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Dokumentensichtung: TAR bietet Vorteile


Dokumentenverwaltung: Technologieunterstützte Sichtung im Zeitalter von "Big Data"
TAR gewinnt als angemessener und verhältnismäßiger Ansatz zur ESI-Sichtung immer mehr richterliche Zustimmung

Autorin Celeste Kemper
Autorin Celeste Kemper TAR gewinnt als angemessener und verhältnismäßiger Ansatz zur ESI-Sichtung immer mehr richterliche Zustimmung, Bild: Epiq Systems

Von Saida Joseph und Celeste Kemper, Epiq Systems

(03.02.14) - Große Datenmassen stellen Kanzleien und interne Rechtsabteilungen, die damit betraut sind, rechtliche Anfragen vorzubereiten und zu beantworten, vor große Herausforderungen. In diesem Bericht erläutern Saida Joseph, International Director of Document Review Services bei Epiq Systems und Celeste Kemper, Director of Document Review Services Asia bei Epiq Systems, warum neueste technologieunterstützte Sichtung (auch als "Vorhersagecodierung" bekannt) bei der Durchsicht und Analyse großer Datenmassen entscheidende Vorteile bietet.

Im letzten Jahrzehnt hat sich die Art und Weise der Dokumentenverwaltung drastisch verändert. Wir leben nicht länger in einer Welt, in der das Beweisuniversum aus Aktenschränken und Papierdokumenten besteht und in der die Größe eines Falles an der Anzahl der Archivboxen gemessen wird. Unsere Welt besteht nun aus enormen Datenmassen, in einer Zeit, die durch den Austausch unglaublich großer Mengen an elektronischen Informationen definiert und kontrolliert wird.

Daten ergießen sich aus E-Mail-Konten, Smartphones, Tablets, sozialen Netzwerken und Suchmaschinen, sie überqueren Grenzen, nehmen neue Formen an und sind in virtuellen Clouds beheimatet. Ein typisches Fortune-500-Unternehmen erzeugt jedes Jahr einige Petabytes an elektronischen Informationen. Jeder Mitarbeiter erhält und sendet im Schnitt um die 100 E-Mails pro Tag. Jedes Datenteilchen geht wahrscheinlich über die Tische Dutzender, wenn nicht gar Hunderter von Personen. Egal, ob die Daten auf Festplatten, in Datenbanken, auf transportablen Speichermedien wie USB-Sticks oder CDs gespeichert sind, sie werden archiviert und repliziert und wachsen exponentiell an. Gemäß einer Studie aus dem Jahr 2009 werden die im Jahr 2009 erzeugten geschätzten 800 Extrabytes - das sind 800 Mrd. Gigabytes - an Informationen im Jahr 2020 auf 35 Billionen Gigabytes angewachsen sein. Das sind annähernd 44mal mehr als die im Jahr 2009 geschätzten 24 DVDs mit Informationen, die für jeden Mann, jede Frau und jedes Kind dieses Planeten erzeugt wurden.

Um in diesem digitalen Zeitalter auf rechtliche Anfragen vorbereitet zu sein und darauf erwidern zu können, sind neue Technologien zur Durchsuchung und Analyse großer, elektronisch gespeicherter Informationen (ESI) notwendig. Technologieunterstütze Sichtung (Technology assisted review - TAR) ist die neueste Revolution in der ESI-Technologie, die dabei hilft, Datenmengen zu verkleinern und Inhalte intelligent zu analysieren.

Technologisch unterstützte Sichtung 101
TAR bezieht sich auf eine maschinell lernende Technologie, die Eingaben eines menschlichen Prüfers und Analytik dazu nutzt, für den Sachverhalt relevante oder andere wichtige Dokumente auszumachen. Einige der TAR-Technologien sortieren Informationen einfach in die den Sachverhalt betreffende und nicht betreffende Gruppen, andere bewerten die Dokumente nach Relevanz. Bei Verwendung dieser Technologie prüft ein Fallexperte eine Auswahl an Dokumenten (in einigen Fällen von einem Anwalt ausgesucht oder willkürlich durch die Software zusammengestellt) und codiert die Dokumente als relevant oder irrelevant. Die Software wendet ein als statistische Lerntheorie bekanntes Prinzip an, um komplexe Muster innerhalb der Daten zu erkennen und lernt aktiv durch die von dem Prüfer getroffenen Codierungsentscheidungen. Sobald die Software "geschult" wurde, ist sie in der Lage, die wahrscheinliche Eignung eines Dokuments in Bezug auf den Sachverhalt vorherzusehen.

Adaptierung
TAR gewinnt als angemessener und verhältnismäßiger Ansatz zur ESI-Sichtung immer mehr richterliche Zustimmung. Der US-Magistratsrichter Andrew Peck erließ den ersten TAR genehmigenden Beschluss im Fall Da Silva Moore v. Publicis Groupe . In diesem Schlüsselfall vertrat Richter Peck die Ansicht, dass "Computer-unterstützte Sichtung ein verfügbares Werkzeug ist und zur Anwendung bei Fällen, in denen große Datenmengen eine Rolle spielen, ernsthaft in Betracht gezogen werden sollte" . Andere Richter folgten dem Vorbild Richter Peggs. In einer Entscheidung vom Juli 2012 sprach Richter Schiendlin die Beschränkungen der Stichwortsuche bei einem großen Fall zum Informationsfreiheitsgesetz (FOIA) an und bemerkte: "Die Parteien können (und sollten vermehrt) latente semantische Indexierung, statistische Wahrscheinlichkeitsmodelle und maschinell lernende Werkzeuge einsetzen, um zum Sachverhalt gehörende Dokumente ausfindig zu machen [...] diese Methoden [...] können die Effektivität und Effizienz von Suchen beträchtlich verbessern." In einem neueren Urteil verließ sich Richter Lewis A. Kaplan aus dem Bezirk Süd von New York bei der Zurückweisung eines aufwändigen Einspruchs gegen eine Vorladung teilweise auf die Verfügbarkeit von TAR.

