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E-Discovery schafft Klarheit


Mit Information Governance & E-Discovery unternehmensweit Risiken minimieren
Die Bedeutung von Compliance ist mittlerweile flächendeckend erkannt worden: Sie gibt Unternehmen aller Branchen umfassende Richtlinien vor, regelkonformes Verhalten firmenweit zu etablieren, zu trainieren und zu beachten

Autor Hartwig Laute
Autor Hartwig Laute Das Thema Compliance zieht sich heute durch nahezu alle Geschäftsbereiche fast jedes Unternehmens, Bild: Recommind

(13.03.14) - Die CeBIT 2014 stellt sich ganz unter das Thema Datability und die Frage, wie große Datenmengen in hoher Geschwindigkeit verantwortungsvoll und nachhaltig genutzt werden können. Im Lichte von Big Data und aktuellen Nachrichten rund um unseren Umgang – oder falschen Umgang – mit Daten ein wohlgesetzter Themenschwerpunkt. Doch müssen wir uns gar nicht so weit aus den Fenstern der deutschen Unternehmen in die internationale Big Data-Diskussion hinauslehnen: nachhaltiges und verantwortungsvolles Management und Nutzen von Unternehmensdaten betrifft in Form von Information Governance jedes Unternehmen – und letztlich auch jeden Mitarbeiter. Egal, ob wir uns im Umfeld von Big Data bewegen, oder nicht.

Die Deutsche Bank und weitere internationale Großbanken sind erneut ins Kreuzfeuer der Aufsichtsbehörden geraten. Aufgrund einer Prozesslawine, die sich in den letzten Jahren aufgestaut hat, verkündet Deutschlands größtes Bankhaus jüngst Einbrüche auf Gewinnseite und muss Milliardenbeträge für Rechtsstreitigkeiten zurücklegen. Die Vielzahl der Schauplätze, auf denen sich die Bank mit Klagen anderer Finanzinstitute und Anleger sowie mit Untersuchungen von Aufsichtsbehörden auseinandersetzen muss, unterstreicht die Bandbreite an Geschäftsbereichen und Abteilungen, in denen mehr Transparenz, präventive Kontrollen und im Schadensfall schnelle Informationsbeschaffung von Nöten sein können.

Die Tatsache, dass es sich im Fall der Deutschen Bank um ein Unternehmen der Finanzbranche handelt, ist fast schon nebensächlich. Besonders das Thema Compliance zieht sich heute durch nahezu alle Geschäftsbereiche fast jedes Unternehmens. Brennpunkte, die finanzielle Schäden in Millionenhöhen bedeuten können, können in den verschiedensten Ecken entstehen und müssen rechtzeitig erkannt werden. Somit steigen aber auch der Bedarf und die Anforderungen an Lösungen, die Unternehmen helfen, rechtzeitig zu sehen, was sie sehen müssen.

Ohne intelligente Software wird das Auffinden und Herausfiltern relevanter Inhalte aus der großen Masse jedoch unmöglich. Information Governance, das systematische und nachhaltige Verwalten von Informationen, und E-Discovery, die IT-gestützte Durchsuchung großer Datenmengen, sind zwei wichtige Säulen, wenn es um die Prävention finanzieller (Image-) Schäden geht, die durch Verstöße oder simple organisatorische Versäumnisse in unterschiedlichsten Bereichen möglich sind. Mit Information Governance und E-Discovery eng verbunden sind auch die Bereiche Archivierung und Speicherkapazität. Sie alle haben eins gemeinsam: nur der bestmögliche Umgang mit Daten schützt Unternehmen vor wirtschaftlichen Einbußen.

