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Compliance bei der E-Mail-Speicherung


Automatisches E-Mail-Archivierungssystem mit integrierter Volltextsuche
Lösung erfüllt die gesetzlichen Compliance-Anforderungen, die in den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) definiert sind


(26.11.10) - Ob Kundenkorrespondenz, Serviceanfragen oder Auftragsbestätigungen: Die E-Mail-Kommunikation nimmt im Geschäftsalltag einen wesentlichen Stellenwert ein. Oftmals sind die Suche nach bestimmten E-Mails sowie das Wiederherstellen gelöschter Nachrichten jedoch mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Mit "Reddoxx MailDepot" des gleichnamigen Herstellers soll das zeitraubende Sortieren und Durchsuchen der elektronischen Post der Vergangenheit angehören.

Das gesetzeskonforme Archivierungssystem der E-Mail-Management-Expertin Reddoxx erfasst automatisch alle Nachrichten und speichert diese dauerhaft in einem vom Mailserver unabhängigen Archiv. Auf die dort hinterlegten E-Mails kann der Anwender jederzeit zugreifen, diese individuell klassifizieren und bei Bedarf weiterverarbeiten. "MailDepot" ist auch Bestandteil der "Reddoxx 2.0", das optional die Einzelmodule "Spamfinder" und "MailSealer" beinhaltet.

Mit MailDepot lassen sich alle ein- und ausgehenden E-Mails auf dem Gateway-Level verschlüsselt sowie manipulationsfrei archivieren. Damit erfüllt die Lösung die gesetzlichen Compliance-Anforderungen, die in den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) definiert sind.

Nach Gesetzesauflagen müssen alle steuerrelevanten elektronischen Nachrichten für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren revisions- und manipulationsfrei archiviert werden. Dabei ist eine klare Trennung von privatem und geschäftlichem E-Mail-Verkehr möglich. Durch die integrierte Datenkompression in MailDepot können Anwender mehr Speicherplatz schaffen und somit ihren Mailserver entlasten. Darüber hinaus lassen sich Spam-Mails von der E-Mail-Archivierung ausschließen.

E-Mail-Suchmaschine "MailDepot"
Die intuitiv bedienbare Benutzerkonsole ermöglicht dem Anwender über eine integrierte Volltextsuche einen schnellen und gezielten Zugriff auf die archivierten E-Mails. In einer Vorschaufunktion lassen sich deren Inhalt sowie Anhänge anzeigen und bei Bedarf erneut als Kopie ins Postfach zustellen. Versehentlich oder vorsätzlich gelöschte E-Mails sind somit einfach wiederherstellbar. Diese Funktionalitäten können auch in MS Outlook integriert werden.

Compliance im Griff
Als Komponente der neuen "All-in-One"-Lösung "eddoxx 2.0" haben die Reddoxx-Entwickler MailDepot um wichtige Features erweitert. Beispielsweise wurde der Archivcontainer RDX-ASC integriert, der die Langzeitaufbewahrung und -lesbarkeit der Daten sicherstellt.

Bei der externen Archivierung speichert MailDepot die elektronischen Nachrichten in beliebig vielen Datencontainern. Diese fungieren als selbsttragende Archive, die den Zugriff auf die E-Mails auch herstellerunabhängig ermöglichen, da die Speicherung in Standardformaten wie EML oder MSG erfolgt. Reddoxx 2.0 ermöglicht darüber hinaus die vollautomatische Klassifizierung und Charakterisierung aller archivierten E-Mails. Diese lassen sich dabei beliebig vielen Kategorien zuordnen.

So kann der Nutzer beispielsweise Ordner für jedes Geschäftsjahr anlegen und diese mit einem individuellen Workflow wie Aufbewahrungszeit ausstatten. Zum Beispiel stellt der Workflow für die Kategorie "Initiativ-Bewerbungen" sicher, dass die personenbezogenen Daten entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen nach drei Monaten automatisch aus dem Archiv gelöscht werden. Dabei dokumentiert das "Compliance-Log" der Reddoxx-Appliance (auch als virtuelle Appliance erhältlich) alle Änderungen manipulationssicher und dauerhaft. (Reddoxx: ra)

Reddoxx: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

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Meldungen: Archivierung

  • Einhaltung der PDF/A-Spezifikationen

    Software602 bietet mit "Long-Term Docs" ab sofort eine Software an, die digitale Dokumente automatisch mit rechtsgültigen Zertifikaten sowie einer zukunftssicheren Formatierung versieht. Die Eigentümer aufbewahrungspflichtiger oder -würdiger elektronischer Informationen und Dokumente können sich somit darauf verlassen, dass diese bis zu 30 Jahre später noch lesbar und rechtsgültig sind. Mit Long-Term Docs sichern die Benutzer beispielsweise Personal-, Patienten- oder Compliance-relevante Daten an einem beliebigen Ort, auf ihrem eigenen Speichersystem oder in der Cloud (Microsoft Office 365, Google Drive etc.). Sie können diese mit jedem beliebigen mobilen Gerät öffnen und vollumfänglich nutzen. Dabei greift Long-Term Docs ausschließlich auf Metadaten zu, der Dokumenteninhalt bleibt geschützt.

  • Compliance-Herausforderungen vereinfacht

    Grau Data und Imation haben auf der CeBIT die "WORM Appliance" (WORM = Write-Once-Read-Many) vorgestellt. Die Lösung besteht aus der "Imation RDX A8"-Storage-Library und der "GrauData FileLock"-Software. Durch die Appliance werden Compliance-Herausforderungen vereinfacht und flexible Archivlösungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) realisiert.

