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Einhaltung der PDF/A-Spezifikationen


Software für vereinfachte Langzeitarchivierung und stellt lange Lesbarkeit und Compliance aufbewahrungspflichtiger Informationen sicher
Mit "Long-Term Docs" sichern die Benutzer beispielsweise Personal-, Patienten- oder Compliance-relevante Daten an einem beliebigen Ort


(14.03.14) - Software602 bietet mit "Long-Term Docs" ab sofort eine Software an, die digitale Dokumente automatisch mit rechtsgültigen Zertifikaten sowie einer zukunftssicheren Formatierung versieht. Die Eigentümer aufbewahrungspflichtiger oder -würdiger elektronischer Informationen und Dokumente können sich somit darauf verlassen, dass diese bis zu 30 Jahre später noch lesbar und rechtsgültig sind. Mit Long-Term Docs sichern die Benutzer beispielsweise Personal-, Patienten- oder Compliance-relevante Daten an einem beliebigen Ort, auf ihrem eigenen Speichersystem oder in der Cloud (Microsoft Office 365, Google Drive etc.). Sie können diese mit jedem beliebigen mobilen Gerät öffnen und vollumfänglich nutzen. Dabei greift Long-Term Docs ausschließlich auf Metadaten zu, der Dokumenteninhalt bleibt geschützt.

Die Leistungsmerkmale von Long-Term Docs im Überblick:
>> Überprüfung des Dokumentformats auf Einhaltung der PDF/A-Spezifikationen
>> Automatische Konvertierung von Dokumenten in PDF/A
>> Überprüfung des Dokumentinhalts auf für künftige Authentifizierung benötigte Daten und Anhänge mit automatischer Einbindung fehlender Daten / Metadaten
>> Validierung elektronischer Signaturzertifikate aller akkreditierten EU-Zertifizierungsstellen
>> Ergänzung fehlender elektronischer Signaturen und / oder Zeitstempel
>> Regelmäßige Überprüfung und Einbindung frischer Zeitstempel, um die Rechtskontinuität digitaler Dokumente sicherzustellen

Sicherer Schutz
Mit Long-Term Docs lässt sich jedes beliebige Dateiformat schnell und einfach per Mausklick in das strikte PDF/A-Format übertragen. Dabei gewährleistet das ISO-Standardformat PDF/A, dass die gespeicherten Informationen – ungeachtet der Entwicklungen im Softwarebereich – auch in Zukunft noch geöffnet und gelesen werden können. Mit der Lösung lässt sich zudem überprüfen, ob das betreffende Dokument eine qualifizierte elektronische Signatur nach den Vorschriften der EU aufweist. Dazu greift Long-Term Docs auf eine Datenbank zurück, in der alle qualifizierten EU-Zertifizierungsstellen hinterlegt und regelmäßig aktualisiert werden.

Neben den üblichen Office-Dokumenten kann die Software auch Bilder, Videos und beliebige andere Daten aus Geschäftsinformationssystemen verarbeiten. Außerdem hält die Software strengsten Datenschutzanforderungen stand. So verlassen die gespeicherten Dokumente beispielsweise niemals ihren Speicherort. Die Software wird über die sichere Cloud von T-Systems aus Deutschland bereitgestellt und arbeitet ausschließlich mit den Metadaten des Dokuments. Diese umfassen neben den Informationen zur Zertifizierungsstelle, die das für die Signatur verwendete Zertifikat ausgestellt hat, unter anderem auch das Ablaufdatum des Zertifikats sowie alle notwendigen Hash-Kontrollen. Anhand dieser Daten ist es nicht möglich, den Inhalt des gespeicherten Dokuments festzustellen.

"Die jüngste EU-Richtlinie für elektronische Dokumente legt eindeutig fest, dass keine Behörde innerhalb der EU ein Dokument zurückweisen kann, weil es in elektronischer Form vorliegt. Außerdem gesteht sie elektronischen Dokumenten dieselbe rechtliche Beweiskraft zu wie Papierdokumenten. Tatsächlich gibt es in vielen EU-Ländern bereits entsprechende gesetzliche Regelungen. So sind elektronische Dokumente beispielsweise in Deutschland Papierdokumenten gleichgestellt, sofern sie eine qualifizierte elektronische Signatur aufweisen", sagt Martin Vondrouš, Senior Consultant bei Software602. Neben den gesetzlichen Richtlinien sollten Unternehmen auch die Standards beachten, in denen genau beschrieben ist, wie ein solches Dokument für die langfristige Archivierung vorbereitet und wie es gepflegt werden sollte. Mit Long-Term Docs können sich unsere Kunden darauf verlassen, dass sie die gültigen Compliance-Richtlinien einhalten, ohne dabei irgendwelche Änderungen selbst vornehmen zu müssen. Wir sind in der Lage, ihre Dokumente direkt an ihrem aktuellen Speicherort zu verarbeiten. (Software602: ra)

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Meldungen: Archivierung

  • Einhaltung der PDF/A-Spezifikationen

    Software602 bietet mit "Long-Term Docs" ab sofort eine Software an, die digitale Dokumente automatisch mit rechtsgültigen Zertifikaten sowie einer zukunftssicheren Formatierung versieht. Die Eigentümer aufbewahrungspflichtiger oder -würdiger elektronischer Informationen und Dokumente können sich somit darauf verlassen, dass diese bis zu 30 Jahre später noch lesbar und rechtsgültig sind. Mit Long-Term Docs sichern die Benutzer beispielsweise Personal-, Patienten- oder Compliance-relevante Daten an einem beliebigen Ort, auf ihrem eigenen Speichersystem oder in der Cloud (Microsoft Office 365, Google Drive etc.). Sie können diese mit jedem beliebigen mobilen Gerät öffnen und vollumfänglich nutzen. Dabei greift Long-Term Docs ausschließlich auf Metadaten zu, der Dokumenteninhalt bleibt geschützt.

