E-Mail- und Dokumentenarchivierung

Jerry Artishdad demonstriert Appliance-Konzept zur gerichtsfesten Archivierung - 4-Augen-Prinzip ergänzt Sicherheitsmerkmale
Um Unternehmen bei der rechtssicheren Archivierung zu unterstützen, hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie einen Leitfaden herausgegeben

(03.01.08) - Jerry Artishdad, Managing Director bei Artec, hat im Rahmen der Fachkonferenz "Rechtssichere elektronische Archivierung: Scannen, Konvertieren, Archivieren" des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie die Appliance EMA vorgestellt. Im Mittelpunkt des Vortrages "Transformationen im E-Commerce" stand das mit der Appliance verfolgte Konzept zur gerichtsfesten E-Mail- und Dokumenten-Archivierung. Um Unternehmen bei der rechtssicheren Archivierung zu unterstützen, hat das Bundesministerium jetzt auch einen Leitfaden herausgegeben. "EMA", die Appliance des Business-Continuity-Spezialisten Artec, berücksichtigt die darin aufgestellten Anforderungen schon jetzt.

EMA garantiert die Unveränderbarkeit der archivierten Inhalte und versetzt Anwender in die Lage, einen gerichtsverwertbaren Nachweis über die Authentizität ihrer Daten zu führen. Die Appliance ist in verschiedenen Versionen verfügbar und erlaubt auch kleinen und mittleren Unternehmen einen effizienten Einstieg zur gerichtsfesten Dokumentenarchivierung.

Das Gerät archiviert alle ein- und ausgehenden sowie internen Mails, und zwar auch für Lotus Notes. Im Gegensatz zu anderen Lösungen trennt die Archive Appliance E-Mails nicht in die Bestandteile Header, Body und Anhänge, sondern archiviert sie als Ganzes. Ein weitreichendes Datensicherungskonzept rundet die Lösung ab. Mithilfe von digitalen Zeit- und Datumsstempeln signiert EMA sämtliche Dokumente und verschlüsselt sie anschließend im AES-Verfahren (Advanced Encryption Standard) mit 128 Bit als Fixed Content. Selbst Systemadministratoren können die archivierten Inhalte dann nicht mehr verändern. Ferner erhalten Anwender so die Möglichkeit, einen gerichtsverwertbaren Nachweis über die Authentizität der archivierten Daten anzutreten.

Mit den von Artec patentierten Print-to-Archive- und Scan-to-Archive-Funktionalitäten haben Benutzer die Möglichkeit, elektronische Dokumente direkt bei einem Druck- oder Scanvorgang in das elektronische Archiv zu verschieben. Dazu müssen lediglich ein oder mehrere Drucker beziehungsweise Scanner als "Archivierungsgeräte" bestimmt werden. Zusätzliche Änderungen an vorhandener Software- oder Hardware sind nicht notwendig.

Darüber hinaus ergänzt Artec mit dem 4-Augen-Prinzip die bereits vorhandenen Sicherheitsmerkmale. Damit lassen sich die Vergabe und Verwaltung von Administratorenrechten definieren. Bei der Konfiguration von EMA können Benutzer dabei festlegen, welche Vorgänge nicht von einer einzelnen Person ausgeführt werden dürfen.

Ferner kann man einem Benutzer mit eingeschränkten Rechten durch Hinzuziehen eines Administrators temporär erweiterte Rechte einräumen.
Eine detaillierte Rechteübersicht verschafft Anwendern dabei immer die Möglichkeit zu erfahren, welche Rechte sie gegenwärtig besitzen.
Mit komfortablen Suchfunktionalitäten bietet EMA Anwendern zudem die Gelegenheit, benötigte Inhalte schnell wiederzufinden und bei Bedarf wiederherzustellen.
(Artec: ra)