  • Langzeitarchivierung von E-Mails

    Securepoint GmbH, bietet ab sofort mit "Securepoint Unified Mail Archive" (UMA) eine neue Lösung an, die es Unternehmen, Organisationen oder Verwaltungen ermöglicht, E-Mails rechts- und revisionssicher sowie beweiswerterhaltend über lange Zeiträume zu speichern. E-Mails gehören heute zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im Geschäftsleben, die wichtige und wertvolle Datenbestände darstellen und oft handels- und steuerrechtlich relevante Geschäftsvorgänge behandeln. Verlust oder Manipulationen können für Unternehmen weitreichende, mitunter existenzbedrohende Folgen haben. Sie müssen daher gesetzeskonform archiviert werden. Die Grundlage dafür bilden u. a. die umfassenden Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI), die von Securepoint UMA laut eigenen Angaben unterstützt werden.

  • Für Archivierungsvolumen von 100 GB bis 20 TB

    Das neue Steuervereinfachungsgesetzt 2011 lässt die allgemeine Rechnungsstellung nun auch per E-Mail ohne eine qualifizierte elektronische Signatur zu. Das Bundesfinanzministerium geht durch diese Neuregelung von Bürokratieeinsparungen in der Wirtschaft in Milliardenhöhe aus. Allerdings sind an den elektronischen Versand der Rechnungen z.B als PDF-Dokument, strenge Vorschriften für die Aufbewahrung geknüpft. Die elektronischen Daten müssen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechen - in der Regel zehn Jahre - maschinenlesbar und jeder Zeit abrufbar sein. Dies stellt neue Anforderungen an Archivsysteme, die trotz dem schnellen Technologiewandel und -fortschritt Daten langfristig zur Verfügung stellen müssen.

  • Compliance mit Sharepoint

    Geordnete Archivierung ist wichtig, um in offiziellen Vorgängen Rechtssicherheit zu wahren und Erfahrungswissen in Unternehmen verfügbar zu machen. Da nunmehr die meisten Dokumente elektronisch vorliegen, liegt es nahe, alle Bestände auch elektronisch zu archivieren. Es ist ökonomischer und ökologischer. Um die elektronische Archivierung zudem automatisiert und leicht handhabbar zu gestalten, bietet die neueste Version von "Hyper.Net" eine integrierte Lösung für Dokument Management-Systeme.

  • Rechtssichere E-Mail-Archivierung

    Die deepinvent Software GmbH, Herstellerin der "MailStore"-Produktlinie für E-Mail-Archivierung, veröffentlicht den "MailStore Server 6". Mit dieser neuen Version wurde das Konzept des MailStore Server weiterentwickelt: §ine Technologie mit niedrigen Kosten und einfacher Bedienung zu kombinieren. Auf diese Weise können vor allem kleine und mittelständische Unternehmen nun von zeitgemäßen Compliance-Features auf technisch und strukturell höchstem Niveau profitieren. Mit dem Einsatz der Software werden Effizienz und Stabilität von E-Mail-Servern gesteigert, Backups vereinfacht und beschleunigt sowie die Erfüllung aller relevanten gesetzlichen Anforderungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ermöglicht.

  • E-Mail-Archivierungslösung für Lotus Notes

    Mit "PAM for Notes 7.4" ("Professional Archive Manager für Lotus Notes") bietet die H&S Heilig und Schubert Software AG ab sofort eine neue Version ihres praxiserprobten Archivsystems zur wirtschaftlichen und rechtskonformen E-Mail-Verwaltung. Die Version 7.4 beinhaltet zahlreiche Funktionserweiterungen für mehr Rechtssicherheit, Bedienungskomfort und Nachhaltigkeit. Dazu gehören eDiscovery, übergreifende Suche in Datenbanken und Cross-Konvertierung.

  • Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung

    Die gesetzliche Compliance-Pflicht zur Archivierung elektronischer Mails in Unternehmen besteht bereits seit dem Jahr 2002. Doch viele Unternehmen speichern ihre Mails nur unvollständig oder nicht entsprechend der komplexen Gesetzeslage. Manche Unternehmen wissen noch nicht einmal von dieser Verpflichtung. Doch das kann teuer werden. Die Siegener Internetagentur billiton internet services GmbH bietet eine gesetzeskonforme Lösung für dieses Problem.

  • Compliance bei der E-Mail-Speicherung

    Ob Kundenkorrespondenz, Serviceanfragen oder Auftragsbestätigungen: Die E-Mail-Kommunikation nimmt im Geschäftsalltag einen wesentlichen Stellenwert ein. Oftmals sind die Suche nach bestimmten E-Mails sowie das Wiederherstellen gelöschter Nachrichten jedoch mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Mit "Reddoxx MailDepot" des gleichnamigen Herstellers soll das zeitraubende Sortieren und Durchsuchen der elektronischen Post der Vergangenheit angehören.

  • Compliance bei der Archivierung

    Fast LTA, Spezialistin für digitale Langzeitspeicherung, und das unabhängige Softwarehaus forcont business technology gehen eine technische Partnerschaft ein. Die festplattenbasierten Speicherwürfel "Silent Cubes" von Fast LTA und die Enterprise Content Management (ECM)-Lösung "forcont factory FX" bieten Kunden zukünftig eine ideale Hardware-Software-Kombination zur automatischen Verarbeitung und Compliance-gerechten Archivierung unterschiedlichster Datenbestände.