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Document Compliance und Informationsschutz


Um den Zielkonflikt zwischen der web-basierten, weltweiten Informationsbereitstellung und dem Informationsschutz zu lösen, müssen Unternehmen eine Document Compliance-Strategie definieren
Der Zugriff und die Aufbewahrung von Unterlagen der Vorstände und Aufsichtsräte stellen eine besondere Herausforderung dar


(23.11.10) - Um die Wettbewerbsposition eines Unternehmens zu sichern, genießt der Schutz vertraulicher Informationen höchste Priorität. Umso spektakulärer sind Datenpannen, die den Weg in die Öffentlichkeit finden. Beispielsweise mussten 69 Prozent der deutschen Unternehmen und Behörden in den vergangenen zwei Jahren den Verlust personenbezogener Daten hinnehmen, wie die Management- und Technologieberater von Accenture in der Studie "How Global Organizations Approach the Challenge of Protecting Personal Data" herausgefunden haben.

Ein Security-Briefing des Information Security Forum ("Maßnahmen gegen Datenverlust und Insider Threats im Unternehmen") zeigt, dass umfassende Informationssicherheit auf geeigneten Verfahrensregeln für sensible und vertrauliche Daten basiert. Außerdem verlange die Klassifizierung von Informationen einen systematischen und fortlaufenden Prozess.

Dieser Prozess beinhaltet laut ISF die Einführung allgemein gültiger Standards für die Vertraulichkeit von Informationen. Um den Zielkonflikt zwischen der web-basierten, weltweiten Informationsbereitstellung und dem Informationsschutz zu lösen, müssen Unternehmen eine Document Compliance-Strategie definieren und Dokumente nach verschiedenen Kriterien wie Vertraulichkeitsgrad und unternehmerischer Relevanz klassifizieren. Sowohl technische als auch organisatorische Faktoren wie auch rechtliche Haftungsfragen finden hierbei Berücksichtigung und beeinflussen den Gefahrengrad der Informationen.

"Die Bedrohung des Informationskapitals durch Industriespionage und andere wirtschaftlich motivierte Straftaten wird zunehmen. Während IT-Infrastrukturen heutzutage gut geschützt sind, besteht beim Schutz der Informationen selbst noch erheblicher Nachholbedarf. Informationen sind gefährdet, sobald sie den schützenden Rahmen der hauseigenen Infrastruktur verlassen", kommentiert Peter Weger, CEO der Brainloop AG, die Notwendigkeit einer DCM-Strategie. "Dieser Austausch vertraulicher Dokumente mit Adressaten jenseits der Firewall ist alltäglicher Bestandteil geschäftlicher Zusammenarbeit, wie die moderne Gremienkommunikation veranschaulicht."

Der Zugriff und die Aufbewahrung von Unterlagen der Vorstände und Aufsichtsräte stellen eine besondere Herausforderung dar. Abgesehen von der aufwändigen Informationsverwaltung droht dabei immer die Gefahr, gegen die Vertraulichkeit zu verstoßen. Um den sicheren Austausch und die sichere Verwahrung zu gewährleisten, werden heutzutage die Unterlagen eines Gremienmitglieds mit einer Document Compliance-Lösung elektronisch abgelegt, verwaltet und zugänglich gemacht.

Aufgrund ihrer Sicherheitsfunktionalitäten wird diese Lösung den gesetzlichen Anforderungen gerecht. Relevant sind hier insbesondere eine durchgängige starke Verschlüsselung, starke Authentifizierungsmechanismen sowie ausgefeilte Lese- und Bearbeitungsrechte, die auch nach dem Download von Dokumenten aktiviert bleiben. Eine detaillierte Protokollfunktion garantiert mit nachvollziehbaren Zugriffen und Aktivitäten transparente Kommunikationsprozesse. (Brainloop: ra)

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Meldungen: Markt / Hintergrund

