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Langzeitarchivierung und Sicherheit

Revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Daten
Checkliste bietet Anwenderunternehmen eine Orientierungshilfe im Auswahlprozedere eines zukunftsfähigen Langzeitarchivs

(06.09.11) - Wann ist ein System zur Langzeitarchivierung zukunftsfähig? Mit dieser Frage beschäftigen sich Unternehmen, die aktuell eine geeignete Lösung für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Daten einführen möchten. Die Notwendigkeit, sich für ein geeignetes System zu entscheiden, besteht einerseits aufgrund von Compliance-Anforderungen: Zahlreiche Gesetze sowie auch interne Vorschriften regeln die Aufbewahrungspflicht für rechtlich und steuerlich relevante Dokumente, wobei diese gleichzeitig vor Manipulation geschützt werden müssen.

Andererseits stoßen heute in vielen Unternehmen die bereits vorhandenen Lösungen an Kapazitätsgrenzen, sind z.T. technisch überaltert oder erweisen sich als zu kostspielig. Es ist daher lohnend, die am Markt bestehenden Lösungen im Detail unter die Lupe zu nehmen und zu vergleichen. So stecken etwa in der Hardwarebindung mancher Technologie erhebliche Kostenfallen. Weitere wesentliche Punkte im Auswahlprozedere sind die Skalierbarkeit der Lösungen sowie das jeweilige Lizenzmodell.

Eine Checkliste, zusammengestellt von der iTernity GmbH, gibt Unternehmen wichtige Entscheidungskriterien an die Hand. Die Archiv-Experten raten dazu, die in Frage kommenden Lösungen und Angebote anhand der drei Eigenschaften Flexibilität, Kosteneffizienz und Sicherheit zu prüfen und zu bewerten.

Flexibilität der Lösung:
>> Ein Langzeitarchiv sollte flexibel in jeder IT-Infrastruktur eingesetzt werden können, beispielsweise mit einem Standalone-File-Server oder auch mit NAS-SAN-Speichern.

>> Das Langzeitarchiv muss offen sein für künftige Technologiewechsel. Es sollte hierfür auch reibungslose Migrationen der Archivdaten auf Speicherebene unterstützen.

>> Die Unabhängigkeit von Hardware-Herstellern ist wichtig, damit auch bei einem Herstellerwechsel die jeweilige Speicher-Hardware mit der Archivlösung genutzt werden kann.

>> Die Option zur Virtualisierung der Langzeitarchivlösung sollte unterstützt werden – idealerweise auch in Kombination mit einer SAN-Virtualisierung.

Kosteneffizienz der Lösung:
>> Die Total Cost of Ownership (TCO) lassen sich niedrig halten, wenn die Archiv-Lösung nicht an eine bestimmte Hardware gebunden ist. Dies ermöglicht Zukunftssicherheit ohne eine erneute Lizenzierung bei Hardware- und Technologie-Wechsel sowie Migrationen.

>> Ein Investitionsschutz ist gegeben, wenn die Lösung unabhängig von einer bestimmten Speicherhardware einsetzbar ist. Dadurch kann zum Beispiel vorhandener Speicher für die Archivierung genutzt werden.

>> Das Lizenzmodell muss übersichtlich und einfach gestaltet sein (beispielsweise auf der Basis des Netto-Archivvolumens). Nur so sind mögliche Folgekosten abzuschätzen.

>> Im laufenden Betrieb darf das Langzeitarchiv nur einen niedrigen Administrations- und Wartungsaufwand erfordern.

>> Komprimiert das Langzeitarchiv die zu archivierenden Daten, kann dies bis zu 50 Prozent des Speicherplatzes einsparen.

>> Die Einführung eines Langzeitarchivs sollte kein ausuferndes Projekt sein. Eine schnelle Implementierung ist zu empfehlen, beispielsweise mit einer vorinstallierten Appliance des Lieferanten.

Sicherheit der Lösung:
>> Die Verwendung von 512-Bit-Hash-Werten schützt die Daten im Langzeitarchiv vor Manipulationen. Aufgrund des Hash-Werts kann eine Verifizierung der Daten erfolgen. Archive, die diesen objektorientierten Ansatz unterstützen, ermöglichen auch ein Self-Healing des Archivs, wenn die Daten an mehreren Standorten vorgehalten werden.