Vorhersagecodierung wird ebenfalls in regulierungsbehördlichen Angelegenheiten verwendet und spielte bei der kürzlichen Fusion von Annheuser-Busch InBev und Grupo modelo eine Schlüsselrolle. Das US-Justizministerium hat die Verwendung von Vorhersagecodierung in diesem Verfahren anerkannt: "Wenn sie richtig funktioniert, verringert Vorhersagecodierung (TAR) die Last der Dokumentensichtung und -produktion für die Parteien, während die Abteilung zugleich alle Dokumente erhält, die notwendig dazu sind, Transaktionen und Verhalten gerecht und in vollem Umfang zu analysieren."

Autorin Saida Joseph
Autorin Saida Joseph Einer der größten Mythen über TAR besteht in der Aussage, diese Technologie bedrohe juristische Praktiker, da Maschinen Anwälte ersetzen, Bild: Epiq Systems

Vorteile von TAR
TAR bietet dem herkömmlichen Ansatz zur Dokumentensichtung gegenüber etliche Vorteile. Es erzielt Metriken zur Dokumentenpopulation, die eine Liste aus einer Schlüsselwortsuche nicht bietet. Dies kann hinsichtlich der frühen Einschätzung eines Falls bei der Entwicklung der Strategie dazu von extrem hohen Wert sein, und einen effizienteren und kostengünstigern Workflow bei der Sichtung schaffen. TAR vermeidet zudem die in Schlüsselwortsuchen enthaltene menschliche Voreingenommenheit, da anfängliche Annahmen zu Fakten und Beweisen sich im Laufe des Offenlegungsprozesses häufig ändern. TAR-Technologie lernt durch die "Schulung" durch einen mit dem Sachverhalt vertrauten Beteiligten, wird aber, anders als Menschen, nicht müde und alarmiert den Prüfer, sollten sich Codierungsentscheidungen von den vorherigen Relevanzbewertungen unterscheiden. Schlüsselwortsuchen können zusammen mit Vorhersagecodierung eingesetzt werden, um Ergebnisse zu validieren und jede Abweichung zwischen der Relevanzbewertung und den Suchwortergebnissen zu bewerten. TAR-Software verfügt zudem über einen syntaktischen Ansatz und kann daher zur Sichtung von Dokumentensammlungen verwendet werden, die durchweg mehrere Sprachen enthalten.

Mensch versus Maschine
Einer der größten Mythen über TAR besteht in der Aussage, diese Technologie bedrohe juristische Praktiker, da Maschinen Anwälte ersetzen. In Wirklichkeit geht es bei TAR darum, erweiterte Intelligenz in den rechtlichen Prozess einzubringen und darum, dass Menschen und Maschinen zusammen arbeiten. Im Licht des exponentiellen Anwachsens von Datenmengen ist die lineare Sichtung von Dokumenten durch Menschen in Rechtsfällen ohne gleichzeitige Verursachung extremer Kosten, unverhältnismäßiger Belastungen und langer Fristen schwierig. Aber Maschinen alleine sind nicht die Antwort. Die Nutzung und der Wert des Ergebnisses sind einzig und allein abhängig von einer intelligenten Eingabe und Schulung durch den menschlichen Experten. TAR ersetzt nicht die Notwendigkeit einer Sichtung durch Menschen - es hilft dem juristischen Team bei der Organisation und Problemerkennung, so dass es in der Lage ist, das Risiko oder den Wert eines Dokuments für die Fallstrategie zu bewerten, die Anwendung von Ausnahmen festzulegen und Tatsachendarstellungen effizienter zu entwickeln.

Nur der Stärkste überlebt
Technische Werkzeuge zur Analyse und Sichtung großer Datenmengen zu verstehen, ist für das Überleben im Zeitalter enormer Datenmassen entscheidend. Die schiere Menge der Daten und die vielen unterschiedlichen Wege, über die sie mittlerweile übertragen und empfangen werden können, macht den Sichtungsprozess komplexer und fordert traditionelle Verfahrensweisen heraus. Zwar ist TAR nicht immer das passende Werkzeug, aber zu wissen, wie und wann TAR angewendet werden kann, bietet in diesem digitalen Zeitalter einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. (Epiq Systems: ra)

Epiq Systems: Kontakt und Steckbrief

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Corporate Compliance Zeitschrift“ (CCZ) heißt die neueste juristische Fachzeitschrift zur Haftungsvermeidung im Unternehmen. Die CCZ erscheint seit Januar 2008 sechsmal jährlich in den Verlagen C.H.Beck / Franz Vahlen und wird von Compliance-Magazin.de (Hrsg. Presse, Messe & Kongresse Verlags GmbH) vertrieben.

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