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Sensible Daten in der Chemiebranche


Datenbankarchivierung: Chemie-Unternehmen erlangen Compliance für Prozessdaten
"Chronos" archiviert Daten aus Datenbanken und ermöglicht so die Rückverfolgbarkeit von verwendeten Stoffen und Chargen

(23.10.14) - Die Standardsoftware "Chronos" löst besonders drängende Archivierungs- und Compliance-Herausforderungen in der Chemiebranche. Insbesondere das hohe Datenaufkommen ist für Chemie-Unternehmen typisch und aufgrund langer Aufbewahrungspflichten häufig auch problematisch. So müssen für eine Rückverfolgbarkeit der verwendeten Stoffe die Daten einer Charge teilweise bis zu 35 Jahren aufbewahrt werden, um etwaigen Regressansprüchen vorzubeugen. Zudem fallen in den Prozessen der Chemiebranche vielfach auch sehr sensible Daten an, die einer erhöhten Beweispflicht unterliegen.

Dies ist bei bestimmten Inhaltsstoffen wie Dispersionsfarbe oder auch bei Grundstoffen für Bauteile oder bei Verbundstoffen der Fall, die zum Beispiel in der Automotive-Industrie verwendet werden. Hier sorgt die Lösung der CSP GmbH & Co. KG gleich für mehrfachen Nutzen: Es werden die Daten langfristig unveränderbar archiviert und somit die regulatorischen Vorschriften erfüllt. Durch das Auslagern von inaktiven Daten erreichen die Anwenderunternehmen, dass bestehende Service-Level-Agreements leichter eingehalten werden können. So lassen sich gerade die Backup- und Recovery-Zeiten durch den Einsatz von Chronos wieder mit akzeptabler Performance und in vorgesehenen Zeiträumen durchführen, weil das Datenvolumen in den produktiven Datenbanken reduziert wird. Darüber hinaus vereinfacht sich insgesamt auch das Handling rund um die Daten, während Storage-Kosten reduziert werden.

"Daten über lange Zeiträume und dabei unveränderbar aufzubewahren, ist mit Datenbanken alleine nur schwer umzusetzen. Hierzu wären Maßnahmen in der Datenbank erforderlich, um spezifische Daten nur per Lesezugriff bereitzustellen. Unsere Erfahrung ist, dass sich bestimmte erforderliche Sicherungsmaßnahmen dann letztlich doch umgehen lassen. Auch die langfristige Lesbarkeit können die Datenbankadministratoren für eine solche Lösung nicht garantieren. Das steigende Datenvolumen wirkt sich zudem immer mehr auf die Performance der Datenbank sowie auf Backup-Prozesse aus. Unternehmen, die mit diesen Herausforderungen zu kämpfen haben, sollten auf ein bewährtes Standardprodukt wie Chronos umstellen, um rechtlich abgesichert zu sein", empfiehlt Heike Johannes, bei CSP Projektmanagerin für die Datenbankarchivierung.

Der Ansatz, inaktive Daten aus den Datenbanken auszulagern und auf kostengünstigere Speichermedien zu archivieren, ist dabei sehr effizient: Prozessdaten, beispielsweise jene aus Manufacturing-Executive-Systemen (MES), sind zu etwa 90 Prozent inaktiv. Das bedeutet, dass auf diese Daten nach einem bestimmten Zeitraum ohnehin nie wieder oder nur in speziellen Recherchefällen zugegriffen werden muss. Diese Daten in produktiven Datenbanken aufzubewahren, ist also nicht empfehlenswert.

Das Chronos-Archiv überzeugt die Entscheider der Chemiebranche insbesondere dadurch, dass hier konsistente Daten mit allen relevanten Bezügen darstellbar sind. Über die Oberfläche des Chronos Archive Explorers lassen sich umfassende Recherchen durchführen und relevante Analysen vornehmen. In Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen konfigurieren die CSP-Consultants alle benötigten Auswertungsmöglichkeiten und weiten dadurch bei Bedarf auch das bereits bestehenden Berichtswesen aus.

Ein weiteres Plus von Chronos: Sollten im Unternehmen Altsysteme stillgelegt werden, können mit der Software auch Application-Retirement-Projekte umgesetzt werden. In diesem Fall lässt sich die ursprüngliche Applikation gezielt abschalten, während die Daten aber via Datenbankarchiv komfortabel im Zugriff bleiben. (CSP: ra)

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Meldungen: Archivierung

  • Einhaltung der PDF/A-Spezifikationen

    Software602 bietet mit "Long-Term Docs" ab sofort eine Software an, die digitale Dokumente automatisch mit rechtsgültigen Zertifikaten sowie einer zukunftssicheren Formatierung versieht. Die Eigentümer aufbewahrungspflichtiger oder -würdiger elektronischer Informationen und Dokumente können sich somit darauf verlassen, dass diese bis zu 30 Jahre später noch lesbar und rechtsgültig sind. Mit Long-Term Docs sichern die Benutzer beispielsweise Personal-, Patienten- oder Compliance-relevante Daten an einem beliebigen Ort, auf ihrem eigenen Speichersystem oder in der Cloud (Microsoft Office 365, Google Drive etc.). Sie können diese mit jedem beliebigen mobilen Gerät öffnen und vollumfänglich nutzen. Dabei greift Long-Term Docs ausschließlich auf Metadaten zu, der Dokumenteninhalt bleibt geschützt.

