Sicherheit in dokumentenbasierter Kommunikation
Kreditanstalt für Wiederaufbau bannt Risiko sensibler Inhalte in Office-Dokumenten
"Workshare Protect" reinigt Office-Dokumente der Förderbank von potenziell sensiblen und unsichtbaren Informationen
(14.03.07) - Die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW Bankengruppe) setzt auf Workshare, um Microsoft Office-Dokumente von versteckten und sensiblen Informationen zu bereinigen. Die Software "Workshare Protect" wird bei den rund 3.900 Mitarbeitern der KfW in alle Office-Anwendungen integriert und entfernt auf Mausklick potenziell sensible Daten. Die Lösung zur Verhinderung von Informationslecks (Information Leak Prevention (ILP)) ist nach Herstellerangaben ohne Schulungsaufwand für jeden Office-Nutzer zu bedienen.
Im täglichen Umgang mit digitalen Dokumenten aus Word, Excel und Powerpoint wird oft übersehen, dass sie neben den sichtbaren Inhalten auch versteckte Informationen enthalten. Das können als so genannte Metadaten abgespeicherte Informationen wie Autoren, E-Mail-Adressen, Versionsnummern, Schlagworte oder Speicherverzeichnisse sein. Ebenso heikel ist die "Überarbeiten"-Funktion in Word, die protokolliert, wer an einem Dokument welche Änderungen vorgenommen hat. Ein weiteres Risiko stellen versteckte Excel-Spalten dar, die vertrauliche Finanzinformationen enthalten können. Wenn sie versehentlich an Dritte weitergegeben werden, können solche vertraulichen Angaben zu einem ernsten Sicherheitsproblem werden, nicht nur für Banken.
Die KfW entschloss sich nach einer Testphase mit zwanzig Mitarbeitern für die ILP-Lösung Workshare Protect, um die strengen internen Datenschutzbestimmungen auch im täglichen Umgang mit Office-Dokumenten umzusetzen. Die Software analysiert Dokumente aller Art auf versteckte Daten und sensible Informationen und macht den Anwender gemäß Sicherheitsregeln darauf aufmerksam. Dabei muss der Nutzer seine gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen. Ein Mausklick in der Menüleiste genügt, um das aktuelle Dokument zu prüfen. Sollten sensible Daten gefunden werden, werden sie angezeigt und der Anwender erhält die Option, sie zu löschen oder im Dokument zu belassen.
Workshare Protect integriert nahtlos mit Microsoft Office 2003, das bei der KfW im Rahmen einer unternehmensweiten Migration aller Desktop-Rechner auf Windows XP Service-Pack 2 mit installiert wurde. Nach dem Update ihres Rechners erhielten die Mitarbeiter eine Benachrichtigung der Abteilung PC Management, in der sie über die neuen Funktionen ihres Arbeitsgeräts informiert wurden. Dabei wurde auch auf das Risiko versteckter und sensibler Daten hingewiesen und Workshare als Bereinigungswerkzeug eingeführt. (Workshare: ra)
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