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Homeoffice: Sicherheitsrisiken für Arbeitgeber

Iron Mountain-Studie: Viele Arbeitgeber tolerieren Verhaltensweisen ihrer Mitarbeiter bei der Arbeit im Homeoffice, die ihre Unternehmensinformationen einem erheblichen Risiko aussetzen
In 73 Prozent der deutschen Unternehmen fehlen entsprechende Compliance-Richtlinien, die das Arbeiten im Homeoffice regeln

(10.10.13) - Eine Studie von Iron Mountain zeigt, dass die Informationen deutscher Unternehmen durch das Verhalten von Mitarbeitern an ihrem Homeoffice-Arbeitsplatz einem erheblichen Risiko ausgesetzt sind. Demnach nutzen 60 Prozent der deutschen Angestellten ihren privaten E-Mail-Account für geschäftliche Belange. Zudem sind die Unterstützung und die Ausstattung vieler Arbeitgeber oftmals nicht ausreichend, um geschäftliche Daten adäquat zu schützen.

Viele Arbeitgeber tolerieren Verhaltensweisen ihrer Mitarbeiter bei der Arbeit im Homeoffice, die ihre Unternehmensinformationen einem erheblichen Risiko aussetzen. So gaben 60 Prozent der deutschen Mitarbeiter an, ihren privaten E-Mail-Accounts zum Senden und Empfangen von Arbeitsdokumenten zu verwenden. 35 Prozent lassen ihre Arbeitsdokumente zu Hause liegen und 21 Prozent entsorgen ihre Geschäftsdokumente im Haushaltsabfall. Ferner arbeitet jeder Zehnte (10 Prozent) von einem öffentlichen Café aus. 7 Prozent benutzt eine unsichere WLAN-Verbindung, um Arbeitsdokumente per E-Mail zu senden und zu empfangen. Diese Verhaltensweisen machen oftmals sensible Geschäftsinformationen für Cyberangriffe oder andere Datenverluste angreifbar.

Fehlende Vorgaben und unzureichende IT-Ausstattung
Die Studie befragte Arbeitnehmer in Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Spanien und den Niederlanden. Sie ergab, dass ein Drittel (33 Prozent) der deutschen Arbeitnehmer mindestens zwei Mal in der Woche von zu Hause aus arbeitet. Allerdings geben nur 25 Prozent der deutschen Unternehmen ihren Mitarbeitern vor, welche Papierakten und elektronischen Daten sie mit nach Hause und welche sie nicht mitnehmen dürfen. In 73 Prozent der deutschen Unternehmen fehlen entsprechende Compliance-Richtlinien, die das Arbeiten im Homeoffice regeln. Immerhin schneidet Deutschland damit noch besser als der Durchschnitt der befragten Länder (83 Prozent) ab.

Für viele Unternehmen ist die Ausrichtung der IT-Infrastruktur das Hauptproblem. Bei 54 Prozent der Arbeitgeber scheitert ein sicheres Arbeiten im Homeoffice an fehlender IT-Ausstattung (PCs, Laptops oder Smartphones) und 67 Prozent stellen keinen sicheren Zugang zum Intranet oder einen virtuellen Desktop zur Verfügung. Weitere 19 Prozent der befragten Unternehmen unterstützen ihre Mitarbeiter generell nicht bei der Heimarbeit.

"Unternehmen lassen zu, dass ihr wertvollster Vermögenswert – nämlich ihre Unternehmensinformationen – die sichere Arbeitsumgebung verlässt und im Homeoffice unkalkulierbaren Risiken ausgesetzt ist. Sind die Informationen erst einmal aus dem Büro, nützt auch das beste Informationsmanagement wie die sichere Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten nichts, wenn der Ausdruck des nächsten Produktkonzepts ungeschreddert im heimischen Papierkorb landet", fügt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain, hinzu. "In diesem Zusammenhang ist es für Unternehmen unerlässlich, das Arbeiten im Homeoffice beziehungsweise den Fernzugriff sicherer zu gestalten. Doch bei Informationssicherheit geht es nicht nur um die IT. Auch das Papier sollte nicht vergessen werden."

