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Mit dem Dokumententresor die Compliance

Sicherer Austausch von Dokumenten: Bewusstsein für Document-Compliance-Management wächst stetig
Voith-Unternehmensgruppe verwendet virtuellen Datenraum von Brainloop inklusive MS Outlook-Integration zur sicheren Kommunikation mit Externen verwendet

(26.01.09) - Mit der Voith AG setzt ein weiteres großes Industrieunternehmen auf die Vorteile des virtuellen Datenraums "Brainloop Secure Dataroom", einer Softwarelösung der Brainloop AG. Ebenfalls neu gewonnen wurden Verlagshäuser, Pharmahersteller, Versicherungsgesellschaften und die Postbank AG. Die Einsatzszenarien variieren – der Beweggrund ist überall der gleiche: Schutz vertraulicher Dokumente bei Austausch, Bearbeitung und Ablage.

Das Bewusstsein für Document Compliance-Management, wie der sichere und nachvollziehbare Austausch und die Ablage von Dokumenten genannt werden, wächst stetig. Verantwortlich ist hierfür zum einen der Wunsch nach effizienter Zusammenarbeit im Unternehmen unter Wahrung der Vertraulichkeit von Dokumenteninhalten. Zum anderen nimmt der Druck von Außen zu: Gesetzliche Auflagen und Compliance-Vorschriften haben Einzug in den Alltag der Unternehmen gehalten. Ebenso wie die weiter zunehmende Zusammenarbeit mit externen Partnern in der vernetzten Welt.

Während die Voith-Unternehmensgruppe den Datenraum inklusive MS Outlook-Integration zur sicheren Kommunikation mit Externen verwendet, integriert die Postbank turnusmäßig 50 Projektbeteiligte zur Erstellung der Quartals- und Geschäftsberichte im Datenraum. In der Versicherungsbranche wiederum dient der Dokumententresor beispielsweise dem sicheren Austausch streng vertraulicher Bestandsdaten zwischen Unternehmen, Maklern und Kunden.

"Bei grenzüberschreitenden Unternehmenskäufen und Private Equity Buyouts avancierte der webbasierte Datensafe ebenfalls zum Standardwerkzeug in der Due Diligence-Phase. Insbesondere in den sehr frühen Phasen eines Mergers, so beispielsweise zur zeitsparenden Sammlung und Aufbereitung der höchst vertraulichen Dokumente, kommt der Datensafe zum Einsatz", kommentiert Peter Weger, CEO der Brainloop AG. Auch in der Gremienarbeit wird der Datenraum immer häufiger genutzt.

Der "Brainloop Secure Dataroom" ist ein web-basierter virtueller Dokumententresor, in den Dokumente eingestellt und ausschließlich vom berechtigten Empfänger abgerufen und bearbeitet werden können. Das Sicherheitskonzept schützt Dokumente konsequent vor unbefugtem Zugriff und gewährleistet eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Änderungen durch Protokollierung aller Zugriffe und Aktionen.

Der Brainloop Datenraum wird für vertrauliche, unternehmensübergreifende Vorgänge, beispielsweise als elektronischer Boardroom zur Kommunikation zwischen Vorstand und Aufsichtsrat, als virtueller Dealroom bei M&A Transaktionen sowie für die nachvollziehbare und vertrauliche Kommunikation zwischen Kunden und Partnern eingesetzt.

Corporate Governance und Compliance-Regularien erzeugen zusätzlichen Bedarf
Innerhalb der Unternehmen und vor allem im Aufsichtsrats- und Vorstandsbereich wird der konsequente Schutz vertraulicher Informationen sowie die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Zugriffe immer wichtiger. Dies gilt insbesondere für die Kommunikation zwischen dem Vorstand und dem Aufsichtsrat, für Quartalsberichte und Bilanzen, interne Strategiepapiere und M&A-Dokumente.

Externe und interne Rahmenbedingungen wie Corporate Governance- Regeln (KonTraG) sind zudem Treiber für die Einführung von IT-Sicherheit und steigern die weltweite Nachfrage nach Sicherheitslösungen wie Brainloop Secure Dataroom. (Brainloop: ra)

Lesen Sie zum Thema "Software as a Service" auch: SaaS-Magazin.de (www.saasmagazin.de)

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