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Revisionssichere Archivierung

Deutsche Schiffahrts-Treuhand setzt auf elektronische Akten - Langfristiger Verzicht auf Papierakten standen im Vordergrund bei der Entscheidung
Mit "Doxis Archiv" sollen alle Papier- und elektronischen Dokumente revisionssicher abgelegt werden

(01.10.09) - Schiffs- und Gesellschafterakten werden elektronisch bei der Deutschen Schiffahrts-Treuhand AG. Auf Basis des "Doxis Records Management" von SER Solutions Deutschland GmbH führt der Flensburger Treuhänder für Schiffsbeteiligungen ein elektronisches Aktenmanagement ein. Datensicherheit, Unterstützung der operativen Tätigkeit und ein langfristiger Verzicht auf Papierakten standen im Vordergrund bei der Entscheidung.

Im Kontakt mit den Schiffsgesellschaften und Treugebern werden von dem Treuhänder eine Vielzahl von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten erstellt und empfangen, die zurzeit noch in Papierform in Schiffs- und Gesellschafterakten abgelegt und dort manuell recherchiert werden. Dazu gehören z.B. papierbasierte Eingangs- und Ausgangspost, aber auch ein- und ausgehende Outlook-E-Mails, diverse elektronisch in MS Word und MS Excel erstellte Dokumente wie Telefonzettel und Vermerke sowie Serienbriefe z.B. für Rundschreiben.

Mit dem Doxis Archiv sollen nun alle Papier- und elektronischen Dokumente revisionssicher abgelegt (Stichwort: Compliance) und für den elektronischen Zugriff der Sachbearbeiter in drei verschiedenen Aktenarten bereitgestellt werden.

Mit Doxis Records Management werden bei der Deutschen Schiffahrts-Treuhand AG drei Aktentypen elektronisch abgebildet: Schiffsakten mit allen das Schiff betreffenden Dokumenten, pro Schiffsgesellschaft wird eine Schiffsakte angelegt; Gesellschafterakten mit Unterlagen zu einer Beteiligung, z.B. die Beteiligung betreffender Schriftverkehr, Vollmachten und Steuerbescheinigungen sowie Gesellschaftersammelakten, die Adress- und Personendaten enthalten und alle Gesellschafterakten zu einem Gesellschafter zusammenfassen.

Die Mitarbeiter der Deutschen Schiffahrts-Treuhand AG nutzen für ihre tägliche Arbeit in erster Linie ein Treuhandverwaltungsprogramm, wobei es sich um eine Visual Basic-Anwendung mit Anbindung an eine mySQL-Datenbank handelt.

Die Treuhandverwaltung ist das führende System, in das die Doxis-Lösung integriert ist. In der Treuhandverwaltung wird jeder Gesellschafter über eine eindeutige interne Adressnummer identifiziert, über die zukünftig auch im DMS die Verbindung zu den Gesellschafterakten hergestellt werden kann.

Neu hinzukommende Schiffs-, Gesellschafter- und Gesellschaftersammelakten werden dann von den Sachbearbeitern in der Treuhandverwaltung angelegt, die wiederum automatisch das Erstellen der zugehörigen Akte in "Doxis evITA" initiiert. (SER: ra)

Meldungen: Invests

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Tägliche Sicherheitsabläufe vereinfachen
Keeper Security, Anbieterin von Zero-Trust- und Zero-Knowledge-Lösungen zum Schutz von Passwörtern, Passkeys, privilegiertem Zugang und Remote-Verbindungen, veröffentlicht die neue Fallstudie in Zusammenarbeit mit der Anwaltskanzlei Mike Morse Law Firm.
IT-Betrieb nach höchsten IT-Sicherheitsstandards
Mit der vollständigen Migration der IT-Infrastruktur der Rosneft Deutschland GmbH leistet die IT-Dienstleisterin q.beyond einen wichtigen Beitrag, um die Energieversorgung in Deutschland zu gewährleisten. Die Rosneft Deutschland GmbH (RDG) ist eines der größten Mineralölverarbeitungsunternehmen in Deutschland und steht seit September 2022 unter Treuhandverwaltung durch die Bundesnetzagentur.
Robustes Zahlungsverarbeitungssystem
Finastra, Anbieterin von Softwarelösungen und Handelsplätzen für die Finanzindustrie, wurde von LGT ausgewählt, um Instant Payments-Services in Österreich und Liechtenstein einzuführen. Weitere Märkte sollen folgen. LGT wird Finastras Payment-Plattform im Rahmen eines Modellbank-Implementierungsansatzes einführen, um ihre Umsetzung der EU-Vorschriften für Instant Payments voranzutreiben.
Monitoring des Handelsgeschäfts
Actico, Anbieterin von Software zur digitalen Entscheidungsfindung mithilfe von Künstlicher Intelligenz, freut sich, die Bayerische Landesbank bei der Automatisierung des Monitorings von Geschäftstransaktionen zu unterstützen. Die BayernLB ist als fokussierte Spezialbank wichtiger Investitionsfinanzierer für die bayerische und deutsche Wirtschaft.