Präventive Audits zur unternehmensweiten Risikominimierung – unterstützt durch E-Discovery
Die Bedeutung von Compliance ist mittlerweile flächendeckend erkannt worden: Sie gibt Unternehmen aller Branchen umfassende Richtlinien vor, regelkonformes Verhalten firmenweit zu etablieren, zu trainieren und zu beachten. Auch das Management aller im Unternehmen vorhandenen Informationen sowie die präventive Kontrolle von Dokumenten und Vorgängen aller Art gehören dazu. Ab einer gewissen Größe gestalten sich interne Strukturen und das Volumen an Unternehmensdaten aber so, dass es schwer wird, auf manuellem Wege sämtliche relevanten Vorgänge und Dokumentationen zu überblicken. Mit dem Einsatz entsprechender Information Governance-Lösungen lässt sich jedoch Ordnung im Wirrwarr schaffen. E-Discovery-Lösungen ermöglichen ihrerseits die erfolgreiche Compliance-Kontrolle und Schadensprävention durch interne Audits:

Mit E-Discovery-Lösungen wie Axcelerate Review & Analysis können Unternehmensjuristen und externe Rechtsanwälte Unternehmensdaten effizient und höchst präzise selektieren und sichten. Typische Einsatzszenarien sind etwa Reviewprozesse im Rahmen von Kartellrechtsverfahren oder – präventiven – Compliance-Überprüfungen, bei denen sich Unternehmen binnen kürzester Zeit einen umfassenden Überblick über mögliche Beweise für Verfehlungen machen müssen. Axcelerate nutzt das von Recommind entwickelte und patentierte Predictive Coding-Verfahren: Die Software durchsucht, basierend auf wenigen von den Anwälten gefundenen relevanten Dokumenten, den Gesamtdatenbestand, findet alle inhaltlich ähnlichen Dokumente und sortiert diese nach Relevanz, Zugehörigkeit und Wichtigkeit. So wird die zu sichtende Menge an Dokumenten drastisch reduziert. In einem iterativen Prozess findet die Lösung automatisch und treffsicher alle relevanten Inhalte, auch wenn diese die eigentlichen Suchbegriffe nicht enthalten.

Laut der aktuellen Studie Fraud Survey 2013 von Ernst & Young hat fast die Hälfte der 3.500 befragten Führungskräfte aus 36 europäischen Ländern zugegeben, schon einmal in Ergebniskorrekturen involviert gewesen zu sein. 70 Prozent geben als Grund persönlichen Erfolgsdruck an. Die extreme Belastung, der sich die Führungskräfte ausgesetzt fühlen, lässt die Hemmschwellen für Bilanzmanipulation und dergleichen sinken.

Schadensquellen im Keim ersticken
Neben einem Bewusstsein für Risiken wie Betrug, Untreue und Unterschlagung durch einzelne Mitarbeiter oder ganzer Teams, fehlt es Unternehmen jedoch immer noch häufig an Kontrollmechanismen. Obwohl präventive Audits nicht nur vor finanziellem Schaden und Imageverlust bewahren können und sogar für Aufsichtsorgane eine Pflicht darstellen, führen laut einer Studie von KPMG bislang nur 74 Prozent der befragten großen Unternehmen vorsorglich Kontrollen durch. In mittelständischen Unternehmen ist es nur bei 45 Prozent Standard.

Die nötigen Kontrollmaßnahmen sind in der Wahrnehmung der Belegschaft jedoch häufig negativ besetzt. Mitarbeiter befürchten unter Generalverdacht gestellt zu werden oder, dass vertrauliche Konversationen in irgendeiner Form bekannt gegeben werden, was die Akzeptanz unter ihnen nicht gerade fördert. Durch verschiedene Maßnahmen kann die Akzeptanz für präventive Audits erhöht und gleichzeitig der Aufwand für interne Revisionen reduziert werden. Besonders die Einhaltung des Datenschutzes stellt einen zentralen Punkt dar.

Datenschutz-konforme Audits schaffen Transparenz
Durch Anonymisierung oder besser noch Pseudonymisierung personenbezogener Informationen lassen sich Datenbestände so aufbereiten, dass E-Mail-Korrespondenzen auch präventiv überprüft werden können, um zum Beispiel einen unspezifischen Anfangsverdacht zu begründen oder Verfehlungen zu erkennen, ehe ein größerer Schaden entsteht. Bei der Anonymisierung werden alle personenbezogenen Daten, die die Identität der betreffenden Gesprächspartner preisgeben könnten, wie bei einem zensierten Dokument geschwärzt. Ergibt sich kein Verdachtsmoment, kann der Vorgang geschlossen werden und es herrscht Klarheit, ohne dass Datenschutzbestimmungen verletzt wurden.

