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Compliance fortlaufend einhalten

Softwarelizenz-Compliance: Unternehmen unterschätzen das finanzielle Risiko durch Software-Audits
Studie: Viele Unternehmen setzen Software nicht lizenzkonform einsetzen und bei Lizenz-Audits durch die Softwareanbieter hohe Nachzahlungen leisten müssen

(21.05.14) – Viele Unternehmen sind ungewollt Softwarepiraten und müssen häufig hohe nichtbudgetierte Nachzahlungen an die Softwareanbieter leisten – oftmals mehrere Millionen US-Dollar jährlich. Dies zeigt die Studie 2013-14 Key Trends in Software Pricing & Licensing Report von Flexera Software und IDC. Laut Umfrage verwenden 85 Prozent der Unternehmen Software nicht lizenzkonform, 63 Prozent mussten sich in den letzten 18-24 Monaten einem Audit durch einen Softwareanbieter unterziehen (Microsoft war der aggressivste Auditor) und 56 Prozent mussten Nachzahlungen leisten (21 Prozent zahlten eine Million US-Dollar oder mehr).

"Mit Softwarelizenz-Audits stellen Anbieter sicher, dass sie für den Einsatz ihrer Produkte auch bezahlt werden – und das ist völlig legitim. Dennoch sind sich manche CFOs nicht bewusst, dass diese Audits Vertragsbestandteile sind und die entsprechenden Anpassungen der IT-Kosten führen zu unerwarteten Budget-Belastungen", sagt Amy Konary, Research Vice President – Software Licensing and Provisioning bei IDC. "Diese Nachzahlungen können beträchtlich sein. CFOs sollten daher alles Nötige tun, um diese Risiken zu vermeiden. Prozesse und Technologien für das Softwarelizenzmanagement helfen dabei, die Compliance fortlaufend einzuhalten."

Große Unternehmen müssen viele Audits ertragen – oftmals mit schmerzlichem Ausgang
Softwarelizenz-Audits führen zu schwerwiegenden, nichtbudgetierten Nachzahlungen, die zusätzlich zu den normalen Softwarekosten zu entrichten sind. Im letzten Jahr hatten 56 Prozent der Unternehmen Audit-Kosten von 100.000 US-Dollar oder mehr, während fast ein Viertel (21 Prozent) sogar eine Million oder mehr US-Dollar an Nachzahlungen leisten musste. Diese Daten spiegeln einen anhaltenden Trend wider. In der Umfrage von 2012 gab über die Hälfte der Befragten an, dass sie über 100.000 US-Dollar nachzuzahlen hatten, bei24 Prozent war es mehr als eine Million US-Dollar.

Zudem zeigt die Studie, dass insbesondere große Unternehmen mit zahlreichen Audits durch Anbieter von strategischen Anwendungen konfrontiert sind. 63 Prozent der Unternehmen wurden in den letzten 18-24 Monaten auditiert. Dies entspricht in etwa dem Niveau des Jahres 2012, in dem bei 64 Prozent der Unternehmen ein Audit durchgeführt wurde. Bei Firmen mit mehr als drei Milliarden US-Dollar Umsatz berichtet ein Drittel (33 Prozent), dass sie sich drei oder mehr Audits in den letzten 18-24 Monaten unterziehen mussten.

Jeder große Softwareanbieter nutzt Audits, um ausstehende Leistungen von Kunden einzufordern. Dennoch agieren manche Anbieter aggressiver als andere. Beispielweise führte Microsoft – als häufigster Auditor – im letzten Jahr bei 58 Prozent der befragten Unternehmen ein Audit durch. Im Vergleich dazu prüfte Adobe 29 Prozent der Befragten, IBM 23 Prozent, Oracle 21 Prozent, SAP zwölf und Symantec acht Prozent

Die meisten Unternehmen sind aus Versehen Softwarepiraten
Viele Unternehmen verwenden Anwendungen, für die sie – ohne es zu wollen – nicht bezahlt haben. Dieser Fall tritt ein, wenn es versäumt wurde, Prozesse und Technologien zu implementieren, mit denen Softwareinstallationen und -nutzung über alle Umgebungen – on-premises, virtualisiert, mobil und in der Cloud – erfasst und mit den Lizenzbestimmungen abgeglichen werden können. Von den Befragten, die den Compliance-Status ihrer Firma kennen, geben 85 Prozent an, dass nichtkonform genutzte Software zumindest einen Teil ihrer Lizenzkosten ausmacht. Bei 42 Prozent davon nehmen diese Kosten mehr als zehn Prozent der Softwareausgaben ein.