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    Grau Data und Imation haben auf der CeBIT die "WORM Appliance" (WORM = Write-Once-Read-Many) vorgestellt. Die Lösung besteht aus der "Imation RDX A8"-Storage-Library und der "GrauData FileLock"-Software. Durch die Appliance werden Compliance-Herausforderungen vereinfacht und flexible Archivlösungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) realisiert.

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    Securepoint GmbH, bietet ab sofort mit "Securepoint Unified Mail Archive" (UMA) eine neue Lösung an, die es Unternehmen, Organisationen oder Verwaltungen ermöglicht, E-Mails rechts- und revisionssicher sowie beweiswerterhaltend über lange Zeiträume zu speichern. E-Mails gehören heute zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im Geschäftsleben, die wichtige und wertvolle Datenbestände darstellen und oft handels- und steuerrechtlich relevante Geschäftsvorgänge behandeln. Verlust oder Manipulationen können für Unternehmen weitreichende, mitunter existenzbedrohende Folgen haben. Sie müssen daher gesetzeskonform archiviert werden. Die Grundlage dafür bilden u. a. die umfassenden Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI), die von Securepoint UMA laut eigenen Angaben unterstützt werden.

  • Für Archivierungsvolumen von 100 GB bis 20 TB

    Das neue Steuervereinfachungsgesetzt 2011 lässt die allgemeine Rechnungsstellung nun auch per E-Mail ohne eine qualifizierte elektronische Signatur zu. Das Bundesfinanzministerium geht durch diese Neuregelung von Bürokratieeinsparungen in der Wirtschaft in Milliardenhöhe aus. Allerdings sind an den elektronischen Versand der Rechnungen z.B als PDF-Dokument, strenge Vorschriften für die Aufbewahrung geknüpft. Die elektronischen Daten müssen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechen - in der Regel zehn Jahre - maschinenlesbar und jeder Zeit abrufbar sein. Dies stellt neue Anforderungen an Archivsysteme, die trotz dem schnellen Technologiewandel und -fortschritt Daten langfristig zur Verfügung stellen müssen.

  • Compliance mit Sharepoint

    Geordnete Archivierung ist wichtig, um in offiziellen Vorgängen Rechtssicherheit zu wahren und Erfahrungswissen in Unternehmen verfügbar zu machen. Da nunmehr die meisten Dokumente elektronisch vorliegen, liegt es nahe, alle Bestände auch elektronisch zu archivieren. Es ist ökonomischer und ökologischer. Um die elektronische Archivierung zudem automatisiert und leicht handhabbar zu gestalten, bietet die neueste Version von "Hyper.Net" eine integrierte Lösung für Dokument Management-Systeme.

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    Die deepinvent Software GmbH, Herstellerin der "MailStore"-Produktlinie für E-Mail-Archivierung, veröffentlicht den "MailStore Server 6". Mit dieser neuen Version wurde das Konzept des MailStore Server weiterentwickelt: §ine Technologie mit niedrigen Kosten und einfacher Bedienung zu kombinieren. Auf diese Weise können vor allem kleine und mittelständische Unternehmen nun von zeitgemäßen Compliance-Features auf technisch und strukturell höchstem Niveau profitieren. Mit dem Einsatz der Software werden Effizienz und Stabilität von E-Mail-Servern gesteigert, Backups vereinfacht und beschleunigt sowie die Erfüllung aller relevanten gesetzlichen Anforderungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ermöglicht.

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    Mit "PAM for Notes 7.4" ("Professional Archive Manager für Lotus Notes") bietet die H&S Heilig und Schubert Software AG ab sofort eine neue Version ihres praxiserprobten Archivsystems zur wirtschaftlichen und rechtskonformen E-Mail-Verwaltung. Die Version 7.4 beinhaltet zahlreiche Funktionserweiterungen für mehr Rechtssicherheit, Bedienungskomfort und Nachhaltigkeit. Dazu gehören eDiscovery, übergreifende Suche in Datenbanken und Cross-Konvertierung.

  • Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung

    Die gesetzliche Compliance-Pflicht zur Archivierung elektronischer Mails in Unternehmen besteht bereits seit dem Jahr 2002. Doch viele Unternehmen speichern ihre Mails nur unvollständig oder nicht entsprechend der komplexen Gesetzeslage. Manche Unternehmen wissen noch nicht einmal von dieser Verpflichtung. Doch das kann teuer werden. Die Siegener Internetagentur billiton internet services GmbH bietet eine gesetzeskonforme Lösung für dieses Problem.

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    Ob Kundenkorrespondenz, Serviceanfragen oder Auftragsbestätigungen: Die E-Mail-Kommunikation nimmt im Geschäftsalltag einen wesentlichen Stellenwert ein. Oftmals sind die Suche nach bestimmten E-Mails sowie das Wiederherstellen gelöschter Nachrichten jedoch mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Mit "Reddoxx MailDepot" des gleichnamigen Herstellers soll das zeitraubende Sortieren und Durchsuchen der elektronischen Post der Vergangenheit angehören.

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    Fast LTA, Spezialistin für digitale Langzeitspeicherung, und das unabhängige Softwarehaus forcont business technology gehen eine technische Partnerschaft ein. Die festplattenbasierten Speicherwürfel "Silent Cubes" von Fast LTA und die Enterprise Content Management (ECM)-Lösung "forcont factory FX" bieten Kunden zukünftig eine ideale Hardware-Software-Kombination zur automatischen Verarbeitung und Compliance-gerechten Archivierung unterschiedlichster Datenbestände.