Geschäftsführung und Marketing am meisten im Homeoffice tätig
Die Iron Mountain-Studie zeigt auch, dass die Verbreitung von Heimarbeit je nach Tätigkeit variiert. Europaweit arbeiten Geschäftsführer beziehungsweise die Vorstandsebene am häufigsten im Homeoffice. Zwei Drittel (32 Prozent) der befragten Geschäftsführer in Europa gaben an, jeden Tag von zu Hause aus zu arbeiten und weitere 22 Prozent arbeiten zwei- bis viermal pro Woche von den eigenen vier Wänden aus. Ferner ist mehr als ein Drittel (35 Prozent) der europäischen Marketing-Angestellten zwei- bis viermal pro Woche von zu Hause aus tätig, gefolgt von 21 Prozent der IT-Mitarbeiter. Bei Angestellten im Personalwesen oder in der Administration ist die Wahrscheinlichkeit von zu Hause aus zu arbeiten am geringsten.

Iron Mountain empfiehlt Unternehmen folgende Leitlinien, um Mitarbeiter bei der Arbeit im Homeoffice zu unterstützen:
>> Unternehmen sollten klare und praxisorientierte Richtlinien für die Arbeit im Homeoffice aufstellen. Dazu gehören etwa die Beschränkung des E-Mail-Verkehrs auf den sicheren Firmen-E-Mail-Account und die Verwendung eines geschützten Netzwerks bei der Arbeit außerhalb des Büros.

>> Unternehmen sollten Dokumente kennzeichnen, die niemals die sichere Arbeitsstätte verlassen dürfen. Die Arbeit von zu Hause mag für gewisse Tätigkeiten sinnvoll sein, was bestimmte Aufgaben betrifft, sollte eher davon abgesehen werden.

>> Es sollte sichergestellt werden, dass die Homeoffice-Richtlinien den Verantwortungen der Angestellten genüge tragen, wie zum Beispiel die Bereitstellung der nötigen IT-Ausstattung und -Infrastruktur. Im Gegenzug sollten Mitarbeiter Unternehmensinformationen mit der größtmöglichen Sorgfalt behandeln und Best-Practice-Grundsätzen folgen, wie zum Beispiel Dokumente auf sicherem Wege wieder zurück an die Arbeitsstätte bringen.

>> Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter regelmäßig gemäß den Unternehmensrichtlinien aus- beziehungsweise fortbilden und sicherstellen, dass diese Praktiken regelmäßig auf die neuesten Geschäftsstandards hin überprüft werden.

>> Angestellten sollte eine ausreichende IT-Infrastruktur sowie ein sicherer Zugang zum Unternehmensnetzwerk zur Verfügung gestellt werden. Dies bedeutet unter anderem, dass sie diejenigen unternehmensinternen Dokumente, die sie benötigen, sicher senden und empfangen können und sie nicht – wie es oft der Fall ist – vertrauliche Dokumente im Büro ausdrucken müssen, damit sie diese gegebenenfalls im Homeoffice einsehen können.

Über die Studie
Opinion Matters für Iron Mountain. Die Umfrage wurde zwischen 15. April 2013 und 1. Mai 2013 durchgeführt. Stichprobe: 5.021 berufstätige Erwachsene in Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Spanien und den Niederlanden. Davon 1.002 aus Deutschland.

Iron Mountain: Kontakt und Steckbrief

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Meldungen: Studien

Bildungsstand spielt eine Rolle
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Finanzinstitute unter Zugzwang
Mit Inkrafttreten der EU-Verordnung zur digitalen operationellen Resilienz (DORA) Mitte Januar 2025 stehen Finanzinstitute unter Zugzwang: Sie müssen ihre IT-Sicherheit aufgrund der herrschenden Gefahrenlage entlang eines Katalogs an Maßnahmen auf einen zeitgemäßen Stand der Technik bringen. Eine aktuelle Studie von Veeam Software, dem weltweit führenden Anbieter für Datenresilienz nach Marktanteil, hat bei betroffenen Organisationen den Status Quo bei der Umsetzung abgefragt. Darin zeigt sich: Eine Mehrheit der deutschen Finanzdienstleister hält die hauseigene Resilienz noch nicht für ausreichend. 95 Prozent der über 100 befragten deutschen Unternehmen sehen noch Verbesserungsbedarf, um die Anforderungen zu erfüllen.
Billig-Händler verschärfen den Wettbewerb
Seit einigen Jahren drängen verstärkt Online-Händler auf den deutschen Markt, die zu Niedrigstpreisen Produkte vor allem aus China importieren. Mehr als drei Viertel der deutschen Händler (78 Prozent) fordern deshalb ein Verbot chinesischer Billig-Marktplätze. Aus Sicht von je neuen von zehn Händlern würden sie häufig gegen das hier geltende Recht verstoßen (92 Prozent) und ihre Produkte enthielten oft potenziell gefährliche Inhaltsstoffe (88 Prozent). Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die 505 Handelsunternehmen ab zehn Beschäftigten in Deutschland befragt wurden.
Cybersicherheit als strategisches Thema
Eine aktuelle Studie von Qualys in Zusammenarbeit mit Dark Reading zeigt: Trotz wachsender Ausgaben und zunehmender Relevanz in Vorstandsetagen bleibt das Cyber-Risikomanagement vieler Unternehmen unausgereift. Der Grund: Der geschäftliche Kontext fehlt.