Proaktives Softwarelizenzmanagement senkt Risiken
Bezeichnenderweise sind Unternehmen, die ihre Softwarelizenzen proaktiv verwalten, mit ihren Ergebnissen eher zufrieden als andere. Beispielsweise sind 54 Prozent der Befragten, die spezielle Software für ein automatisiertes Lizenzmanagement verwenden, zufrieden oder sehr zufrieden mit ihren Methoden. Bei Unternehmen, die Lizenzen mit Tools der jeweiligen Softwareanbieter verwalten, sind es nur 31 Prozent. Bei Unternehmen mit eigenentwickelten Lösungen sind es 22 Prozent und bei Unternehmen, die Lizenzen manuell verwalten, etwa mit Tabellenkalkulationen, sind es nur sechs Prozent.

"Audits durch die Softwareanbieter gehören zunehmend zum Alltag – genauso wie hohe nichtbudgetierte Nachzahlungen von Unternehmen an die Anbieter", sagt Jim Ryan, COO von Flexera Software. "Weitsichtige Unternehmen implementieren leistungsstarke Prozesse und Technologien, mit denen sie leichter eine fortlaufende Softwarelizenz-Compliance sicherstellen können. Angesichts der großen Verfügbarkeit dieser Methoden sollten IT-Verantwortliche ihre CFOs nicht mehr mit sechs-, sieben- oder achtstelligen Nachzahlungen überraschen müssen."

Über die Studie "2013-2014 Key Trends in Software Pricing & Licensing"
Seit 2004 erstellt Flexera Software in Zusammenarbeit mit mehreren Branchenpartnern eine Studie zu wichtigen Trends bei Preis- und Lizenzierungsmodellen für Software. An der Studie "2013-14 Key trends in Software Pricing and Licensing" ist die Abteilung "Software Pricing and Licensing" von IDC unter Leitung von Amy Konary – Research Vice President Software Licensing and Provisioning – beteiligt. In der jährlichen Umfrage werden Trends und Best Practices bei Softwarelizenzierung, Preisgestaltung und Durchsetzung beleuchtet. Daran beteiligen sich Hersteller (Softwareanbieter und Hersteller von ‚Intelligent Devices‘) sowie Anwenderunternehmen. Die Studie wird jedes Jahr veröffentlicht. Insgesamt nahmen 1.828 Personen an der Umfrage teil, davon 430 Führungskräfte von Anwenderunternehmen und 1398 Vertreter von Softwareherstellern.
(Flexera Software: ra)

