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GDPdU-konforme Archivierung


IDEA-Modul ermöglicht Datenträgerüberlassung von archivierten Datenbankinformationen
"Chronos" sorgt für Compliance: Die Datenträgerüberlassung nach Z3 ist bei steuerrechtlichen sowie zollrelevanten Daten bei der Betriebsprüfung Standard


(06.10.10) - Die Datenbankarchivierungslösung "Chronos" unterstützt bei Betriebsprüfungen jetzt neben Z1 und Z2 zusätzlich auch die Datenträgerüberlassung nach Z3. GDPdU-konforme Archivierung ist nicht nur bei E-Mails und Dokumenten ein Thema, sondern auch bei Datenbankinhalten. Die CSP GmbH & Co. KG hat hierfür die Anforderungen des Marktes in einem neuen IDEA-Modul für Chronos umgesetzt.

Die Lösung stellt ausgewählte Daten für Wirtschaftsprüfer oder für den Zoll per Datenträgerüberlassung für die Prüfsoftware IDEA einfach und schnell zur Verfügung.

Gerade selbstentwickelte Applikationen (so genannte Custom Applications) erfüllen in vielen Unternehmen Spezialaufgaben. In den meisten Fällen fehlt aber eine Schnittstelle zu IDEA, da diese bei Projektbeginn nicht eingeplant ist.

Mit Chronos lässt sich mit wenig Aufwand die GDPdU-konforme Datenträgerüberlassung in die bestehenden Anwendungen integrieren. Chronos entlastet die Produktivdatenbank und vereinfacht die Einhaltung von Compliance-Anforderungen: Unternehmen profitieren von der revisionssicheren Ablage der Datenbankinhalte und der unkomplizierten Möglichkeit zur Datenträgerüberlassung. Die Datenträgerüberlassung nach Z3 ist bei steuerrechtlichen sowie zollrelevanten Daten bei der Betriebsprüfung Standard.

Sowohl beim unmittelbaren als auch beim mittelbaren Zugriff (Z1 und Z2) ist ein hoher personeller Aufwand nötig. Für die Datenträgerüberlassung hingegen erstellt der Archiv-Administrator bereits im Vorfeld eine Suchabfrage für steuerrechtliche oder zollrelevante Daten. Diese Abfrage führt er bei Anforderung durch die Behörden als IDEA-Export durch.

Chronos erstellt daraufhin eine komprimierte Datei, die die Meta- und Nutzdaten in XML- beziehungsweise CSV-Dateien enthält. Diese Dateien werden dem Prüfer auf einem Datenträger (zum Beispiel DVD) zur Verfügung gestellt.

Nach umfangreichen Tests der Lösung Chronos bestätigte Audicon, Hersteller der Prüfsoftware IDEA: "Die gelieferte Datenträgerüberlassung ist technisch konform mit dem Beschreibungsstandard nach GDPdU. Ein Import ist ohne Probleme möglich."

"Die meisten Nutzer befürchten bei der Archivierung, dass ein Zugriff auf die Daten nicht oder nur sehr umständlich möglich sei. Das ist bei Chronos nicht der Fall", stellt Stefan Brandl, Produktmanager Datenbankarchivierung bei CSP, klar. "Unsere Kunden nutzen bereits Schnittstellen, um die archivierten Informationen direkt im Livesystem anzuzeigen.

Mit der Erweiterung von Chronos um das IDEA-Modul können sie jetzt auch die Datenträgerüberlassung in Kombination mit der Datenbankarchivierung nutzen. Die integrierte IDEA-Schnittstelle erleichtert für unsere Kunden die Datenträgerüberlassung enorm."

Das Akronym IDEA steht für "Interactive Data Extraction and Analysis". Das Bundesfinanzministerium entwickelte die Software für die bundeseinheitliche Außenprüfung. Auch die deutsche Zollverwaltung verwendet diese Software.

Beim unmittelbaren Datenzugriff (Z1) liest der Prüfer direkt im Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen die steuerrelevanten Daten. Dieses Verfahren ist problematisch, sobald Daten aus dem Produktivsystem ohne Live-Zugriff ausgelagert wurden oder wenn zusätzliche Daten in einem Altsystem vorhanden sind.

Beim mittelbaren Datenzugriff (Z2) wertet ein Mitarbeiter des Unternehmens die Daten maschinell nach den Vorgaben des Prüfers aus. Hier ist ebenso wie beim Zugriff nach Z1 ein reiner Lesezugriff gestattet. Bei diesem Vorgang steht für die Zeit der Wirtschaftsprüfung ein Mitarbeiter für den Prüfer zur Seite.

Die komfortabelste und ressourcenschonendste Möglichkeit bei der Wirtschaftsprüfung ist die Datenträgerüberlassung (Z3). Dabei erhält der Prüfer vom Unternehmen die gespeicherten steuer- oder zollrelevanten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger. Diese Daten importiert der Prüfer in die Software IDEA und führt verschiedene Analysen durch. (CSP: ra)


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Meldungen: Archivierung

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