Bei der Pseudonymisierung hingegen werden die Namen der Korrespondenzpartner durch generische Namen ersetzt. So wird zum Bespiel der Name von Mitarbeiter A in der gesamten Revision mit Mustermann ersetzt; der Name von externem Geschäftspartner B stets mit Schulz. Der Vorteil hierbei ist, dass im Gegensatz zur simplen Schwärzung aller Namen so Kommunikationsmuster und Diskussionsstränge zwischen einzelnen Personen erkannt werden können, deren Identität aber nur im begründeten Verdachtsfall offengelegt werden muss.

Im aktuellen Beispiel der Deutschen Bank liegen laut Medienberichten Vorwürfe zu kartellrechtlich relevanten Zinsabsprachen vor. Bei dem Vorwurf der Regelverletzung steht nun die Frage, was und wie viel Geschäftsführung und Vorstand wussten oder hätten wissen müssen, und ob der Schaden nicht hätte vom Unternehmen abgewendet werden können. Den notwendigen Überblick und ein funktionierendes Frühwarnsystem dafür erhalten Unternehmen aber nur durch die konsequente präventive Untersuchung auf Verdachtsfälle, beispielsweise durch interne Audits.

In Kartellrechtsverfahren drohen dreistellige Millionenbeträge
Neben der Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten wie Kartellrechtsverfahren durch Früherkennung dank präventiven Audits, ist E-Discovery auch der Schlüssel zu einer erfolgreichen Verteidigung im Ernstfall. Bei Strafzahlungen wie im aktuellen Fall des Bierkartells mit 106,5 Millionen Euro oder des Schienenkartells mit satten 232 Millionen Euro kommen schnell horrende Summen zusammen. Denen stehen heute E-Discovery-Technologien gegenüber, die bereits mit vergleichsweise geringen Investitionen im fünf bis sechsstelligen Bereich Licht ins Dunkel bringen und sowohl den wirtschaftlichen wie den Imageschaden mindern können.

Steht die Kartellbehörde vor der Tür, ist Zeit Geld. In vielen Fällen starten kartellrechtliche Untersuchungen mit der Selbstanzeige eines an einem Kartell beteiligten Unternehmens. Es baut aufgrund der Kronzeugenregelung auf kompletten Erlass der Bußgelder und kooperiert mit der Behörde. Alle anderen Mitspieler des Kartells liefern sich nun das berüchtigte Rat Race, um wenigstens als Zweiter oder Dritter einen Bonusantrag stellen und sich den teilweisen Bußgelderlass sichern zu können. Seine Kooperation anbieten kann jedoch nur, wer genau weiß, in welcher Situation er sich befindet. Dazu sichten Anwälte sämtliche relevanten Informationen innerhalb de Unternehmens zur Beweissicherung; allen voran die E-Mail-Accounts betroffener Mitarbeiter. Läuft diese Suche über eine E-Discovery-Lösung lässt sich der entscheidende Vorsprung rausholen: Unabhängige Untersuchungen haben gezeigt, dass zum Beispiel mit Axcelerate Review & Analysis nur noch 10 bis 30 Prozent des gesamten zu analysierenden Datenbestands gesichtet werden müssen, um lückenlos alle relevanten Daten aufzufinden.

Risikozonen Merger & Acquisition und Patentrecht
Neben dem Kartellrecht entstehen ebenso Brennpunkte durch Patentstreitigkeiten oder im Bereich der Merger & Acquisitions (M&A). Vor allem in Branchen wie der Pharma- oder der Automobilindustrie, dem Anlagenbau und der Verbraucherelektronik, in denen Deutschland stark aufgestellt ist, ist die Zahl von Patentrechtsstreitigkeiten hoch. In deutschen Gerichten kommt es häufig zu Streitigkeiten wegen Ideenraub. Rechte vor ausländischen Gerichten durchzusetzen ist noch mal eine ganz besondere Herausforderung. Manch deutscher Konzern hat täglich mit Patentschutzstreit zu kämpfen. Insbesondere in asiatischen Ländern ist das Bewusstsein für Ideeneigentum ein anderes als in Deutschland, was häufig zu Konflikten führt. E-Discovery kann sowohl schon bei der Patentrecherche als auch im tatsächlichen Patentstreit helfen, große Datenbestände zügig zu sichten und sich ein Bild über die vorhandenen Informationen zu schaffen.