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Meldungen: Studien

Bildungsstand spielt eine Rolle
In Deutschland gehen die Meinungen über generative Künstliche Intelligenz, wie ChatGPT, weit auseinander - Auch die Nutzung im privaten und beruflichen Alltag ist sozial ungleich verteilt. "Diese Unterschiede sind relevant", sagt Professor Florian Stoeckel, der die Studie geleitet hat. "Sie betreffen den Zugang zu Chancen, die digitale Teilhabe und letztlich die Frage, wer die Zukunft mitgestaltet, wenn sich Arbeit und Gesellschaft durch KI verändern."
Soziale Medien werden immer wichtiger
Produkt auspacken, Anwendung zeigen, Marke vorstellen, Stimmen von zufriedenen Kundinnen und Kunden einfangen: Die Inhalte, die Handelsunternehmen auf ihren Social-Media-Profilen ausspielen, sind vielfältig. Trotzdem fällt es fast der Hälfte der deutschen Handelsunternehmen, die über ein solches Profil verfügen, schwer, regelmäßig Inhalte zu posten (46 Prozent). Hand in Hand damit gehen auch die Erstellung interessanter Inhalte, die ein Drittel der Händler als Herausforderung sieht (34 Prozent), und die kontinuierliche Kanalbetreuung bzw. das Community Management, mit dem etwa ein Viertel zu kämpfen hat (23 Prozent).
Finanzinstitute unter Zugzwang
Mit Inkrafttreten der EU-Verordnung zur digitalen operationellen Resilienz (DORA) Mitte Januar 2025 stehen Finanzinstitute unter Zugzwang: Sie müssen ihre IT-Sicherheit aufgrund der herrschenden Gefahrenlage entlang eines Katalogs an Maßnahmen auf einen zeitgemäßen Stand der Technik bringen. Eine aktuelle Studie von Veeam Software, dem weltweit führenden Anbieter für Datenresilienz nach Marktanteil, hat bei betroffenen Organisationen den Status Quo bei der Umsetzung abgefragt. Darin zeigt sich: Eine Mehrheit der deutschen Finanzdienstleister hält die hauseigene Resilienz noch nicht für ausreichend. 95 Prozent der über 100 befragten deutschen Unternehmen sehen noch Verbesserungsbedarf, um die Anforderungen zu erfüllen.
Billig-Händler verschärfen den Wettbewerb
Seit einigen Jahren drängen verstärkt Online-Händler auf den deutschen Markt, die zu Niedrigstpreisen Produkte vor allem aus China importieren. Mehr als drei Viertel der deutschen Händler (78 Prozent) fordern deshalb ein Verbot chinesischer Billig-Marktplätze. Aus Sicht von je neuen von zehn Händlern würden sie häufig gegen das hier geltende Recht verstoßen (92 Prozent) und ihre Produkte enthielten oft potenziell gefährliche Inhaltsstoffe (88 Prozent). Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die 505 Handelsunternehmen ab zehn Beschäftigten in Deutschland befragt wurden.
Cybersicherheit als strategisches Thema
Eine aktuelle Studie von Qualys in Zusammenarbeit mit Dark Reading zeigt: Trotz wachsender Ausgaben und zunehmender Relevanz in Vorstandsetagen bleibt das Cyber-Risikomanagement vieler Unternehmen unausgereift. Der Grund: Der geschäftliche Kontext fehlt.

Bedrohungen durch Mitarbeiter: Risiko steigt Kommunikation mittels Social Media

Fachartikel

Auch mittelbare Benachteiligungen sind verboten
Schon seit 2006 gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), was insbesondere Arbeitgeber sehr vorsichtig gemacht hat. Etwa indem Stellenanzeigen alle inzwischen mindestens drei Geschlechter ausdrücklich mit "m/w/d" bezeichnen und auch keine Altersvorgaben mehr vorsehen, sowie geschlechtersensible - korrekt gegenderte - Sprache verwenden. Doch haben viele Berufsverbände noch gar nicht erkannt, dass sie gegenüber Mitgliedern und Bewerbern um Mitgliedschaft noch weitere Pflichten aus dem AGG haben, und diese korrespondierend Rechte, analog wie bei Arbeitnehmern.
Digitale Transformation im Finanzsektor
Die digitale Transformation im Finanzsektor schreitet unaufhaltsam voran - und mit ihr wachsen die Anforderungen an die IT-Sicherheit. Mit dem Digital Operational Resilience Act (DORA) hat die EU nun einen wegweisenden Regulierungsrahmen geschaffen, der die digitale Widerstandsfähigkeit von Finanzinstituten stärken soll. Die neue Verordnung betrifft nicht nur Banken und Versicherungen, sondern den gesamten Finanzsektor inklusive dessen kritischer IT-Dienstleister.