>> Die Datenverschlüsselung im Langzeitarchiv mit 256 Bit schützt die abgelegten Dokumente vor unbefugten Zugriffen. Verschlüsselungen nach dem Advanced Encryption Standard (AES) bieten dem Unternehmen höchste Sicherheit.

>> Hochverfügbare Konfigurationen des Langzeitarchivs unterstützen verschiedene Failover-Szenarien und federn technische Ausfälle ab.

>> Die Zertifizierung eines Langzeitarchivs, beispielsweise durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG oder andere übergeordnete Instanzen, belegt dessen technische Eignung in einem Gesamtprozess, der entsprechend der gesetzlichen Vorgaben umgesetzt wurde.

>> "Die wichtigste Frage, die sich Organisationen bei der Auswahl eines Langzeitarchivs zum heutigen Zeitpunkt stellen, ist folgende: Entspricht es auch morgen noch den technischen Rahmenbedingungen und wie sieht die Gesamtkostenentwicklung aus? Wegen der zu erwartenden Technologiesprünge und neuer Anforderungen aus den Unternehmen selbst, aber auch aufgrund neuer Compliance-Vorgaben, sollten Unternehmen für alle Fälle vorbereitet sein und ein offenes, flexibles sowie auf Standards basierendes System einsetzen. Unsere Checkliste hilft bei der Bewertung der am Markt angebotenen Systeme", erläutert Georg Csajkas, Senior Product Manager bei der iTernity GmbH. (iTernity: ra)

iTernity: Kontakt und Steckbrief

Über iTernity:
iTernity entwickelt Softwarelösungen für den Schutz und die langfristige Integrität Ihrer Unternehmensdaten. Organisationen verschiedenster Branchen auf der ganzen Welt vertrauen auf die Lösungen des deutschen Softwareherstellers. Der Software-Defined Archiving Ansatz ermöglicht Hardware-Unabhängigkeit, maximale Flexibilität und rechtskonforme Archivierung, sodass Sie die Herausforderungen an die Datenspeicherung und -archivierung sicher lösen können.

Kontaktdaten:
iTernity GmbH
Heinrich-von-Stephan-Str. 21
79100 Freiburg
Telefon: +49 (0)761 590 34 810
E-Mail: info(at)iternity.com
www.iternity.com

Lesen Sie alle Beiträge des Schwerpunktes "Die Zukunft der Archivierung ist software-basiert", die unserer Sponsorpartner iTernity für Sie bereitgestellt hat:
Compliance von Unternehmensdaten
Herausforderungen rechtskonformer Archivierung
Die Zukunft heißt Software-Defined Archiving
Compliance bei der SAP-Archivierung

Links auf die Sponsoren-Website
DSGVO-konforme Langzeitarchivierung mit Software-Defined Archiving
Die Zukunft der Archivierung ist Software-Defined
Flexible Langzeitarchivierung mit iTernity iCAS
DSGVO Checkliste für die Auswahl von Archivierungslösungen
Case Study: Rechtskonforme Archivierung für medac
Revisionssichere Archivierung von SAP-Dokumenten

Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

Datenschutz erfordert technische Präzision
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Das Risiko des Online-Identitätsdiebstahl Rechtliche Aspekte des Lizenzmanagements

Fachartikel

Auch mittelbare Benachteiligungen sind verboten
Schon seit 2006 gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), was insbesondere Arbeitgeber sehr vorsichtig gemacht hat. Etwa indem Stellenanzeigen alle inzwischen mindestens drei Geschlechter ausdrücklich mit "m/w/d" bezeichnen und auch keine Altersvorgaben mehr vorsehen, sowie geschlechtersensible - korrekt gegenderte - Sprache verwenden. Doch haben viele Berufsverbände noch gar nicht erkannt, dass sie gegenüber Mitgliedern und Bewerbern um Mitgliedschaft noch weitere Pflichten aus dem AGG haben, und diese korrespondierend Rechte, analog wie bei Arbeitnehmern.
Digitale Transformation im Finanzsektor
Die digitale Transformation im Finanzsektor schreitet unaufhaltsam voran - und mit ihr wachsen die Anforderungen an die IT-Sicherheit. Mit dem Digital Operational Resilience Act (DORA) hat die EU nun einen wegweisenden Regulierungsrahmen geschaffen, der die digitale Widerstandsfähigkeit von Finanzinstituten stärken soll. Die neue Verordnung betrifft nicht nur Banken und Versicherungen, sondern den gesamten Finanzsektor inklusive dessen kritischer IT-Dienstleister.