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Fachartikel

Auch mittelbare Benachteiligungen sind verboten
Schon seit 2006 gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), was insbesondere Arbeitgeber sehr vorsichtig gemacht hat. Etwa indem Stellenanzeigen alle inzwischen mindestens drei Geschlechter ausdrücklich mit "m/w/d" bezeichnen und auch keine Altersvorgaben mehr vorsehen, sowie geschlechtersensible - korrekt gegenderte - Sprache verwenden. Doch haben viele Berufsverbände noch gar nicht erkannt, dass sie gegenüber Mitgliedern und Bewerbern um Mitgliedschaft noch weitere Pflichten aus dem AGG haben, und diese korrespondierend Rechte, analog wie bei Arbeitnehmern.
Digitale Transformation im Finanzsektor
Die digitale Transformation im Finanzsektor schreitet unaufhaltsam voran - und mit ihr wachsen die Anforderungen an die IT-Sicherheit. Mit dem Digital Operational Resilience Act (DORA) hat die EU nun einen wegweisenden Regulierungsrahmen geschaffen, der die digitale Widerstandsfähigkeit von Finanzinstituten stärken soll. Die neue Verordnung betrifft nicht nur Banken und Versicherungen, sondern den gesamten Finanzsektor inklusive dessen kritischer IT-Dienstleister.

Bundestag

Rassismus & Diskriminierungsvorwürfe
Als Unterrichtung (21/750) durch den Polizeibeauftragten des Bundes beim Deutschen Bundestag liegt dessen Tätigkeitsbericht über den Zeitraum vom 1. Juli 2024 bis zum 30. Juni 2025 vor. Danach haben sich im Berichtszeitraum 279 Bürger mit Eingaben, Hinweisen und Anregungen an den Polizeibeauftragten gewandt.
Patientenzentrierte Gesundheitsversorgung
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Gleichstellung als verbindliches Förderkriterium
Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen fordert in einem Antrag (21/790) die Bundesregierung auf, Maßnahmen zu ergreifen, um die Gleichstellung von Frauen und Mädchen im organisierten Sport in Deutschland deutlich zu verbessern.

Bundesarbeitsgericht

Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG)
Ein nach Maßgabe des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) zulässig befristetes Arbeitsverhältnis endet auch dann mit Ablauf der vereinbarten Befristung, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich in den Betriebsrat gewählt worden ist. Benachteiligt der Arbeitgeber allerdings das befristet beschäftigte Betriebsratsmitglied, indem er diesem wegen des Betriebsratsmandats keinen Folgevertrag anbietet, hat das Betriebsratsmitglied einen Anspruch auf den Abschluss des verweigerten Folgevertrags als Schadensersatz.
Betriebratswahlrecht & Führungskräfte
Ein Arbeitnehmer, der mehreren Betrieben desselben Unternehmens angehört, hat bei der Wahl des Betriebsrats in sämtlichen dieser Betriebe das aktive Wahlrecht. Das gilt auch für Führungskräfte in Unternehmen mit einer unternehmensinternen Matrix-Struktur.
Kein Urlaubsverzicht durch Prozessvergleich
Die Parteien streiten über die Abgeltung von sieben Tagen gesetzlichen Mindesturlaubs aus dem Jahr 2023. Der Kläger war bei der Beklagten vom 1. Januar 2019 bis zum 30. April 2023 als Betriebsleiter beschäftigt. Im Jahr 2023 war er von Beginn an bis zur Beendigung seines Arbeitsverhältnisses durchgehend arbeitsunfähig erkrankt und deshalb nicht in der Lage, seinen Urlaub aus diesem Jahr in Anspruch zu nehmen.