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    Grau Data und Imation haben auf der CeBIT die "WORM Appliance" (WORM = Write-Once-Read-Many) vorgestellt. Die Lösung besteht aus der "Imation RDX A8"-Storage-Library und der "GrauData FileLock"-Software. Durch die Appliance werden Compliance-Herausforderungen vereinfacht und flexible Archivlösungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) realisiert.

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    Securepoint GmbH, bietet ab sofort mit "Securepoint Unified Mail Archive" (UMA) eine neue Lösung an, die es Unternehmen, Organisationen oder Verwaltungen ermöglicht, E-Mails rechts- und revisionssicher sowie beweiswerterhaltend über lange Zeiträume zu speichern. E-Mails gehören heute zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im Geschäftsleben, die wichtige und wertvolle Datenbestände darstellen und oft handels- und steuerrechtlich relevante Geschäftsvorgänge behandeln. Verlust oder Manipulationen können für Unternehmen weitreichende, mitunter existenzbedrohende Folgen haben. Sie müssen daher gesetzeskonform archiviert werden. Die Grundlage dafür bilden u. a. die umfassenden Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI), die von Securepoint UMA laut eigenen Angaben unterstützt werden.

  • Für Archivierungsvolumen von 100 GB bis 20 TB

    Das neue Steuervereinfachungsgesetzt 2011 lässt die allgemeine Rechnungsstellung nun auch per E-Mail ohne eine qualifizierte elektronische Signatur zu. Das Bundesfinanzministerium geht durch diese Neuregelung von Bürokratieeinsparungen in der Wirtschaft in Milliardenhöhe aus. Allerdings sind an den elektronischen Versand der Rechnungen z.B als PDF-Dokument, strenge Vorschriften für die Aufbewahrung geknüpft. Die elektronischen Daten müssen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechen - in der Regel zehn Jahre - maschinenlesbar und jeder Zeit abrufbar sein. Dies stellt neue Anforderungen an Archivsysteme, die trotz dem schnellen Technologiewandel und -fortschritt Daten langfristig zur Verfügung stellen müssen.

  • Compliance mit Sharepoint

    Geordnete Archivierung ist wichtig, um in offiziellen Vorgängen Rechtssicherheit zu wahren und Erfahrungswissen in Unternehmen verfügbar zu machen. Da nunmehr die meisten Dokumente elektronisch vorliegen, liegt es nahe, alle Bestände auch elektronisch zu archivieren. Es ist ökonomischer und ökologischer. Um die elektronische Archivierung zudem automatisiert und leicht handhabbar zu gestalten, bietet die neueste Version von "Hyper.Net" eine integrierte Lösung für Dokument Management-Systeme.

  • Rechtssichere E-Mail-Archivierung

    Die deepinvent Software GmbH, Herstellerin der "MailStore"-Produktlinie für E-Mail-Archivierung, veröffentlicht den "MailStore Server 6". Mit dieser neuen Version wurde das Konzept des MailStore Server weiterentwickelt: §ine Technologie mit niedrigen Kosten und einfacher Bedienung zu kombinieren. Auf diese Weise können vor allem kleine und mittelständische Unternehmen nun von zeitgemäßen Compliance-Features auf technisch und strukturell höchstem Niveau profitieren. Mit dem Einsatz der Software werden Effizienz und Stabilität von E-Mail-Servern gesteigert, Backups vereinfacht und beschleunigt sowie die Erfüllung aller relevanten gesetzlichen Anforderungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ermöglicht.

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    Mit "PAM for Notes 7.4" ("Professional Archive Manager für Lotus Notes") bietet die H&S Heilig und Schubert Software AG ab sofort eine neue Version ihres praxiserprobten Archivsystems zur wirtschaftlichen und rechtskonformen E-Mail-Verwaltung. Die Version 7.4 beinhaltet zahlreiche Funktionserweiterungen für mehr Rechtssicherheit, Bedienungskomfort und Nachhaltigkeit. Dazu gehören eDiscovery, übergreifende Suche in Datenbanken und Cross-Konvertierung.

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    Die gesetzliche Compliance-Pflicht zur Archivierung elektronischer Mails in Unternehmen besteht bereits seit dem Jahr 2002. Doch viele Unternehmen speichern ihre Mails nur unvollständig oder nicht entsprechend der komplexen Gesetzeslage. Manche Unternehmen wissen noch nicht einmal von dieser Verpflichtung. Doch das kann teuer werden. Die Siegener Internetagentur billiton internet services GmbH bietet eine gesetzeskonforme Lösung für dieses Problem.

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    Ob Kundenkorrespondenz, Serviceanfragen oder Auftragsbestätigungen: Die E-Mail-Kommunikation nimmt im Geschäftsalltag einen wesentlichen Stellenwert ein. Oftmals sind die Suche nach bestimmten E-Mails sowie das Wiederherstellen gelöschter Nachrichten jedoch mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Mit "Reddoxx MailDepot" des gleichnamigen Herstellers soll das zeitraubende Sortieren und Durchsuchen der elektronischen Post der Vergangenheit angehören.

  • Compliance bei der Archivierung

    Fast LTA, Spezialistin für digitale Langzeitspeicherung, und das unabhängige Softwarehaus forcont business technology gehen eine technische Partnerschaft ein. Die festplattenbasierten Speicherwürfel "Silent Cubes" von Fast LTA und die Enterprise Content Management (ECM)-Lösung "forcont factory FX" bieten Kunden zukünftig eine ideale Hardware-Software-Kombination zur automatischen Verarbeitung und Compliance-gerechten Archivierung unterschiedlichster Datenbestände.