Im M&A-Umfeld leistet E-Discovery besonders in der Beweisführung Schützenhilfe, wenn es zu Streitigkeiten im Rahmen der Unternehmenstransaktion kommt. Jüngsten Zahlen zufolge endet etwa jede zehnte Transaktion im Streit. Der Käufer hat erst nach dem sogenannten Closing uneingeschränkten Zugriff in das gekaufte Unternehmen und somit auf alle darin befindlichen Daten. Besteht der Verdacht auf Betrug oder Bilanzmanipulation im Zusammenhang mit der Unternehmenstransaktion, sind in der Regel investigative Analysen der Informationsbestände sowie forensische E-Mail-Reviews nötig. Werden entsprechende Tatbestände nachgewiesen, lassen sich teils Kaufpreisreduktionen in Millionenhöhe erzielen – aber eben nur, wenn die Beweissicherung einwandfrei funktioniert.

Unnötige Bußgelder wegen schlechter Archivierung
Jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet, steuerlich relevante Daten und Informationen bis zu zehn Jahre in digital auswertbarer und strukturierter Form aufzubewahren. Die Größe des Unternehmens spielt hierbei keine Rolle. Geht der Gewerbetreibende dieser Pflicht nicht nach, kann diese Vernachlässigung in teilweise hohen Bußgeldern durch das Finanzamt enden. Auch solche Sanktionen lassen sich durch die richtige IT vermeiden. Die passende Software trägt zu effizienteren betrieblichen Abläufen und Kostensenkung bei - Datenkontrollen können besser durchgeführt werden.
Damit bei Bedarf auch für jeden erkennbar ist, wo sich welche Informationen in welcher Qualität befinden, muss der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments gesteuert werden. Daten aus Dokumenten auffindbar zu machen, ist Bestandteil der Information Governance. Unternehmen können so bereits zu Beginn des Lebenszyklus Prozesse wie Datenerkennung, -speicherung, -migration, -management oder -löschung effizient automatisieren und von Anfang an die volle Kontrolle und Übersicht über ihre Daten sicherstellen. Das reduziert nicht nur Kosten, sondern auch regulatorische Risiken und die organisatorischen Belastungen, die in Unternehmen weltweit durch die ständig wachsenden, zu bewältigenden Datenmengen entstehen. Daten, deren Archivierungspflicht abgelaufen ist, können und sollten auch gelöscht werden.
Datenspeicherung – eine 20 Milliarden schwere Zeitbombe
Werden Daten aber ohne System gespeichert, kommt es zu einem kostspieligen Problem. Finanzieller Schaden entsteht nämlich nicht nur durch Fehltritte und Verfahren, sondern auch aufgrund der stetig wachsenden Datenlast. Die Zahlen sprechen für sich: Weltweit wurden allein im Jahre 2012 1,8 Zettabyte Daten produziert und schätzungsweise verdoppelt sich die Menge digitaler Daten alle zwei Jahre. Um angesichts dieser Wachstumsrate nicht in unstrukturierten Informationen zu ertrinken – laut Bitkom sind 85 Prozent der weltweit existierenden Daten unstrukturiert – brauchen Unternehmen mehr denn je eine leistungsstarke Information Governance, um Informationen beherrschen und einen Nutzen daraus ziehen zu können.

2012 waren 23 Prozent der produzierten Daten theoretisch nützlich, jedoch nur drei Prozent waren sinnvoll vertaggt und abgespeichert, sodass sie überhaupt gefunden und analysiert werden konnten. Die Zukunftsbilanz ist alles andere als rosig: Im Jahr 2020 werden 40 Zettabyte Datenvolumen produziert, von denen ein Viertel nutzlos sein wird (Quelle IDC). Die Menge an Datenmüll, der durch Speichern von Dubletten, SMS oder privaten E-Mails am Arbeitsplatz entsteht, wäre folglich acht Mal so groß wie heute. Die 10 Zettabyte Datenschrott wären laut IDC mit Storage-Kosten von rund 20 Milliarden Dollar verbunden.