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Recht und Ethik im Unternehmen
Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
Whistleblowing: Risiken des KI-Einsatzes
Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance

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Mit dem Ende Februar veröffentlichten Entwurf zur Omnibus-Richtlinie will die EU-Kommission die gerade erst kodifizierten Pflichten zur Transparenz der Unternehmen im Bereich Nachhaltigkeit wieder deutlich reduzieren, um die Unternehmen von Bürokratie zu entlasten. In den vergangenen Heften haben wir in der ZRFC immer wieder über die Entwicklungen berichtet. In diesem Beitrag stellen wir kompakt die Änderungsvorschläge der EU-Kommission zum Bürokratieabbau vor.
HinSchG: Anspruch und Wirklichkeit
Das LAG Niedersachsen konkretisiert mit seinem Urteil vom 11. November 2024 die Voraussetzungen für den Schutz durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Nur wer den vorgeschriebenen Meldeweg einhält, kann sich auf das Gesetz berufen. Ein Urteil mit weitreichenden Folgen für das Verständnis des HinSchG in der Unternehmenspraxis.

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Rechnungslegung & Nachhaltigkeit
Seit der Veröffentlichung des "Omnibus package on Sustainability" herrscht große Verunsicherung aufseiten europäischer Unternehmen: Die Zukunft der Nachhaltigkeitsberichterstattung - und daran knüpfend der "Sustainable Corporate Governance" - ist zeitlich erneut in die Ferne gerückt und hinsichtlich ihrer inhaltlichen Ausgestaltung mit zahlreichen Fragezeichen verbunden. Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen dennoch Entscheidungen dazu treffen, wie sie sich positionieren und welche Schritte sie zur Weiterentwicklung ihres Rechnungswesens setzen wollen.
Rechnungslegung: VSME-Standard
Im Dezember 2024 hat die European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) einen Standard für die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung kapitalmarktferner kleiner und mittelgroßer Unternehmen (VSME Standard) verabschiedet. Damit wird die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung nicht-kapitalmarktorientierter kleiner und mittelgroßer Unternehmen (KMU) innerhalb der Europäischen Union erstmals anhand eines spezifischen Standards konkretisiert.

Zeitschrift Interne Revision

keine Verpflichtungen für Angreifende
Die Kenntnis rund um das Thema Social Engineering erfordert in einem nächsten Schritt ein Wissen bezüglich der konkreten Bedrohungstaktiken und -techniken. Eine ausführliche Darstellung bietet das MITRE- Att@ck-Modell, wobei aus der Gesamtsystematik nur die Angriffsvektoren verwendet werden, die zum Social Engineering passen. Insbesondere sind hier die ersten vier Phasen angesprochen.
DORA-Basispapier
In den ersten drei Teilen dieses Beitrags haben wir einen generellen Überblick über die DORA-Basisverordnung, die speziellen technischen Standards sowie Details zu den Inhalten des Kapitels II (IKT-Risikomanagement), des Kapitels III (Behandlung, Klassifizierung und Berichterstattung IKT-bezogener Vorfälle) und des Kapitels IV (Testen der digitalen operationalen Resilienz) vorgestellt. In diesem Artikel wird nun das letzte Kapitel (Management des IKT-Drittparteienrisikos) näher beleuchtet.

Bundeskartellamt

Bundeskartellamt legt Jahresbericht 2024/25 vor
Der Präsident des Bundeskartellamtes, Andreas Mundt, hat den "Jahresbericht 2024/25" der Behörde vorgestellt. Mundt sagte: "Wettbewerb bleibt der unverzichtbare Treiber unserer marktwirtschaftlichen Ordnung. Wachstum kann nur im offenen Wettbewerb entstehen, der Innovationen fördert und die Wettbewerbsfähigkeit unserer Wirtschaft stärkt. Ob Digitalwirtschaft, Benzinpreise oder Lebensmittel - eine nachhaltige und positive Entwicklung gelingt nur, wenn Unternehmen fair und transparent um die besten Lösungen konkurrieren. Verbraucherinnen und Verbraucher profitieren von Vielfalt, Qualität und fairen Preisen - das ist die Grundlage für eine starke und gerechte Wirtschaft."
Expertenkreis KI und Wettbewerb
Im Rahmen eines Expertenkreises diskutierte das Bundeskartellamt mit ausgewählten Stakeholdern über Fragen der Künstlichen Intelligenz (KI) mit Blick auf Wettbewerb und Wettbewerbsbeschränkungen. Auf Einladung des Amtes nahmen 14 Vertreterinnen und Vertreter von in Deutschland ansässigen Unternehmen und Verbänden teil. Die Unternehmen bilden zusammen wesentliche Teile der KI-Wertschöpfungskette ab und sind sowohl größeren, etablierten Unternehmen als auch kleineren Unternehmen und Start-ups zuzuordnen. Geleitet wurde die Veranstaltung von dem Präsidenten des Bundeskartellamtes, Andreas Mundt, sowie dem Vizepräsidenten Prof. Dr. Konrad Ost.