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    Das Bundesjustizministerium hat am 13.06.2025 den Entwurf für ein Gesetz zur Einführung einer elektronischen Präsenzbeurkundung veröffentlicht. Der bayerische Staatsminister der Justiz Georg Eisenreich: "Ich begrüße, dass die neue Bundesjustizministerin unseren Vorschlag für eine Änderung des Beurkundungsrechts aufgreift. Für die Digitalisierung der Justiz ist auch die Modernisierung von Bundesgesetzen notwendig. Der bestehende gesetzliche Rahmen ist noch viel zu oft ein Hemmschuh und muss durch den Bund an vielen Stellen modernisiert werden."

  • Justiz zukunftsfest machen

    Die Justizministerinnen und Justizminister berieten auf ihrer Frühjahrskonferenz am 5. und 6. Juni 2025 in Bad Schandau über einen neuen Pakt für den Rechtsstaat. Auch Bundesjustizministerin Dr. Stefanie Hubig nimmt an der Konferenz teil. Im Koalitionsvertrag hatten CDU, CSU und SPD vereinbart, mit einem neuen Pakt für den Rechtsstaat gemeinsam mit den Ländern die Justiz zukunftsfest zu machen. Demnach soll der neue Pakt für den Rechtsstaat auf drei Säulen basieren: einer verbesserten Digitalisierung, einer Verschlankung und Beschleunigung von Verfahrensabläufen sowie einer personellen Stärkung.

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    Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) beaufsichtigt unter anderem die Lebensversicherer. Allein die BaFin ist berechtigt einen Insolvenzantrag zu stellen, § 312 Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG). Die BaFin hat jedoch mehrere Alternativen, wie beispielweise die Bestandsübertragung oder die Herabsetzung der Leistungen in der Lebensversicherung. In Frage kommt fallweise, dass die private Auffanggesellschaft "Protektor Lebensversicherungs-AG" die Rechtsansprüche der Kunden insolventer Lebensversicherer "sichert", indem die Versicherungsverträge zur Aufrechterhaltung von garantierten Leistungen und Risikoschutz übernommen werden; §§ 221-231 VAG. Die Übernahme der Verträge bedarf einer Anordnung der BaFin, § 222 VAG - nur bis zu fünf Prozent der Garantieleistungen können dabei gekürzt werden. Bei dieser Gelegenheit können auch Tarifbestimmungen und Versicherungsbedingen angepasst werden. Freiwillig sind inzwischen auch 22 Pensionskassen dieser Sicherungseinrichtung freiwillig beigetreten.

  • Neues Kompetenzzentrum Steuerstrafrecht

    Durch Steuerhinterziehung entgehen dem deutschen Staat nach Schätzungen der Deutschen Steuergewerkschaft jedes Jahr 50 Milliarden Euro. Bayerns Justizminister Georg Eisenreich: "Die ganz große Mehrheit der Menschen und Unternehmen zahlen ordnungsgemäß. Wir gehen gegen die schwarzen Schafe vor. Steuerstraftaten sind schwer nachweisbar. Die Ermittlungen sind oftmals umfangreich und komplex. Hinzu kommen neue Deliktsphänomene und zunehmend große Datenmengen. Deshalb setzt die bayerische Justiz auf Spezialisierung. Dazu habe ich das Kompetenzzentrum Steuerstrafrecht bei der Staatsanwaltschaft München I eingerichtet."

  • Datenkontrolle im Zeitalter der KI

    Keepit veröffentlichte ihren Berichts "Intelligent Data Governance: Why taking control of your data is key for operational continuity and innovation" (Intelligente Data-Governance: Warum die Kontrolle über Ihre Daten entscheidend für betriebliche Kontinuität und Innovation ist). Der Bericht befasst sich mit der grundlegenden Bedeutung der Datenkontrolle im Zeitalter der KI, wobei der Schwerpunkt auf der Sicherstellung der Cyber-Resilienz und Compliance moderner Unternehmen liegt.

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