Bessere Work-Life-Balance & flexibles Arbeiten Datenschutz darf Geld kosten

Fachartikel

Auch mittelbare Benachteiligungen sind verboten
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Digitale Transformation im Finanzsektor
Die digitale Transformation im Finanzsektor schreitet unaufhaltsam voran - und mit ihr wachsen die Anforderungen an die IT-Sicherheit. Mit dem Digital Operational Resilience Act (DORA) hat die EU nun einen wegweisenden Regulierungsrahmen geschaffen, der die digitale Widerstandsfähigkeit von Finanzinstituten stärken soll. Die neue Verordnung betrifft nicht nur Banken und Versicherungen, sondern den gesamten Finanzsektor inklusive dessen kritischer IT-Dienstleister.

Bundestag

Abgleich biometrischer Lichtbilder zulässig
Die Bundesregierung hat der Auffassung der Fraktion Die Linke widersprochen, wonach die in Paragraf 15b des Asylgesetzes enthaltende Regelung zum automatisierten Abgleich biometrischer Lichtbilder mit allgemein öffentlich zugänglichen personenbezogenen Daten aus dem Internet nicht mit geltenden Recht vereinbar sei, weil zu diesem Abgleich in der EU nicht zugelassene Systeme mit künstlicher Intelligenz verwendet werden müssten.
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Stand zum Emissionshandel für Gebäude und Verkehr
Die Bundesregierung wird ein neues Klimaschutzprogramm vorlegen, das im Zeitraum bis zum Jahr 2030 auch Maßnahmen zur Treibhausgasminderungsquote im Bereich der durch die EU-Lastenverteilungsverordnung (ESR) erfassten Sektoren Gebäude und Verkehr enthalten wird. Die Maßnahmen für das Programm werden derzeit entwickelt. Das geht aus der Antwort (21/1072) der Bundesregierung auf eine Kleine Anfrage (21/762) der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen hervor.

Bundesarbeitsgericht

Frage der Tariffähigkeit des DDN
Nimmt ein Tarifvertrag auf einen anderen Tarifvertrag Bezug, werden die Regelungen des in Bezug genommenen Tarifvertrags inkorporierter Teil des verweisenden Tarifvertrags. Als solcher gelten sie unmittelbar und zwingend zwischen den an den Verweisungstarifvertrag gebundenen Parteien eines Arbeitsvertrags. Das gilt auch für den Fall, dass am Abschluss des in Bezug genommenen Tarifvertrags eine nicht tariffähige Partei beteiligt gewesen sein sollte.
Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG)
Ein nach Maßgabe des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) zulässig befristetes Arbeitsverhältnis endet auch dann mit Ablauf der vereinbarten Befristung, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich in den Betriebsrat gewählt worden ist. Benachteiligt der Arbeitgeber allerdings das befristet beschäftigte Betriebsratsmitglied, indem er diesem wegen des Betriebsratsmandats keinen Folgevertrag anbietet, hat das Betriebsratsmitglied einen Anspruch auf den Abschluss des verweigerten Folgevertrags als Schadensersatz.
Betriebratswahlrecht & Führungskräfte
Ein Arbeitnehmer, der mehreren Betrieben desselben Unternehmens angehört, hat bei der Wahl des Betriebsrats in sämtlichen dieser Betriebe das aktive Wahlrecht. Das gilt auch für Führungskräfte in Unternehmen mit einer unternehmensinternen Matrix-Struktur.

Corporate Compliance Zeitschrift

Recht und Ethik im Unternehmen
Wenn man sich vertieft mit dem Themenkomplex Ethik im Unternehmen auseinandersetzt, so gerät man bisweilen in einen dynamischen Diskurs. Kernfragen sind, wie Ethik und Recht (auch innerbetriebliches Recht) im Verhältnis zueinander stehen und wie eine Organisation Recht und Ethik bestmöglich vermitteln kann? Gemeinsam haben Recht und Ethik, dass sie Steuerungsinstrumente für individuelles Handeln und die Entwicklung gesellschaftlicher wie unternehmensbezogener Prozesse sind. Beide werden auch oftmals als selbständige Rechtskreise definiert, deren Konnex schwerlich herzustellen sei.
Whistleblowing: Risiken des KI-Einsatzes
Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

