US-Regierung: Tausende Mails verschlampt

Peinliche Compliance-Panne: Automatisiertes Archivierungssystem des Weißen Hauses funktioniert seit dem Jahr 2002 nicht mehr
E-Mail-Archivierung "per Hand": Inkompatibilitäten der Systeme hatten zur Folge, dass die Mitarbeiter sich selbst um die Archivierung kümmern müssen

(07.05.08) - Die IT-Abteilung des Weißen Hauses ist in die Schlagzeilen geraten, nachdem eine Untersuchung des Kongresses aufgedeckt hat, dass auf Grund von Unzulänglichkeiten der IT-Infrastruktur Tausende von E-Mails verlorengegangen sind, die nach geltenden gesetzlichen Vorschriften eigentlich hätten archiviert werden müssten.

Das automatisierte Archivierungssystem des Weißen Hauses funktioniert seit dem Jahr 2002 nicht mehr, als die neu ins Amt gekommene Bush-Regierung das Mail-System von Lotus Notes auf Microsoft Outlook umstellen ließ. Inkompatibilitäten der Systeme hatten zur Folge, dass die Mitarbeiter sich selbst um die Archivierung kümmern müssen. Das wiederum führte zu dem Verlust von Tausenden E-Mails.

Archivierungsspezialist Jürgen Obermann, CEO von GFT inboxx, kommentiert diesen Vorfall:
"Bei den heute zur Verfügung stehenden technischen Möglichkeiten kann man es nur als rückschrittlich bezeichnen, wenn man die Archivierung von sensiblen und kritischen Informationen den Endbenutzern überlässt, insbesondere in einer Organisation, die im Rampenlicht der Öffentlichkeit steht.

Ein solcher Vorfall lässt nicht nur ernsthafte Zweifel an der Wirksamkeit interner Verfahrensweisen der US-Regierung aufkommen. Viel besorgniserregender ist die Tatsache, dass ausgerechnet die Administration, die für Einhaltung der Gesetze zuständig ist, selbst gegen das Gesetz verstößt, indem die Archivierungspflicht der gesamten Korrespondenz vernachlässigt wurde.

Nachdem immer mehr Vorschriften zu beachten sind, ist es besonders wichtig, dass Unternehmen automatisch arbeitende Archivsysteme implementieren, bei denen keine Information verloren gehen kann. Dabei darf man auf keinen Fall dem Benutzer die Verantwortung dafür überlassen, dass die gesamte Korrespondenz vollständig erfasst wird, egal aus welchem E-Mail-System diese stammt. Das ist der einzige Weg, wie man ein nachhaltiges und durchgängiges Dokumenten-Management einer Organisation gewährleisten kann."

Die Dokumentation der Untersuchung des US-Kongresses findet man unter:
http://fas.org/sgp/congress/2008/022608supp.pdf
(inboxx: ra)