Bundestag

Abgleich biometrischer Lichtbilder zulässig
Die Bundesregierung hat der Auffassung der Fraktion Die Linke widersprochen, wonach die in Paragraf 15b des Asylgesetzes enthaltende Regelung zum automatisierten Abgleich biometrischer Lichtbilder mit allgemein öffentlich zugänglichen personenbezogenen Daten aus dem Internet nicht mit geltenden Recht vereinbar sei, weil zu diesem Abgleich in der EU nicht zugelassene Systeme mit künstlicher Intelligenz verwendet werden müssten.
Behandlung von Nachhaltigkeitsrisiken
Die Frage von höheren Eigenkapitalanforderungen für Anlagen von Versicherungen und Banken in Aktien und Anleihen mit Bezug zu fossilen Brennstoffen fallen in die Zuständigkeit der Europäischen Union. Darauf verweist die Bundesregierung in ihrer Antwort (21/1068) auf eine Kleine Anfrage der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen (21/818).
Stand zum Emissionshandel für Gebäude und Verkehr
Die Bundesregierung wird ein neues Klimaschutzprogramm vorlegen, das im Zeitraum bis zum Jahr 2030 auch Maßnahmen zur Treibhausgasminderungsquote im Bereich der durch die EU-Lastenverteilungsverordnung (ESR) erfassten Sektoren Gebäude und Verkehr enthalten wird. Die Maßnahmen für das Programm werden derzeit entwickelt. Das geht aus der Antwort (21/1072) der Bundesregierung auf eine Kleine Anfrage (21/762) der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen hervor.

Bundesarbeitsgericht

Frage der Tariffähigkeit des DDN
Nimmt ein Tarifvertrag auf einen anderen Tarifvertrag Bezug, werden die Regelungen des in Bezug genommenen Tarifvertrags inkorporierter Teil des verweisenden Tarifvertrags. Als solcher gelten sie unmittelbar und zwingend zwischen den an den Verweisungstarifvertrag gebundenen Parteien eines Arbeitsvertrags. Das gilt auch für den Fall, dass am Abschluss des in Bezug genommenen Tarifvertrags eine nicht tariffähige Partei beteiligt gewesen sein sollte.
Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG)
Ein nach Maßgabe des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) zulässig befristetes Arbeitsverhältnis endet auch dann mit Ablauf der vereinbarten Befristung, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich in den Betriebsrat gewählt worden ist. Benachteiligt der Arbeitgeber allerdings das befristet beschäftigte Betriebsratsmitglied, indem er diesem wegen des Betriebsratsmandats keinen Folgevertrag anbietet, hat das Betriebsratsmitglied einen Anspruch auf den Abschluss des verweigerten Folgevertrags als Schadensersatz.
Betriebratswahlrecht & Führungskräfte
Ein Arbeitnehmer, der mehreren Betrieben desselben Unternehmens angehört, hat bei der Wahl des Betriebsrats in sämtlichen dieser Betriebe das aktive Wahlrecht. Das gilt auch für Führungskräfte in Unternehmen mit einer unternehmensinternen Matrix-Struktur.

Corporate Compliance Zeitschrift

Recht und Ethik im Unternehmen
Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
Whistleblowing: Risiken des KI-Einsatzes
Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

Zeitschrift Risk, Fraud & Compliance

Befristungsklauseln auch für Compliance-Management
In der öffentlichen Gesetzgebung gibt es immer wieder die Forderung nach und erste Experimente mit befristeten Gesetzen. Regulierungen erhalten dann eine sogenannte Sunset-Klausel, in der die Befristung festgelegt wird. Im Folgenden wird darüber diskutiert, inwiefern befristete Regeln auch für das Compliance-Management innerhalb von Unternehmen sinnvoll sein können.
Darstellung der EU-Ökodesignverordnung
Die Europäische Union hat sich mit dem Green Deal und dem Aktionsplan für die Kreislaufwirtschaft das Ziel gesetzt, den Übergang zu einer nachhaltigen, ressourcenschonenden Wirtschaft systematisch voranzutreiben. Ein zentraler Bestandteil dieser Strategie ist die Regulierung der Umweltverträglichkeit von Produkten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die Verordnung zur Schaffung eines Rahmens für die Festlegung von Ökodesignanforderungen für nachhaltige Produkte (Verordnung (EU) 2024/1781) - nachfolgend als EU-Ökodesignverordnung bezeichnet - soll dabei als grundsätzlicher Rechtsrahmen für nahezu alle physischen Waren auf dem EU-Binnenmarkt dienen und die bisherige Richtlinie 2009/125/EG ersetzen.

