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Bei der BMI hieß das Problem SAP R2

So entstehen aus verschiedenen EDV-Systemen GDPdU-konforme Daten - FIBU-Leiter kann wie der Prüfer die Daten jederzeit auslesen und analysieren
Bayerische Milchindustrie kombiniert GDPdU-Programm "Opti.List" mit Rechenzentrumsdienstleistungen der gehrer MCS

(27.07.07) - Die Bayerische Milchindustrie eG (BMI/Landshut) blickt der nächsten Steuerprüfung beruhigt entgegen. Sie exerziert heute vor, wie Unternehmen dem Problem von Datenbeständen, die aufgrund der Haltung in Alt- oder Nebensystemen nicht GDPdU-konform sind, zu Leibe rücken können, ohne die entsprechenden Archive und Rechner bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu pflegen.

Bei der BMI hieß das Problem SAP R2. ERP-Daten wie auch Finanzbuchhaltung werden zwar seit 2002 bzw. 2004 über neue, GDPdU-konforme Lösungen abgewickelt. R2-Bestände und damit das dafür zuständige Großrechner-Betriebssystem aber hätte man wegen der genannten Aufbewahrungspflichten noch jahrelang aufwändig und kostspielig am Laufen halten müssen.

Die Lösung brachte die Kombination des GDPdU-Programms "Opti.List" mit Rechenzentrumsdienstleistungen der gehrer MCS GmbH (Fürth). Bereits seit Jahren archivieren die Fürther die Datenbestände der BMI. Zuerst geschah dies auf Mikrofilmen, dann auf CD. "Dass die Daten dort bereits indexiert waren, hat uns sehr geholfen", unterstreicht Kurt Leopold, EDV-Leiter der BMI. Zusammen wurden nun die alten Datenbestände in eine GDPdU-fähige Form konvertiert. Heute kann sie so nicht nur der Prüfer mit der dafür vorgeschriebenen Software IDEA komfortabel und schnell für alle Beteiligten auswerten. Auch die BMI hat diese Chance für mehr Transparenz genutzt, indem sie die gleiche Software wie der Prüfer nutzt: Leopold: "Unser FIBU-Leiter kann damit wie der Prüfer Daten jederzeit auslesen und analysieren."

Der Großrechner und das alte SAP-System konnten damit abgeschaltet, der teure Einsatz von Spezialisten zum Auslesen der SAP-Daten vermieden werden. Für MCS-Geschäftsführer Rolf Gehrer ist das nur eine Einsatzmöglichkeit: Mit dieser Lösung können alle elektronisch vorhandenen Bilanzdaten, ob sie nun aus proprietären Warenwirtschaftssystemen, Lohnbuchhaltung oder Reisekostenabrechnung stammen, GDPdU-konform gemacht werden. Diese, zum Beispiel in Tochterfirmen oder Niederlassungen mit verschiedenen EDV-Systemen archivierten Daten und Unterlagen konsolidiert, konvertiert und migriert MCS in das von Opti.List benötigte Format und liefert damit GDPdU-konforme Aufstellungen zurück.

Wahlweise können die Kunden diese Auswertung inhouse archivieren oder im Rechenzentrum von MCS. Dort sind sie über das Internet jederzeit hoch gesichert so verfügbar, dass sie sowohl der Prüfer (Zugriff Z1 und Z2) als auch der Steuerpflichtige nutzen kann, wenn er z.B. zwischendurch auf Basis von Bilanzprüfungssoftware wie IDEA einen betriebswirtschaftlich verlässlichen Überblick erhalten will. Nützlicher Nebeneffekt, wenn die Rechenzentrumslösung gewählt wird: Dann lassen sich per Mausklick auch die dort archivierten Originalunterlagen blitzschnell auf den Schirm holen, also z.B. jede Ein-, Ausgangsrechung oder ein strittiger Reisekosten- oder Bewirtungsbeleg. (MCS: ra)

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