Bundestag

Rassismus & Diskriminierungsvorwürfe
Als Unterrichtung (21/750) durch den Polizeibeauftragten des Bundes beim Deutschen Bundestag liegt dessen Tätigkeitsbericht über den Zeitraum vom 1. Juli 2024 bis zum 30. Juni 2025 vor. Danach haben sich im Berichtszeitraum 279 Bürger mit Eingaben, Hinweisen und Anregungen an den Polizeibeauftragten gewandt.
Patientenzentrierte Gesundheitsversorgung
Der Petitionsausschuss hält mehrheitlich an der Widerspruchslösung (Opt-out-Lösung) bei der elektronischen Patientenakte (ePA) fest. In einer Sitzung verabschiedete der Ausschuss mit den Stimmen der Koalitionsfraktionen CDU/CSU und SPD die Beschlussempfehlung an den Bundestag, das Petitionsverfahren zu der Forderung, die elektronische Patientenakte nur mit ausdrücklichem Einverständnis der Betroffenen anzulegen (Opt-in-Lösung), abzuschließen, weil keine Anhaltspunkte für parlamentarische Aktivitäten zu erkennen seien.
Gleichstellung als verbindliches Förderkriterium
Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen fordert in einem Antrag (21/790) die Bundesregierung auf, Maßnahmen zu ergreifen, um die Gleichstellung von Frauen und Mädchen im organisierten Sport in Deutschland deutlich zu verbessern.

Bundesarbeitsgericht

Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG)
Ein nach Maßgabe des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) zulässig befristetes Arbeitsverhältnis endet auch dann mit Ablauf der vereinbarten Befristung, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich in den Betriebsrat gewählt worden ist. Benachteiligt der Arbeitgeber allerdings das befristet beschäftigte Betriebsratsmitglied, indem er diesem wegen des Betriebsratsmandats keinen Folgevertrag anbietet, hat das Betriebsratsmitglied einen Anspruch auf den Abschluss des verweigerten Folgevertrags als Schadensersatz.
Betriebratswahlrecht & Führungskräfte
Ein Arbeitnehmer, der mehreren Betrieben desselben Unternehmens angehört, hat bei der Wahl des Betriebsrats in sämtlichen dieser Betriebe das aktive Wahlrecht. Das gilt auch für Führungskräfte in Unternehmen mit einer unternehmensinternen Matrix-Struktur.
Kein Urlaubsverzicht durch Prozessvergleich
Die Parteien streiten über die Abgeltung von sieben Tagen gesetzlichen Mindesturlaubs aus dem Jahr 2023. Der Kläger war bei der Beklagten vom 1. Januar 2019 bis zum 30. April 2023 als Betriebsleiter beschäftigt. Im Jahr 2023 war er von Beginn an bis zur Beendigung seines Arbeitsverhältnisses durchgehend arbeitsunfähig erkrankt und deshalb nicht in der Lage, seinen Urlaub aus diesem Jahr in Anspruch zu nehmen.

Corporate Compliance Zeitschrift

Recht und Ethik im Unternehmen
Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
Whistleblowing: Risiken des KI-Einsatzes
Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance

EU-Änderungsvorschläge zum Bürokratieabbau
Mit dem Ende Februar veröffentlichten Entwurf zur Omnibus-Richtlinie will die EU-Kommission die gerade erst kodifizierten Pflichten zur Transparenz der Unternehmen im Bereich Nachhaltigkeit wieder deutlich reduzieren, um die Unternehmen von Bürokratie zu entlasten. In den vergangenen Heften haben wir in der ZRFC immer wieder über die Entwicklungen berichtet. In diesem Beitrag stellen wir kompakt die Änderungsvorschläge der EU-Kommission zum Bürokratieabbau vor.
HinSchG: Anspruch und Wirklichkeit
Das LAG Niedersachsen konkretisiert mit seinem Urteil vom 11. November 2024 die Voraussetzungen für den Schutz durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Nur wer den vorgeschriebenen Meldeweg einhält, kann sich auf das Gesetz berufen. Ein Urteil mit weitreichenden Folgen für das Verständnis des HinSchG in der Unternehmenspraxis.

