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Revisionssichere Archivierung

Deutsche Schiffahrts-Treuhand setzt auf elektronische Akten - Langfristiger Verzicht auf Papierakten standen im Vordergrund bei der Entscheidung
Mit "Doxis Archiv" sollen alle Papier- und elektronischen Dokumente revisionssicher abgelegt werden

(01.10.09) - Schiffs- und Gesellschafterakten werden elektronisch bei der Deutschen Schiffahrts-Treuhand AG. Auf Basis des "Doxis Records Management" von SER Solutions Deutschland GmbH führt der Flensburger Treuhänder für Schiffsbeteiligungen ein elektronisches Aktenmanagement ein. Datensicherheit, Unterstützung der operativen Tätigkeit und ein langfristiger Verzicht auf Papierakten standen im Vordergrund bei der Entscheidung.

Im Kontakt mit den Schiffsgesellschaften und Treugebern werden von dem Treuhänder eine Vielzahl von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten erstellt und empfangen, die zurzeit noch in Papierform in Schiffs- und Gesellschafterakten abgelegt und dort manuell recherchiert werden. Dazu gehören z.B. papierbasierte Eingangs- und Ausgangspost, aber auch ein- und ausgehende Outlook-E-Mails, diverse elektronisch in MS Word und MS Excel erstellte Dokumente wie Telefonzettel und Vermerke sowie Serienbriefe z.B. für Rundschreiben.

Mit dem Doxis Archiv sollen nun alle Papier- und elektronischen Dokumente revisionssicher abgelegt (Stichwort: Compliance) und für den elektronischen Zugriff der Sachbearbeiter in drei verschiedenen Aktenarten bereitgestellt werden.

Mit Doxis Records Management werden bei der Deutschen Schiffahrts-Treuhand AG drei Aktentypen elektronisch abgebildet: Schiffsakten mit allen das Schiff betreffenden Dokumenten, pro Schiffsgesellschaft wird eine Schiffsakte angelegt; Gesellschafterakten mit Unterlagen zu einer Beteiligung, z.B. die Beteiligung betreffender Schriftverkehr, Vollmachten und Steuerbescheinigungen sowie Gesellschaftersammelakten, die Adress- und Personendaten enthalten und alle Gesellschafterakten zu einem Gesellschafter zusammenfassen.

Die Mitarbeiter der Deutschen Schiffahrts-Treuhand AG nutzen für ihre tägliche Arbeit in erster Linie ein Treuhandverwaltungsprogramm, wobei es sich um eine Visual Basic-Anwendung mit Anbindung an eine mySQL-Datenbank handelt.

Die Treuhandverwaltung ist das führende System, in das die Doxis-Lösung integriert ist. In der Treuhandverwaltung wird jeder Gesellschafter über eine eindeutige interne Adressnummer identifiziert, über die zukünftig auch im DMS die Verbindung zu den Gesellschafterakten hergestellt werden kann.

Neu hinzukommende Schiffs-, Gesellschafter- und Gesellschaftersammelakten werden dann von den Sachbearbeitern in der Treuhandverwaltung angelegt, die wiederum automatisch das Erstellen der zugehörigen Akte in "Doxis evITA" initiiert. (SER: ra)

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