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Datenvorratshaltung und eDiscocery

Umfrage zu Information Retention und eDiscovery: Unternehmen haben Regeln zur Datenvorratshaltung, setzen sie aber nicht um
Die Umfrage bestätigt auch, dass Firmen Informationen länger als nötig speichern und sie innerhalb der rechtlichen Aufbewahrungspflichten eher als Sicherungskopie in Backups als in Archiven für Legal Holds bereithalten

(07.02.13) - Planvoll, aber noch nicht vollständig in die Praxis umgesetzt – das sind Datenvorratshaltung und eDiscocery in deutschen Firmen, wie die Symantec Studie "2012 Information Retention and eDicovery Survey" darlegt. Die Erhebung untersucht, wie Unternehmen ihre wachsenden Datenbestände (Electronically Stored Information, ESI) verwalten und wie sie auf eventuelle eDiscovery-Anfragen vorbereitet sind. Die Untersuchung von weltweit 500, davon hundert deutschen Organisationen ergab, dass der Prozentsatz deutscher Unternehmen, die keinen formellen Plan für die Datenlagerung haben, seit der Umfrage von 2011 zurückging. Trotz dieser Verbesserung haben viele Firmen aber Probleme, diese Pläne auch umzusetzen: So berichtet nur ein Fünftel der befragten Betriebe, dass ihre Prozesse auch vollständig in Kraft getreten sind.

Fehlende Umsetzung ist für Unternehmen riskant
Während 46 Prozent der teilnehmenden Firmen an dezidierten Plänen zur Datenvorratshaltung arbeiten, haben nur 19 Prozent diese Pläne auch wirklich umgesetzt. Der Grund dafür: Die gefühlten Kosten für die Implementierung sorgen für Verzögerung. Nur zehn Prozent der Firmen haben laut der Umfrage keinerlei Regeln aufgestellt und auch nicht vor, dies zu tun. Dieser Wert hat sich seit 2011 verringert, liegt allerdings leicht über dem weltweiten Durchschnitt von sieben Prozent.

Die befragten Unternehmen erhielten durchschnittlich 31 Anfragen nach ESI. Die Tatsache, dass sie in 35 Prozent (36 Prozent in 2011) der Fälle die angeforderten Daten nicht oder nur unvollständig liefern konnten, ist besorgniserregend. Tritt ein solcher Fall auf, ist das Überleben des Unternehmens gefährdet. Eine Konsequenz ist für 43 Prozent der Firmen, dass sie keine schnellen Entscheidungen mehr treffen könnten. Als weitere mögliche Auswirkungen wurden Imageverlust, eine geschwächte Position in juristischen Auseinandersetzungen, Strafzahlungen, größere Angriffsfläche für Rechtsstreitigkeiten und strafrechtliche Maßnahmen angegeben.

"Auch wenn erfreulicherweise die Zahl der Firmen ohne Pläne zur Datenverwaltung abnimmt, zeigt die Untersuchung, dass viele Unternehmen ihre Prozesse noch immer nicht umgesetzt und ausreichend finanziert haben", so Mario Hoffmann, Principal Pre-Sales Specialist bei Symantec. "Bei zunehmenden Anfragen zu ESI und steigenden Fehlerzahlen bei der Beantwortung riskieren sie allerdings langfristig wesentlich höhere Kosten."

Keine Verbesserung bei der Kluft zwischen Realität und Wahrnehmung
Weiterhin ist ein großer Unterschied zwischen den Annahmen zur Datenaufbewahrung und den tatsächlichen Aktivitäten zu beobachten. 75 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass ein ordentlich umgesetzter Plan ihnen erlaubt, gefahrlos Dateien zu löschen. Tatsächlich bewahren aber 35 Prozent der Unternehmen ihre Backups unbegrenzt auf. Hier gibt es keine Veränderung zum Vorjahr. Hinzu kommt, dass Daten andererseits oft ohne Rücksicht auf geltende Aufbewahrungsregeln gelöscht werden.