Unternehmen benötigen bei den konstant steigenden Datenmengen mehr Speicherplatz. Um nicht auf die teuerste Lösung – der ständigen Erweiterung mit neuen Platten – zurückgreifen zu müssen, ist eine Steuerung der Daten von Beginn an notwendig. Wenn ein Dokument länger nicht mehr in Bearbeitung war bzw. in einem Prozess benutzt wird, kommt es entweder ins Archiv oder wird endgültig rechtskonform gelöscht. Mit einer lernfähigen Software, die kontextbasiert Zusammenhänge in Daten erkennen kann, kann ein Unternehmen gleich zu Beginn Prozesse automatisieren, kontrollieren und so den Überblick behalten. Damit Unternehmen rechtliche Speichervorgaben einhalten und zeitgleich die Kosten für Storage und E-Discovery reduzieren können, müssen sie überflüssige Daten identifizieren und löschen.

Elf Milliarden Euro Umsatzeinbußen durch verlorenes Wissen
Durch Wissens- und Kompetenzverlust erleiden deutsche Unternehmen laut Studien des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation und dem Bitkom Umsatzeinbußen von bis zu elf Milliarden Euro im Jahr. Dieser Schaden geht in erster Linie darauf zurück, dass Wissensträger in andere Unternehmen wechseln, in Rente gehen oder längere Familienzeiten einlegen. Besonders die IT-Branche aber auch Beratungsfirmen sind davon betroffen, denn hier ist das Wissen von Mitarbeitern um Projekte, Abläufe und Sachverhalte das größte Kapital. Ein Nebeneffekt ist zudem eine Überlastung der verbleibenden Mitarbeiter, die die Arbeit auffangen müssen, aber nicht den gleichen Wissenshintergrund haben, wie die fehlenden Kollegen.

Nun gibt es eine Reihe an IT-Lösungen, die das nachhaltige Wissensmanagement im Unternehmen erleichtern. Bei der Sicherung von Dokumenten und Informationen aus E-Mail-Konten kann eine Information Governance-Lösung für nötige Transparenz sorgen ohne in Konflikt mit Datenschutzbestimmungen zu treten. Nur durch einen konsequenten Umgang mit relevanten Informationen bleibt das Wissen erhalten.

Information Governance muss ständig gelebt werden
Information Governance und alle dazugehörigen Komponenten sind kein einmaliger Prozess, sondern eine Daueraufgabe, die von allen Mitarbeitern und der Geschäftsleitung ständig gelebt werden müssen. Daher empfiehlt sich nicht nur eine ausschließlich technische Lösung, sondern zusätzlich eine regelmäßige und nachhaltige Schulung, um die Aktualität der Informationen ständig aufrecht zu erhalten.

Die Durchsetzung dieser Maßnahmen ist Chefsache. Nur wenn der systematische und nachhaltige Umgang mit Informationen fest in die Unternehmenskultur integriert ist und von allen Abteilungen gelebt wird, kann die Arbeitsweise in Zukunft optimiert werden. Ability, sustainability, responsibility – aus diesen Begriffen formt sich der CeBIT-Claim dieses Jahres. Für Unternehmen ist es in jeder Hinsicht unerlässlich, Daten sinnvoll und verantwortungsvoll zu nutzen und sie nachhaltig zu verwalten. Wer dies nicht tut, begeht keinen Kavaliersdelikt. Er schadet seinem Unternehmen. (Recommind: ra)

Recommind: Kontakt und Steckbrief

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Corporate Compliance Zeitschrift“ (CCZ) heißt die neueste juristische Fachzeitschrift zur Haftungsvermeidung im Unternehmen. Die CCZ erscheint seit Januar 2008 sechsmal jährlich in den Verlagen C.H.Beck / Franz Vahlen und wird von Compliance-Magazin.de (Hrsg. Presse, Messe & Kongresse Verlags GmbH) vertrieben.

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