen Akten kann nach frei wählbaren Kriterien umgesetzt werden. Hierbei können z.B. Hierarchieebenen der Akten, die Zuteilung von Geschäften pro Akte oder die Einteilung in Akten und Sub-Akten festgelegt werden.

Dank einer vollständigen Kategorisierung der Informationen mittels Metadaten, verbessert sich die Übersichtlichkeit, die Auffindbarkeit sowie die Nachvollziehbarkeit und der Ablauf von Prozessen spürbar. Der Benutzer muss dafür weder seine gewohnte Arbeitsumgebung (Office, Outlook, Explorer, Browser) verlassen, noch Metadaten von Hand eingeben. Die Optionen für das Metadatenmodell, das Unternehmen individuell anpassen können, beruhen auf den Vorgaben und Kriterien der Standards MoREQ, DOMEA, GEVER und ELAK, um allen Anforderungen für die elektronische Verwaltung und Archivierung zu erfüllen.

"Neu an diesem Ansatz ist, dass Metadaten nicht mehr direkt auf Informationen vergeben, sondern über beliebige Strukturen vererbt werden", erläutert Patrick Püntener, Mitglied der Geschäftsleitung bei der itsystems AG. "Die Struktur kann aufgrund der individuellen Anforderungen einzelner Organisationseinheiten unterschiedlich sein. Wichtig ist es nur, sicher zu stellen, dass die relevanten Metadaten vorhanden sind. MatchPoint für Records Management unterstützt damit unterschiedliche Arbeitsweisen und Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform mit prozessübergreifender Sicht und Kontrolle."

Metadaten:
>> Ein zentrales Metadatenmodell vergibt konsistente und revisionssichere Metadaten, die automatisiert auf die Informationen vererbt werden.
>> Alle Prozesse, wie die Suche, das Berichtswesen sowie Postein-/-ausgang und die Archivierung laufen mithilfe von Metadaten.
>> Informationen können so jederzeit in beliebigem Kontext eindeutig identifiziert werden.

Geschäfte werden häufig von mehreren Personen bearbeitet, durchlaufen verschiedene Stellen, Gutachten und Bewilligungen müssen eingeholt, Anträge erstellt, geprüft oder in Sitzungen beschlossen werden – kurz: es wird in erster Linie gemeinsam an Dokumenten und Aufgaben gearbeitet und erst in zweiter Linie verwaltet.

Die Zusammenarbeit erfolgt im Rahmen von Richtlinien, die als organisatorische und gesetzliche Compliance-Regelungen vorgegeben sind, aber eine große Freiheit lassen, die sich durch eine höhere Produktivität der Benutzer und eine viel einfachere Bedienung bemerkbar macht. (itsystems: ra)

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