Die häufigsten Probleme durch unnötig lange aufbewahrte Daten sind: wachsende Ausgaben für Speicherung, Analyse und Begutachtung (41 Prozent), steigende Gefahr, dass Daten von Unbefugten abgerufen werden (41 Prozent), unbeabsichtigt zugänglich gemachte Informationen für zukünftige Rechtsstreitigkeiten (21 Prozent) sowie negativer Einfluss auf tatsächliche und potenzielle gerichtliche Auseinandersetzungen (17 Prozent).

Die Umfrage bestätigt auch, dass Firmen Informationen länger als nötig speichern und sie innerhalb der rechtlichen Aufbewahrungspflichten eher als Sicherungskopie in Backups als in Archiven für Legal Holds bereithalten. Das reduziert die Effizienz bei ESI-Anfragen. 36 Prozent der in Unternehmen gespeicherten Daten müssten nicht gespiegelt werden. Die Befragten sagten, dass ebenfalls 36 Prozent der Backup-Daten aus Gründen des Prozessrisikos gar nicht aufbewahrt werden sollten.

Mehr als die Hälfte der Unternehmen hebt Daten unbegrenzt auf: 57 Prozent löschen niemals Daten aus ihrem Backup-Speicher, der für die Erfüllung der rechtlichen Aufbewahrungsfristen vorgesehen ist. Diese Rate lag 2011 noch bei 42 Prozent und verschlechtert sich. Noch dazu führen 89 Prozent der Firmen routinemäßig Legal Holds in ihren Backups durch, auf die nicht auf dieselbe Art und Weise wie auf Archive zugegriffen werden kann.

Die Mehrheit der Unternehmen ist von Gesetzen zum Datenschutz betroffen
Erwartungsgemäß haben Datenschutzgesetze und -regulierungen spürbaren Einfluss auf Unternehmen – so gaben 50 Prozent der befragten Organisationen an, dass diese Vorgaben ihre Pläne zur Archivierung und eDiscovery beeinträchtigen. Jedoch gibt es weitere Gründe, warum sie elektronische Daten sammeln: Rechtsstreitigkeiten (66 Prozent), interne Untersuchungen (49 Prozent) und interne Compliance-Projekte (44 Prozent), Erfüllung von internationalen (44 Prozent) und nationalen (42 Prozent) Gesetzen, behördliche Anfragen und Untersuchungen (43 Prozent) und öffentliche Informationsanfragen (35 Prozent).

Empfehlungen: Im Folgenden einige Empfehlungen für Unternehmen, um Prozesse zur Datenarchivierung effizienter umzusetzen:

>> Eine vertretbare Regelung zum Löschen von Daten: Im Vertrauen auf verlässliche Prozesse können Unternehmen leichter Daten löschen.
Weniger Regeln sind mehr: Das verbessert die Aussichten für erfolgreiche Informationsverwaltung. Am Ausgangspunkt werden unnötige Dateien gelöscht, dann Compliance-Mindestfristen für die Aufbewahrung festgelegt. Zusätzliche Regeln lassen sich bei Bedarf später ergänzen.
>> Automatisierte Prozesse für Datenschutz, -vorratshaltung und -Compliance: Wenn Regeln automatisch angewandt werden, reduzieren sie nicht nur die Gefahr von inkonsistenter Umsetzung, sondern auch von ungewolltem Zugriff auf und Verbreitung von Informationen.
>> Implementierung einer Lösung für rechtliche Aufbewahrungspflichten, die Verfallsregeln überstimmen kann: Vereinheitlichte eDiscovery-Lösungen, mit denen sich Legal Holds unkompliziert umsetzen lassen und Aufbewahrungsfristen überschrieben werden können. Das verhindert willkürliche Löschung sowie Rechtsstrafen.
>>Für langfristige Aufbewahrung kommen Sicherheitskopien nicht in Betracht: Backups dienen zur Wiederherstellung, Archive zum Auffinden von Daten. Unternehmen sollten Archivierungslösungen einsetzen, um schnell und einfach auf Suchanfragen für elektronische Daten zu reagieren.
(Symantec: ra)

