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Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung

VOI gründet neues Competence Center "Electronic Invoice Management"
Orientierung in Fragen rund um die Neuregelungen zur elektronischen Rechnung

(15.08.12) - Im VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. wurde das neue Competence Center "Electronic Invoice Management" (CC-EIM) gegründet. Aktueller Anlass ist die jüngst erfolgte abschließende Änderung des USt-Anwendungserlasses zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung (BMF-Schreiben vom 02. Juli 2012). Vor diesem Hintergrund ist es das Ziel des Competence Centers, Fragestellungen im Bereich des elektronischen Rechnungsmanagement fachlich aufzubereiten sowie Empfehlungen für Architekturen, Schnittstellen und Betriebskonzepte zu geben oder entsprechende Definitionen zu erarbeiten.

Das betriebliche Rechnungsmanagement gehört zu den Top-Verwaltungsprozessen in Unternehmen aller Größenordnungen. Diese können Kosten in der Größenordnung von 1 bis 2 Prozent ihres Umsatzes senken, so zeigen Projektergebnisse, wenn von papiergebundenen auf elektronische und automatisierte Rechnungsprozesse umgestellt wird. Die durch die neue Gesetzgebung entstandene Vereinfachung bei der elektronischen Rechnungsstellung bietet dafür eine wichtige Voraussetzung.

In diesem Zusammenhang gibt es noch viele ungeklärte Fragen, wie die Rechnungsverarbeitung künftig in der Praxis aussehen kann. Um die richtigen Antworten zu geben, wurde das CC-EIM eingerichtet - als Forum und Austauschplattform für Anwender, Lösungsanbieter und Berater, die dort zusammenarbeiten und Erfahrungen austauschen können. Marcus Hartmann, Vorstand der Oxseed AG und Leiter des Competence Centers, sagte: "Diverse Institutionen und Initiativen beschäftigen sich im deutschsprachigen Raum mit Teilaspekten des elektronischen Rechnungsmanagements; bisher ist es jedoch keiner Gruppierung gelungen, sich dieses Themas ganzheitlich und übergreifend anzunehmen - von der Erstellung der elektronischen Ausgangsrechnung beim Rechnungsversender bis zur Archivierung der gezahlten Rechnung beim Rechnungsempfänger."

Dieses Know-how wird künftig im CC-EIM gebündelt. Die Ansiedlung des Gremiums innerhalb des VOI ist insofern konsequent, als dass das Managen von Rechnungen in erster Linie eine Disziplin des Dokumenten-Managements ist. Wie keine andere Institution bietet der VOI über seine Mitglieder derzeit so viel fachliches Know-how zum Thema "Dokumente in Geschäftsprozessen". Gleichzeitig wird das CC-EIM den engen Kontakt mit anderen Initiativen, Institutionen und Interessengemeinschaften im Bereich der elektronischen Rechnungsverarbeitung pflegen, kündigt Hartmann an. Interessierte, auch Nicht-VOI-Mitglieder, sind zur Mitarbeit im CC-EIM herzlich eingeladen.

In Kürze wird das Competence Center ein erstes Whitepaper zum Thema herausgeben. In der Vorbereitung ist außerdem ein umfangreiches Kompendium "Elektronisches Rechnungsmanagement" für Ende 2012. Weiterhin wird sich das Gremium an der Definition eines Standardformates für den strukturierten Rechnungsaustausch beteiligen, vor allem vor dem Hintergrund der Anforderungen des BMF-Schreibens bzgl. der Lesbarkeit elektronischer Rechnungen.

Gründungsmitglieder des CC-EIM sind Hans Baumeister, Senior Manager Business Development der BancTec GmbH, Axel Janhoff, Geschäftsführer der Mentana-Claimsoft GmbH, Peter Ortmanns, Leiter Partnermarketing der I.R.I.S. AG, Jörg Rogalla, Bereichsleiter ECM bei der C:1 Solutions GmbH und Jan Soose, Vorstand des FMI e.V. und Marcus Hartmann, Vorstand der Oxseed AG. Zum Leiter des Competence Centers wurde Marcus Hartmann gewählt, seine Vertretung übernimmt Jörg Rogalla. (VOI: ra)

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