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Die Europäische Union hat sich mit dem Green Deal und dem Aktionsplan für die Kreislaufwirtschaft das Ziel gesetzt, den Übergang zu einer nachhaltigen, ressourcenschonenden Wirtschaft systematisch voranzutreiben. Ein zentraler Bestandteil dieser Strategie ist die Regulierung der Umweltverträglichkeit von Produkten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die Verordnung zur Schaffung eines Rahmens für die Festlegung von Ökodesignanforderungen für nachhaltige Produkte (Verordnung (EU) 2024/1781) - nachfolgend als EU-Ökodesignverordnung bezeichnet - soll dabei als grundsätzlicher Rechtsrahmen für nahezu alle physischen Waren auf dem EU-Binnenmarkt dienen und die bisherige Richtlinie 2009/125/EG ersetzen.

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Vorgaben zur Anwendung der Taxonomie-VO
Die EU-Kommission hat Anfang Juli 2025 einen neuen delegierten Rechtsakt zur Nachhaltigkeitsberichterstattung erlassen. Damit sollen die bereits existierenden delegierten Verordnungen zur EU-Taxonomie betreffend die Berichterstattung nach Art. 8 und die anzuwendenden technischen Bewertungskriterien modifiziert werden. Ziel ist es, die teils anspruchsvollen Vorgaben zu vereinfachen, um europäische Unternehmen von Bürokratiekosten zu entlasten und damit in ihrer Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Der vorliegende Beitrag gibt einen Überblick über Hintergründe und Inhalte der Veröffentlichung und diskutiert sie im Kontext der Omnibus-Initiative der EU-Kommission.
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Zeitschrift Interne Revision

Die Mitigation der Bedrohungen
Sofern man verstanden hat, was Social Engineering bedeutet, auf welche verschiedenen Arten es eingesetzt werden kann und wie die Bedrohungstaktiken und deren -techniken funktionieren, ist es an der Zeit, Schwachstellen zu verstehen und ein Abwehrkonzept zu entwickeln. Sowohl das MITRE-Att@ck-Modell als auch das Kontrollrahmenwerk des Center for Internet Security helfen bei der Etablierung und Aufrechterhaltung von Gegenmaßnahmen.
Künstliche Intelligenz in der Internen Revision
Eine technische Entwicklung, die aktuell besonders vielversprechend erscheint, um dem Fachkräftemangel im Bereich Interne Revision entgegenzuwirken, ist künstliche Intelligenz (KI). Im Rahmen einer empirischen Untersuchung wurden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte im Bereich Interne Revision befragt, um den aktuellen Stand des Einsatzes von KI in der Revision zu erheben und potenzielle Einsatzmöglichkeiten zu identifizieren. Derzeit ist KI in der Revision noch nicht flächendeckend im Einsatz, die Einstellung der Revisorinnen und Revisoren zur Thematik ist jedoch positiv. Um den zukünftigen Einsatz von KI in der Internen Revision zu erleichtern, werden praxisorientierte Handlungsempfehlungen abgeleitet, die potenzielle Einsatzmöglichkeiten von KI verdeutlichen.

Bundeskartellamt

Vertikalzusammenschlüsse in digitalen Märkten
Das Bundeskartellamt hat den Erwerb der alleinigen Kontrolle der Salesforce Inc. (Salesforce) über die Informatica Inc. (Informatica) freigegeben. Salesforce mit Sitz in den USA ist der weltweit größte Anbieter von Software für Customer-Relationship-Management (CRM). Informatica, ebenfalls mit Sitz in den USA, ist ein Anbieter von Datenmanagement- und -integrationslösungen, die von vielen Unternehmen aus diversen Branchen genutzt werden, um Daten des Unternehmens zentral zu verarbeiten - zunehmend auch in der Cloud.
Leitplanken des Kartellrechts beachten
Die Open Grid Europe GmbH (OGE), die Betreiberin des größten Gasfernleitungsnetzes in Westdeutschland, plant den Bau einer CO2-Pipeline in Kooperation mit dem ostdeutschen Gasfernleitungsnetzbetreiber ONTRAS Gastransport GmbH (ONTRAS) und eine weitere CO2-Pipeline in Kooperation mit der belgischen Fluxys S.A. (Fluxys). Aufgrund des hohen Investitionsvolumens im einstelligen Milliardenbereich hat OGE das Bundeskartellamt um Hinweise gebeten, falls kartellrechtliche Bedenken gegen die beiden Projekte bestehen.