Zeitschrift Corporate Governance

Rechnungslegung & Nachhaltigkeit
Seit der Veröffentlichung des "Omnibus package on Sustainability" herrscht große Verunsicherung aufseiten europäischer Unternehmen: Die Zukunft der Nachhaltigkeitsberichterstattung - und daran knüpfend der "Sustainable Corporate Governance" - ist zeitlich erneut in die Ferne gerückt und hinsichtlich ihrer inhaltlichen Ausgestaltung mit zahlreichen Fragezeichen verbunden. Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen dennoch Entscheidungen dazu treffen, wie sie sich positionieren und welche Schritte sie zur Weiterentwicklung ihres Rechnungswesens setzen wollen.
Rechnungslegung: VSME-Standard
Im Dezember 2024 hat die European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) einen Standard für die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung kapitalmarktferner kleiner und mittelgroßer Unternehmen (VSME Standard) verabschiedet. Damit wird die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung nicht-kapitalmarktorientierter kleiner und mittelgroßer Unternehmen (KMU) innerhalb der Europäischen Union erstmals anhand eines spezifischen Standards konkretisiert.

Zeitschrift Interne Revision

keine Verpflichtungen für Angreifende
Die Kenntnis rund um das Thema Social Engineering erfordert in einem nächsten Schritt ein Wissen bezüglich der konkreten Bedrohungstaktiken und -techniken. Eine ausführliche Darstellung bietet das MITRE- Att@ck-Modell, wobei aus der Gesamtsystematik nur die Angriffsvektoren verwendet werden, die zum Social Engineering passen. Insbesondere sind hier die ersten vier Phasen angesprochen.
DORA-Basispapier
In den ersten drei Teilen dieses Beitrags haben wir einen generellen Überblick über die DORA-Basisverordnung, die speziellen technischen Standards sowie Details zu den Inhalten des Kapitels II (IKT-Risikomanagement), des Kapitels III (Behandlung, Klassifizierung und Berichterstattung IKT-bezogener Vorfälle) und des Kapitels IV (Testen der digitalen operationalen Resilienz) vorgestellt. In diesem Artikel wird nun das letzte Kapitel (Management des IKT-Drittparteienrisikos) näher beleuchtet.

Bundeskartellamt

Bundeskartellamt legt Jahresbericht 2024/25 vor
Der Präsident des Bundeskartellamtes, Andreas Mundt, hat den "Jahresbericht 2024/25" der Behörde vorgestellt. Mundt sagte: "Wettbewerb bleibt der unverzichtbare Treiber unserer marktwirtschaftlichen Ordnung. Wachstum kann nur im offenen Wettbewerb entstehen, der Innovationen fördert und die Wettbewerbsfähigkeit unserer Wirtschaft stärkt. Ob Digitalwirtschaft, Benzinpreise oder Lebensmittel - eine nachhaltige und positive Entwicklung gelingt nur, wenn Unternehmen fair und transparent um die besten Lösungen konkurrieren. Verbraucherinnen und Verbraucher profitieren von Vielfalt, Qualität und fairen Preisen - das ist die Grundlage für eine starke und gerechte Wirtschaft."
Expertenkreis KI und Wettbewerb
Im Rahmen eines Expertenkreises diskutierte das Bundeskartellamt mit ausgewählten Stakeholdern über Fragen der Künstlichen Intelligenz (KI) mit Blick auf Wettbewerb und Wettbewerbsbeschränkungen. Auf Einladung des Amtes nahmen 14 Vertreterinnen und Vertreter von in Deutschland ansässigen Unternehmen und Verbänden teil. Die Unternehmen bilden zusammen wesentliche Teile der KI-Wertschöpfungskette ab und sind sowohl größeren, etablierten Unternehmen als auch kleineren Unternehmen und Start-ups zuzuordnen. Geleitet wurde die Veranstaltung von dem Präsidenten des Bundeskartellamtes, Andreas Mundt, sowie dem Vizepräsidenten Prof. Dr. Konrad Ost.