Compliance am Arbeitsplatz

1,5 Millionen Euro: Soviel kostet regelwidriges Mitarbeiterverhalten einem durchschnittlichen Unternehmen pro Jahr
Eine Studie von Cypher Learning zeigt, dass HR- und Business-Profis der Meinung sind, dass Richtlinien und Verfahren für den Unternehmenserfolg unerlässlich sind. Gleichwohl stellt die Einhaltung von Richtlinien durch Mitarbeitende ein "großes Problem" dar

Cypher Learning hat eine neue Studie über die Schulung von Mitarbeitenden zur Einhaltung von Vorschriften, Richtlinien und Verfahren am Arbeitsplatz veröffentlicht: The True Cost of Rule Breakers in Workplace Compliance. Die Studie belegt, dass die Nichteinhaltung von Vorschriften Unternehmen im Durchschnitt 1,5 Millionen Euro pro Jahr kostet. Zudem stellt sich heraus, dass die häufigste Ursache für Regelverstöße darin liegt, dass Mitarbeitende entsprechende Regeln nicht kennen oder nicht verstehen. Dennoch wird die Schulung der Mitarbeitenden vergleichsweise stiefmütterlich behandelt.

Die Umfrage unter 400 Personal- und Unternehmensleitern in den USA und im Vereinigten Königreich ergab, dass fast neun von zehn (88 Prozent) der Befragten der Meinung sind, dass ein größeres Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeitenden Geschäftsrisiken verringern würde. Allerdings sind 71 Prozent der Meinung, dass Mitarbeitende die Bedeutung von Richtlinien und Verfahren nicht "verstehen", sodass ihre Verpflichtung ein ständiger Kampf sei. 68 Prozent der Befragten gaben an, dass es ein große Herausforderung sei, Mitarbeitende zur Einhaltung von Richtlinien zu bewegen.

Ebenfalls konnten folgende Feststellungen gemacht werden:
>> Unbekannte Risiken: Fast drei Viertel (71 Prozent) der Befragten halten es für wahrscheinlich, dass Mitarbeitende gegen Regeln verstoßen, wissen es aber oft erst, wenn etwas schief läuft. Richtlinien in den Bereichen Personalwesen, Datenaustausch sowie Gesundheit und Sicherheit sind jene, in denen die Befragten glauben, dass die Mitarbeitenden am ehesten Abstriche machen.

>> Ressourcen- und Zeitmangel: 98 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass die Mitarbeitenden die Richtlinien und Verfahren eher verstehen und einhalten würden, wenn die Schulungen ansprechender wären. Allerdings gaben 87 Prozent an, dass Hindernisse wie Zeitmangel, fehlende finanzielle Mittel und Dringlichkeit sie daran hindern, die Schulungen ansprechender zu gestalten.

>> Ein wachsendes Problem: In den letzten drei Jahren haben Unternehmen Richtlinien und Verfahren zu Themen wie Cybersicherheit, soziale Medien, hybrides Arbeiten, Nachhaltigkeit, Datenmissbrauch und KI erstellt oder aktualisiert. Aber 74 Prozent der Befragten gaben an, dass sie die Richtlinien und Verfahren zwar regelmäßig aktualisieren sollten, aber realistischerweise nicht die Zeit dazu haben.

Dazu sagt Graham Glass, CEO von Cypher Learning: "Von sich ändernden Vorschriften und gesellschaftlichen Normen über die Einführung neuer Technologien bis hin zu aktualisierten Bedrohungslagen – was in einem Jahr noch akzeptabel war oder als vertrauenswürdig galt, ist es im nächsten Jahr vielleicht nicht mehr. Es ist schwierig, ja fast unmöglich, alles Geschehen zu verfolgen. Doch die Nichteinhaltung oder das Fehlen von Richtlinien kann schnell zu Rufschädigung, Verletzungen, Geldstrafen, Umsatz- und Produktivitätseinbußen oder sogar zu rechtlichen Schritten führen. Diese Kosten sind nur die Spitze des Eisbergs. Richtlinienverstöße können stattfinden, ohne dass sie erkannt werden und die Einnahmen schmälern."

Eines der Probleme, die in der Studie hervorgehoben wurden, war der Mangel an Investitionen sowie der fehlende Fokus darauf, Schulungen zu Richtlinien und Verfahren ansprechender zu gestalten. Weniger als die Hälfte (44 Prozent) der Budgets, die für Richtlinien und Verfahren vorgesehen sind, werden für Mitarbeiterschulungen ausgegeben - das entspricht im Durchschnitt nur 105.000 US-Dollar pro Jahr. Gleichzeitig gaben 66 Prozent der Befragten zu, dass Schulungen von Mitarbeitenden oft zu kurz kommen, und 62 Prozent beklagten, dass Schulungen in diesem Bereich "zu den langweiligsten Dingen" gehören, die sie zu erledigen haben.

Auch Folgendes sticht heraus:
>> E-Mail-Updates und Unternehmens-Newsletter (47 Prozent) sind die gängigsten Methoden, um Mitarbeitende über Richtlinien und Verfahren zu informieren.

>> Weniger als die Hälfte (45 Prozent) der Unternehmen führen Online-Schulungen durch. Noch weniger (31 Prozent) erstellen Erklärungsvideos oder interaktive bzw. spielerische Schulungserlebnisse (26 Prozent), um Botschaften zu vermitteln.

>> Nur 56 Prozent der Unternehmen schulen ihre Mitarbeitenden kontinuierlich in Bezug auf Richtlinien. Ganze 65 Prozent geben zu, dass sie die Schulungen während des Einführungsprozesses als "einmalige Informationsabgabe" behandeln.

>> Weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen (44 Prozent) testet das Wissen der Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass sie einen Prozess vollständig verstanden haben, oder klärt sie über den Zweck der einzelnen Richtlinien auf, um das Verständnis zu fördern (45 Prozent).

>> Noch weniger (37 Prozent) stimmen die Richtlinien auf die einzelnen Kompetenzen und Aufgabenbereiche ab, um die Relevanz zu gewährleisten.

Graham Glass, CEO von Cypher Learning, sagt: "Die Risikominderung und die Steigerung des Engagements der Mitarbeitenden gehen Hand in Hand. Es ist erwiesen, dass interaktiveres und ansprechenderes Lernen den Informationserhalt und das Engagement erhöht. Dennoch ist es eine Herausforderung, Zeit und Ressourcen zu finden, um kreativ über Richtlinien und Verfahren nachzudenken. Hier kann KI Abhilfe schaffen, indem sie Teams dabei unterstützt, zeitnahe, relevante und ansprechende Kurse in kürzester Zeit zu erstellen und individuelles Lernen in großem Umfang zu ermöglichen. Durch die Überbrückung von Kompetenz- und Ressourcenlücken gibt KI Teams mehr Zeit, mehr Ressourcen und mehr Freiheit – und das mit bemerkenswerter Effizienz und Wirtschaftlichkeit."

Methodik der Umfrage
Cypher Learning beauftragte Sapio Research, ein externes Forschungsunternehmen, mit der Befragung von 400 Personal- und Unternehmensleitern in den USA und Großbritannien. Ziel der Studie war es, den Pulsschlag der Belegschaft hinsichtlich der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren zu ermitteln. (Cypher Learning: ra)

eingetragen: 20.02.24
Newsletterlauf: 22.04.24

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