Softwarelizenzen richtig managen

Compliance beim Softwarelizenz-Management: Gut organisiert Kosten einsparen und rechtliche Risiken minimieren
Dittrich + Kollegen stellt Unternehmen einen Selbsttest zur Verfügung, mit dem sich mögliche Lücken sowie Beratungsbedarf beim eigenen Software-Lizenzmanagement aufdecken lassen

(09.09.13) - Softwarehersteller wollen's wissen: Die Chance, als Unternehmen eine Lizenzüberprüfung zu erleben, liegt laut Marktforschungsunternehmen Gartner Group bei 65 Prozent. Denn obwohl generell bekannt ist, dass Software an Lizenzen gebunden ist, kommt es immer wieder zum unabsichtlichen Lizenzmissbrauch - oft aus reiner Unwissenheit, und manchmal trotz unternehmensinterner Softwarelizenz-Verwaltung.

"Viele Unternehmen wissen heute um die Notwendigkeit und Vorteile eines soliden Software Asset Managements (SAM)", sagt Christian Dittrich, Gründer und Geschäftsführer der Dittrich + Kollegen GmbH. Doch fehlen oftmals fachliches Know-how oder eigene Mittel zur optimalen Umsetzung. "Der simple Download von Testversionen aus dem Internet verändert bereits die Lizenzumgebung im Unternehmen. Und auch beim Kauf von Software ist es beispielsweise je nach Lizenzart erforderlich, die Verpackung, das Handbuch, den Datenträger, die Rechnung und einen Zahlungsnachweis aufzubewahren. Fehlt eine dieser Komponenten, droht die Lizenz nicht anerkannt zu werden." In solchen Fällen weist das Lizenzmanagement Schwächen auf und kann schnell komplett brachliegen.

Die Folgen: Unterlizenzierung und damit einhergehende zivil- und strafrechtliche Risiken wie Geldstrafen auf der einen Seite - Überlizenzierung und damit unnötige finanzielle Investitionen sowie brachliegendes Unternehmerkapital auf der anderen Seite. Laut einer Studie der Gartner Group liegt das Einsparpotenzial des eingesetzten Softwarebudgets sogar insgesamt zwischen 15 und 30 Prozent.

Selbsttest für Unternehmen deckt Risiken auf
Um Unternehmen ein Werkzeug an die Hand zu geben, ihr eigenes Software-Lizenzmanagement zu prüfen und den Bedarf an Beratung und externer Unterstützung zu ermitteln, stellt die Kölner IT-Unternehmensberatung Dittrich + Kollegen einen Test zur Verfügung, der aus 10 Fragen zum unternehmensinternen Lizenzhaushalt besteht. "Gibt es Richtlinien zur Softwarebeschaffung und -nutzung im Unternehmen? Wissen Sie, welche Software tatsächlich von welchem Mitarbeiter auf welchem PC genutzt wird?", zählt Dittrich auf. "Diese einfachen Fragen zeigen bereits, wie umfangreich das Thema und damit auch das Management von Lizenzen ist. So muss ein Lizenznehmer zum Beispiel stets eine Übersicht über die erworbenen und eingesetzten Lizenzen vorweisen können. Gleichzeitig ist auch für die Vergangenheit nachzuweisen, welche Lizenzen welcher Hardware und welchem Benutzer zugeordnet sind oder zugeordnet waren." Denn: Bei der Installation einer Software gehen Unternehmen automatisch ein Vertragsverhältnis ein, das den Hersteller berechtigt, jederzeit die Einhaltung der Lizenzen zu überprüfen. Je nach Vertragsinhalt kann diese Überprüfung per Selbstauskunft oder in Form eines Audits erfolgen.

Der Selbsttest zeigt kurz und nachvollziehbar, wo sich Schwachstellen im Unternehmen befinden und wie hoch das Risiko ist, im Rahmen eines Software-Audits durch einen Hersteller oder eine neutrale Instanz wie die KPMG unter Umständen mit erheblichen Mängeln konfrontiert zu werden. In solchen Fällen ist Umdenken gefordert. Denn nur mit einem optimal aufgestellten Lizenzmanagement können Softwarelizenzen effektiv verwaltet, rechtliche Risiken gemindert und Softwareinvestitionen kontrolliert werden. Das Risiko vor empfindlichen Nachzahlungen und Strafen wird minimiert, und gleichzeitig werden mögliche Einsparpotenziale aufgezeigt. Nicht zuletzt kann laut KPMG auch der IT-Arbeitsaufwand mit einem proaktiven SAM um bis zu 50 Prozent reduziert werden.

SAM als Prozess: Eine Prüfung pro Quartal
Unternehmen, die bereits über ein eigenes, solides Lizenzmanagement verfügen, sollten sich stets bewusst sein, dass SAM ein ständiger Prozess ist. Denn die Lizenzumgebung in einer Firma kann sich täglich ändern. "Prinzipiell ist eine regelmäßige Lizenzprüfung empfehlenswert; je nach Unternehmensgröße einmal pro Quartal oder sogar monatlich", so Dittrich. "Das hilft, eventuelle Unter- oder Überlizenzierungen rechtzeitig zu erkennen und unmittelbar darauf zu reagieren."

Externe Berater helfen bei der Implementierung von SAM
Firmen, die noch über keine prüfungssichere Gesamtlösung verfügen oder ihr SAM erneuern wollen, können sich an entsprechende Berater wenden. Firmen wie Dittrich + Kollegen prüfen die Lizenz-Situation im Unternehmen und helfen dabei, ein entsprechendes SAM zu etablieren: Sie legen einem Unternehmen ihre Möglichkeiten dar, finden ein passendes Tool zur Inventarisierung, erkennen die Lizenzmetrik der verschiedenen Lizenzen, erstellen eine Lizenzbilanz - die sogenannte Effective Licence Position (ELP) - und entwickeln auf deren Basis optimale Lizenz-Konzepte. Gleichzeitig schulen sie bei Bedarf das IT-Personal der Unternehmen und führen im Idealfall regelmäßig Assessments durch, um die Qualität des SAM-Prozesses laufend zu prüfen und zu verbessern. Sollte es keine IT-Abteilung im Unternehmen geben, können sie das SAM auch dauerhaft betreuen. (Dittrich + Kollegen: ra)

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