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Dokumentationspflichten gemäß der GoBS

Steuerlich relevanten Daten GDPdU-konform in den Beschreibungsstandard der Finanzbehörden überführen
Datenaufbereitung: Die Universal Music Entertainment GmbH Deutschland setzt "Transdata Professional" ein

(30.07.07) - Die Universal Music Entertainment GmbH beauftragte für die Überführung ihrer Daten in den Beschreibungsstandard der Finanzbehörden die Avendata GmbH. Diese setze dafür ihre Konvertierungssoftware Transdata Professional ein. Transdata Professional ist seit Jahren erfolgreich im gesamten Bundesgebiet im Einsatz. Die Universal Music Entertainment GmbH Deutschland wollte ihre steuerlich relevanten Daten GDPdU-konform in den Beschreibungsstandard der Finanzbehörden überführen.

Der Beschreibungsstandard ist eine Empfehlung der Finanzbehörden und umfasst XML- und CSV-Dateien. Nicht alle Systeme sind in der Lage dieses Format ausgeben zu können, oder verfügen nicht über eine geeignete Schnittstelle, die eine Konvertierung möglich macht. In einem solchen Fall können Schnittstellen in dem betroffenen System eingerichtet werden und über eine Konvertierungssoftware (wie z.B. Transdata Professional) die entsprechenden Daten in den Beschreibungsstandard überführt werden.

Eine Überführung steuerlich relevanter Daten in den Beschreibungsstandard ist sinnvoll. Dieses Format ist zwingender Bestandteil einer digitalen Betriebsprüfung. Bei einer digitalen Betriebsprüfung wird die Analysesoftware IDEA von den Finanzbehörden eingesetzt. Mit IDEA können in kürzester Zeit eventuelle Unregelmäßigkeiten in den der Prüfung zu Grunde liegenden Daten aufgefunden werden. IDEA kann allerdings nur Daten auswerten, die im Beschreibungsstandard vorliegen. Eine rechtzeitige selbständige Konvertierung der betreffenden Daten spart im Ernstfall Zeit und Unannehmlichkeiten.

Die Universal Music Entertainment GmbH Deutschland hat sich für diesen Schritt entschieden. Als Dienstleister für ihr GDPdU-Projekt wählte sie die Avendata GmbH aus, einem Spezialisten im Bereich GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Im ersten Arbeitschritt dieses Projektes wurde die Software "Transdata Professional" im betroffenen System vor Ort installiert. Sie ist eine Eigenentwicklung der Avendata. Mit der Konvertierungssoftware können beliebige Datenbestände in den Beschreibungsstandard überführt werden. Transdata Professional ergänzt jede Software, die steuerlich relevante Daten produziert.

Nach der Installation von Transdata Professional wurde eine ODBC-Verbindung für den Datenzugriff eingerichtet. Im Folgenden wurden Exportprofile definiert, die die steuerlich relevanten Daten aus der Datenmasse herausfilterte. Nach dieser Vorarbeit konnten die steuerlich relevanten Daten der Universal Music Entertainment GmbH Deutschland mittels Transdata Professional konvertiert werden.

Um die so eben konvertierten Daten zu Verifizieren wurde ein Testimport in die Software IDEA vorgenommen. Die Daten wurden über das Importmodul SmartX eingelesen und die Auswertung ergab, dass sie sich in einwandfreiem Zustand befanden.

Für die Einhaltung der Dokumentationspflichten gemäß der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) wurde eine Verfahrensdokumentation erstellt.

Zum Abschluss dieses Projektes wurde ein Mitarbeiter der Universal Music Entertainment in die Bedienung der Software Transdata Professional eingewiesen. So können über die Transdata-Schnittstelle künftige Datenkonvertierungen selbstständig durchgeführt werden.

Die Installation, Anpassung und Konvertierung sowie die Einweisung in die Software Transdata Professional wurden von einem versierten Techniker der Avendata GmbH vorgenommen. Unser Kunde, die Universal Music Entertainment GmbH Deutschland, ist mit unserer Dienstleistung höchst zufrieden. (Avendata: ra)

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