Herausforderungen rechtskonformer Archivierung

Auf dem richtigen Weg zur rechtskonformen Archivierung?
Erfüllung von Herausforderungen rechtskonformer Archivierung mit einem strategischen Ansatz

Die meisten Compliance-Vorschriften fordern von Unternehmen die Implementierung spezieller Lösungen für die langfristige, unveränderliche und nachvollziehbare Speicherung wichtiger Geschäftsdaten. Obwohl auf dem Markt zahlreiche Archivierungs-, Datenspeicher- oder Backup-Lösungen verfügbar sind, können viele davon die komplexen Compliance-Anforderungen nicht erfüllen. Um diese Herausforderungen zu meistern, sind sowohl ein strategischer und langfristiger Ansatz als auch die geeigneten Tools zur Umsetzung nötig.

Was bedeutet rechtskonforme Datenarchivierung?
Rechtskonforme Archivierung kann im weiteren Sinne als Speicherung von Daten und Informationen für einen bestimmten Zeitraum definiert werden. Elementar bei der Speicherung ist der Schutz der Daten während der kompletten Aufbewahrungsdauer vor unerwünschten Ereignissen, welche die Integrität und Verfügbarkeit der Daten gefährden können. Die Ausgestaltung dieses Schutzes vor unbefugtem Zugriff, Änderung, Löschung, Manipulation oder Datenverlust hängt stark von der jeweiligen Branche und den regulatorischen Anforderungen ab (Gesetze, interne Richtlinien, Compliance Grundsätze).

Bei der konformen Archivierung handelt es sich somit nicht nur um die Aufbewahrung und Speicherung von Daten und es geht auch nicht nur um die Sicherung dieser Daten (Backup). Bestimmte Geschäftsdaten müssen auf rechtskonforme Weise archiviert werden. Das bedeutet, dass Unternehmen eine komplexe Reihe von Anforderungen erfüllen müssen, welche von Regulierungsbehörden, vom Gesetzgeber oder von den Unternehmen selbst definiert werden.

Die Herausforderungen rechtskonformer Archivierung
Zahlreiche Risiken können die Integrität Ihrer Geschäftsdaten gefährden - vor allem da diese Daten zunehmend elektronisch gespeichert werden und die Datenmengen rasant steigen. Organisationen sind dauerhaft gefordert, diese Risiken zu mindern, sie können sie jedoch kaum vollständig vermeiden. Daher ist es elementar, wichtige oder sensible Daten ordnungsgemäß zu verwalten und sicher zu archivieren, um ihren ursprünglichen Zustand für die zukünftige Verwendung zu bewahren.

Die vielfältigen Herausforderungen der rechtskonformen Archivierung haben verschiedene Hintergründe:

• Jede Branche muss sich an sehr spezifische und unterschiedlich strenge Vorgaben halten.
• Unternehmen in verschiedenen Regionen und Ländern müssen deren Gesetze und Anforderungen einhalten.
• Die Aufbewahrungsfristen übertreffen in den meisten Fällen die Lebensdauer der IT-Infrastruktur, was eine sichere und zuverlässige Migration der Archivdaten auf neue Speicher-Generationen oder zukünftige Technologien erfordert.
• Es ist oft notwendig, kombinierte Lösungen von verschiedenen Anbietern zu implementieren, wodurch der Archivierungsprozess sehr komplex werden kann.
• Organisationen waren in den letzten Jahren gezwungen, eine steigende Zahl regulatorischer Anforderungen für die Datenspeicherung zu erfüllen, z. B. GoBD, DSGVO, HIPAA, GMP, SOX, SEC 17a-4, Dodd-Frank, PCI DSS - und die Liste der Anforderungen wird immer länger.

Mit Software-Defined Archiving auf dem Weg zur konformen Archivierung
Mit dem Software-Defined Archiving (SDA) Ansatz können wichtige Geschäftsdaten langfristig und zukunftssicher archiviert werden:

>> SDA Anwender gewinnen langfristige Unabhängigkeit von proprietären Systemen, da die Archivlösung als Middleware zwischen Geschäftsanwendungen und Speichersystemen arbeitet. Dadurch werden Hardware-Silos aufgebrochen und abgelöst.

>> Der unflexible Aufbau von hardware-basierten Archivierungssystemen ist üblicherweise mit hohen Kosten verknüpft, wenn die Performance oder Kapazität der proprietären Systeme gesteigert werden muss. Im Gegensatz dazu ermöglichen SDA Lösungen die Speicherung von Geschäftsdaten nach dem WORM-Prinzip – unabhängig von der zugrundeliegenden Hardware.

>> Oft archivieren verschiedene Abteilungen innerhalb einer Organisation Daten in unterschiedlichen Systemen, was zu Komplikationen und Ineffizienz führen kann. Mit SDA können Speichersysteme von unterschiedlichen Herstellern aufgrund der Hardware-Unabhängigkeit einfach miteinander kombiniert und verschiedenste Applikationen an das Archiv angebunden werden – dies ermöglicht ein zentrales Archivierungssystem.

>> Mit einer SDA Lösung können Sie Speichermedien einfach ersetzen, da die "Intelligenz" des Archivs an den Software-Layer geknüpft ist und nicht an die Hardware. Der Ansatz ermöglicht Anpassbarkeit und spiegelt die heutigen Marktanforderungen wider.

SDA Lösungen ermöglichen Ihre wertvollen Geschäftsdaten flexibel zu speichern (ungeachtet ihrer Größe) und regulatorische Anforderungen einzuhalten. Die Archivierung ist maximal skalierbar, da die notwendigen Hardware-Funktionalitäten von einem Software-Layer gemanagt werden – damit bietet SDA eine klare zukunftssichere Lösung für Ihr Unternehmen.

iTernity iCAS ist eine Software-Defined Archiving Lösung für die langfristige Aufbewahrung, die Sicherheit, den Datenschutz, die Integrität und die Verfügbarkeit von elektronischen Geschäftsdaten zu gewährleisten - unabhängig davon, wo sie gespeichert werden.
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iTernity: Kontakt und Steckbrief

Über iTernity:
iTernity entwickelt Softwarelösungen für den Schutz und die langfristige Integrität Ihrer Unternehmensdaten. Organisationen verschiedenster Branchen auf der ganzen Welt vertrauen auf die Lösungen des deutschen Softwareherstellers. Der Software-Defined Archiving Ansatz ermöglicht Hardware-Unabhängigkeit, maximale Flexibilität und rechtskonforme Archivierung, sodass Sie die Herausforderungen an die Datenspeicherung und -archivierung sicher lösen können.

Kontaktdaten:
iTernity GmbH
Heinrich-von-Stephan-Str. 21
79100 Freiburg
Telefon: +49 (0)761 590 34 810
E-Mail: info(at)iternity.com
www.iternity.com

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