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Ein nach Maßgabe des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) zulässig befristetes Arbeitsverhältnis endet auch dann mit Ablauf der vereinbarten Befristung, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich in den Betriebsrat gewählt worden ist. Benachteiligt der Arbeitgeber allerdings das befristet beschäftigte Betriebsratsmitglied, indem er diesem wegen des Betriebsratsmandats keinen Folgevertrag anbietet, hat das Betriebsratsmitglied einen Anspruch auf den Abschluss des verweigerten Folgevertrags als Schadensersatz.
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Internationale Konzerne stehen beim Aufbau rechtssicherer und zugleich effizienter Hinweisgebersysteme vor komplexen Herausforderungen - etwa durch divergieren- de Rechtsordnungen, kulturelle Unterschiede oder limitiert verfügbare Ressourcen. Künstliche Intelligenz (KI) kann in diesem Kontext substanzielle Effizienzgewinne ermöglichen, sei es bei der Analyse großer Datenmengen, der Priorisierung von Hinweisen oder in der Begleitung interner Untersuchungen.

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Sofern man verstanden hat, was Social Engineering bedeutet, auf welche verschiedenen Arten es eingesetzt werden kann und wie die Bedrohungstaktiken und deren -techniken funktionieren, ist es an der Zeit, Schwachstellen zu verstehen und ein Abwehrkonzept zu entwickeln. Sowohl das MITRE-Att@ck-Modell als auch das Kontrollrahmenwerk des Center for Internet Security helfen bei der Etablierung und Aufrechterhaltung von Gegenmaßnahmen.
Künstliche Intelligenz in der Internen Revision
Eine technische Entwicklung, die aktuell besonders vielversprechend erscheint, um dem Fachkräftemangel im Bereich Interne Revision entgegenzuwirken, ist künstliche Intelligenz (KI). Im Rahmen einer empirischen Untersuchung wurden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte im Bereich Interne Revision befragt, um den aktuellen Stand des Einsatzes von KI in der Revision zu erheben und potenzielle Einsatzmöglichkeiten zu identifizieren. Derzeit ist KI in der Revision noch nicht flächendeckend im Einsatz, die Einstellung der Revisorinnen und Revisoren zur Thematik ist jedoch positiv. Um den zukünftigen Einsatz von KI in der Internen Revision zu erleichtern, werden praxisorientierte Handlungsempfehlungen abgeleitet, die potenzielle Einsatzmöglichkeiten von KI verdeutlichen.

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Vertikalzusammenschlüsse in digitalen Märkten
Das Bundeskartellamt hat den Erwerb der alleinigen Kontrolle der Salesforce Inc. (Salesforce) über die Informatica Inc. (Informatica) freigegeben. Salesforce mit Sitz in den USA ist der weltweit größte Anbieter von Software für Customer-Relationship-Management (CRM). Informatica, ebenfalls mit Sitz in den USA, ist ein Anbieter von Datenmanagement- und -integrationslösungen, die von vielen Unternehmen aus diversen Branchen genutzt werden, um Daten des Unternehmens zentral zu verarbeiten - zunehmend auch in der Cloud.
Leitplanken des Kartellrechts beachten
Die Open Grid Europe GmbH (OGE), die Betreiberin des größten Gasfernleitungsnetzes in Westdeutschland, plant den Bau einer CO2-Pipeline in Kooperation mit dem ostdeutschen Gasfernleitungsnetzbetreiber ONTRAS Gastransport GmbH (ONTRAS) und eine weitere CO2-Pipeline in Kooperation mit der belgischen Fluxys S.A. (Fluxys). Aufgrund des hohen Investitionsvolumens im einstelligen Milliardenbereich hat OGE das Bundeskartellamt um Hinweise gebeten, falls kartellrechtliche Bedenken gegen die beiden Projekte bestehen.