Zeitschrift Corporate Governance

Vorgaben zur Anwendung der Taxonomie-VO
Die EU-Kommission hat Anfang Juli 2025 einen neuen delegierten Rechtsakt zur Nachhaltigkeitsberichterstattung erlassen. Damit sollen die bereits existierenden delegierten Verordnungen zur EU-Taxonomie betreffend die Berichterstattung nach Art. 8 und die anzuwendenden technischen Bewertungskriterien modifiziert werden. Ziel ist es, die teils anspruchsvollen Vorgaben zu vereinfachen, um europäische Unternehmen von Bürokratiekosten zu entlasten und damit in ihrer Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Der vorliegende Beitrag gibt einen Überblick über Hintergründe und Inhalte der Veröffentlichung und diskutiert sie im Kontext der Omnibus-Initiative der EU-Kommission.
Doppelte Wesentlichkeitsanalyse nach ESRS
Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) und die European Sustainability Reporting Standards (ESRS) markieren einen Paradigmenwechsel in der Nachhaltigkeitsberichterstattung europäischer Unternehmen. Im Zentrum steht dabei die doppelte Wesentlichkeitsanalyse, durch die Unternehmen relevante Nachhaltigkeitsthemen als Auswirkungen, Risiken und Chancen (IROs) identifizieren und bewerten müssen. Der vorliegende Beitrag untersucht, wie börsennotierte Unternehmen der Industrie "Zyklische Konsumgüter" im DAX, MDAX und SDAX diese Anforderungen im Geschäftsjahr 2024 erstmals freiwillig umgesetzt haben. Grundlage ist eine qualitative und quantitative Analyse der doppelten Wesentlichkeitsanalyse und der IRO-Berichterstattung.

Zeitschrift Interne Revision

Die Mitigation der Bedrohungen
Sofern man verstanden hat, was Social Engineering bedeutet, auf welche verschiedenen Arten es eingesetzt werden kann und wie die Bedrohungstaktiken und deren -techniken funktionieren, ist es an der Zeit, Schwachstellen zu verstehen und ein Abwehrkonzept zu entwickeln. Sowohl das MITRE-Att@ck-Modell als auch das Kontrollrahmenwerk des Center for Internet Security helfen bei der Etablierung und Aufrechterhaltung von Gegenmaßnahmen.
Künstliche Intelligenz in der Internen Revision
Eine technische Entwicklung, die aktuell besonders vielversprechend erscheint, um dem Fachkräftemangel im Bereich Interne Revision entgegenzuwirken, ist künstliche Intelligenz (KI). Im Rahmen einer empirischen Untersuchung wurden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte im Bereich Interne Revision befragt, um den aktuellen Stand des Einsatzes von KI in der Revision zu erheben und potenzielle Einsatzmöglichkeiten zu identifizieren. Derzeit ist KI in der Revision noch nicht flächendeckend im Einsatz, die Einstellung der Revisorinnen und Revisoren zur Thematik ist jedoch positiv. Um den zukünftigen Einsatz von KI in der Internen Revision zu erleichtern, werden praxisorientierte Handlungsempfehlungen abgeleitet, die potenzielle Einsatzmöglichkeiten von KI verdeutlichen.

Bundeskartellamt

Vertikalzusammenschlüsse in digitalen Märkten
Das Bundeskartellamt hat den Erwerb der alleinigen Kontrolle der Salesforce Inc. (Salesforce) über die Informatica Inc. (Informatica) freigegeben. Salesforce mit Sitz in den USA ist der weltweit größte Anbieter von Software für Customer-Relationship-Management (CRM). Informatica, ebenfalls mit Sitz in den USA, ist ein Anbieter von Datenmanagement- und -integrationslösungen, die von vielen Unternehmen aus diversen Branchen genutzt werden, um Daten des Unternehmens zentral zu verarbeiten - zunehmend auch in der Cloud.
Leitplanken des Kartellrechts beachten
Die Open Grid Europe GmbH (OGE), die Betreiberin des größten Gasfernleitungsnetzes in Westdeutschland, plant den Bau einer CO2-Pipeline in Kooperation mit dem ostdeutschen Gasfernleitungsnetzbetreiber ONTRAS Gastransport GmbH (ONTRAS) und eine weitere CO2-Pipeline in Kooperation mit der belgischen Fluxys S.A. (Fluxys). Aufgrund des hohen Investitionsvolumens im einstelligen Milliardenbereich hat OGE das Bundeskartellamt um Hinweise gebeten, falls kartellrechtliche Bedenken gegen die beiden Projekte bestehen.