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Compliance bei der Archivierung

Revisionssicherheit sicherstellen: Papierdokumente nur unverändert elektronisch archivieren
Manchmal ist es zusätzlich sinnvoll oder sogar gesetzlich vorgeschrieben, Papierbelege auch im Original zu archivieren: beispielsweise Verträge und Bilanzen

(09.12.10) - Wer digitale und papiergebundene Dokumente mit wenigen Handgriffen im hektischen Büroalltag schnell auffindbar haben will, entscheidet sich in der Regel für die elektronische Archivierung mittels Dokumentenmanagementsoftware. "Um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, muss aber sichergestellt werden, dass steuerrelevante Dokumente unveränderbar archiviert sind", informiert Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros Krekeler, das auf die Entwicklung von Business-Lösungen für Dokumentenmanagement und -archivierung spezialisiert ist.

Dafür werden Dokumente beispielsweise verschlüsselt oder digital signiert, in einigen Fällen auch auf Medien gespeichert, die nur ein einmaliges Speichern erlauben und nachträgliche Änderungen verhindern.

Da das Abbild gescannter Papierdokumente in jedem Fall erhalten bleiben muss, um die gesetzlichen Vorschriften für steuerrelevante Belege zu erfüllen, darf dieses keinesfalls in ein Text-Dokument umgewandelt werden.

"Statt dessen kann beispielsweise das gescannte Bild in ein PDF-Dokument gespeichert und der erkannte Volltext unsichtbar hinter dem Bild mit ins PDF geschrieben werden", rät Krekeler.

Dieser kann dann von der Dokumentenmanagementsoftware ausgelesen und für die Volltextsuche in den Datenbankindex geschrieben werden. Darüber hinaus sollte die Scannerauflösung bei 300 dpi liegen, um eine gute Texterkennung zu ermöglichen.

"Da Farbe viel Speicherkapazität in Anspruch nimmt, sollte man besser Schwarz-weiß-Scans verwenden – die reichen in der Regel auch aus", gibt Harald Krekeler einen weiteren Tipp. Es sollte dann allerdings darauf geachtet werden, dass in schwarz-weiß keine essentiellen Informationen verloren gehen. "Manchmal ist es zusätzlich sinnvoll oder sogar gesetzlich vorgeschrieben, Papierbelege auch im Original zu archivieren: beispielsweise Verträge und Bilanzen", ergänzt Krekeler.

Rechnungen per E-Mail gemeinsam mit qualifizierter Signatur archivieren
Immer mehr Unternehmen verschicken Rechnungen und andere steuerrechtlich relevante Dokumente auf dem elektronischen Wege, etwa als PDF-Dokument im E-Mail-Anhang. Doch bei allem Fortschritt sei Vorsicht geboten, denn das PDF-Dokument einfach auszudrucken und abzuheften genügt nicht: "Wer Vorsteuer geltend machen will, benötigt mit dem PDF-Dokument eine qualifizierte digitale Signatur. Diese muss überprüft und gemeinsam mit der Rechnung archiviert werden", macht Harald Krekeler aufmerksam. (Softwarebüro Krekeler: ra)

Softwarebüro Krekeler: Kontakt und Steckbrief

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Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

Nachhaltigkeitsberichtsstandards
"Wie steht Ihr Unternehmen beim Thema Nachhaltigkeit da?" ? darauf lässt sich zukünftig nicht mehr mit einem "Och, ganz gut" antworten. Die EU-Richtlinie "Corporate Sustainability Reporting Directive" ("Unternehmensnachhaltigkeitsberichtspflicht", CSRD) sollte bis zum 6. Juli 2024 in nationales Gesetz umgesetzt werden. Sie verpflichtet zunächst börsennotierte Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern, im Jahr 2025 rückwirkend für 2024 zu berichten. Nicht irgendwie, sondern gemäß der ESRS, der europäischen Nachhaltigkeitsberichtsstandards. In den Folgejahren wird es dann auch kleinere und nicht börsennotierte Unternehmen treffen.
Gehaltsabrechnungen korrekt erstellen
Bis zu 80 Prozent der Gehaltsabrechnungen sind nicht korrekt und jedes zweite Unternehmen musste daher bereits Strafen zahlen. Neben finanziellen und rechtlichen Folgen beeinträchtigen fehlerhafte Abrechnungen auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Internationale Teams verstärken diese Problematik weiter, da das Gehaltsmanagement aufgrund unterschiedlicher landesspezifischer Vorschriften noch komplizierter ist.
Sanktionen bei Nichteinhaltung
Am 5. Juli 2024 veröffentlichte die EU den finalen Gesetzestext zur EU-Lieferkettenrichtlinie, die sogenannte Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD). Nun haben die Mitgliedstaaten zwei Jahre Zeit, die CSDDD in nationales Recht umzuwandeln. Betroffen sind Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern und einem weltweiten Nettoumsatz über 450 Mio. Euro.
Regulierung und Beaufsichtigung von Banken
Nach der Finanzkrise 2008 war es notwendig, die aufsichtsrechtliche Regulierung der Banken zu verändern. Damit sollte die Finanzstabilität gesichert werden. Seitdem hat sich das europäische Bankensystem als stabil und das Regulierungssystem als wirksam erwiesen, beispielsweise während der Turbulenzen rund um das US-amerikanische Bankensystem im Frühjahr 2023.
Prozess zur Zertifizierung des Benutzerzugriffs
Zugriffs-Zertifizierung beschreibt die unabhängige Prüfung der Zugriffsrechte durch einen Auditor. Dieser untersucht, ob die den Benutzern gewährten Rechte wirklich notwendig sind. Ein gründlicher Prozess zur Zertifizierung des Benutzerzugriffs stellt sicher, dass die digitale Identität jedes Mitarbeiters nur die Berechtigungen hat, welche für die Erfüllung seiner Aufgaben nötig sind. So wird auch die Sicherheit der internen Daten gewährleistet.

Weihnachtsgeld unterliegt dem Pfändungsschutz Entschädigungsprozess für Bahnkunden