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Revisionssichere E-Mail-Archivierung nach GDPdU


GDPdU-Compliance beim Sichern und Abrufen von für Betriebsprüfungen relevanten E-Mails
E-Mail-Archivierungslösung "GFI MailArchiver" wurde nach GDPdU zertifiziert


(13.08.09) - GFI Software, Herstellerin von E-Mail- und Sicherheitslösungen, hat ihre KMU-Lösung (KMU = kleine und mittlere Unternehmen) zur E-Mail-Archivierung, "GFI MailArchiver", jetzt nach GDPdU zertifizieren lassen. Unternehmen können mit der GFI-Lösung ihre elektronische Post in Einklang mit den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) archivieren.

Seit 2007 hat sich die Rechtssprechung zum Informationsabruf und zur Kontrolle elektronischer Dokumente verschärft; die vom deutschen Bundesfinanzministerium festgelegten GDPdU fordern von Unternehmen, steuerlich relevante digitale Dokumente gemäß den Vorgaben für digitale Betriebsprüfungen zu sichern. Wird den Anforderungen nicht nachgekommen, drohen Bußgelder von bis zu 250.000 Euro.

Die GDPdU gelten für die Bundesrepublik Deutschland und wurden im Jahr 2001 vom Bundesfinanzministerium festgelegt. Sie regulieren Speicherung, Zugriff und Prüfung der Authentizität (Digitale Signatur) von elektronischen steuerrelevanten Informationen, Buchführungs- und Rechnungsunterlagen sowie ähnlichen von Unternehmen erstellten Dokumenten - auch in Form von E-Mails.

Die GDPdU konkretisieren die grundlegenden Anforderungen für Datenzugriff, Prüfbarkeit und Integrität von in digitaler Form archivierten Dokumenten. Sie schreiben vor, dass alle elektronisch angefertigten oder empfangenen Dokumente, die steuerlich von Bedeutung sind, ebenso elektronisch archiviert werden. Ihr Abruf hat mit denselben Mitteln zu erfolgen, mit denen sie erstellt worden sind.

"Werden die GDPdU missachtet, drohen schwerwiegende Konsequenzen mit Strafen von bis zu 250.000 Euro. 'GFI MailArchiver' ist als führende und kosteneffizienteste E-Mail-Archivierungslösung für kleine und mittlere Unternehmen jetzt GDPdU-zertifiziert, sodass sich Firmen mit unserer Lösung auf der sicheren Seite befinden", sagt Walter Scott, CEO von GFI Software. "Per E-Mail empfangene und verschickte Dokumente lassen sich jetzt gemäß den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums archivieren und abrufbar halten", sagte Scott weiter.

Mit "GFI MailArchiver" lassen sich sämtliche geschäftlichen E-Mails zentral archivieren. Darüber hinaus macht die Lösung Unternehmen unabhängiger von fehleranfälligen PST-Dateien und deren aufwendiger Verwaltung. Mitarbeiter können ältere oder sogar gelöschte E-Mails jederzeit eigenständig und von überall aus abrufen.

Administratoren hingegen müssen nicht länger Kompromisse zwischen Postfachgröße und Exchange-Server-Performance eingehen. Anwender profitieren von einem nahezu unbegrenzt großen Postfach, da E-Mails in einer SQL-Datenbank und nicht unter Exchange archiviert werden. Geringere Speicherauslastung, ein kompakterer Exchange-Store und der Verzicht auf Stub-Dateien zur Archivierung tragen zu einer bedeutenden Leistungssteigerung des Mailservers bei.

Noch immer unterschätzen zahlreiche Unternehmen, wie wichtig es ist, E-Mail-Korrespondenz zu archivieren. Laut einer im März 2009 von GFI Software in Großbritannien durchgeführten Studie sind in lediglich 41 Prozent der befragten kleinen und mittleren Unternehmen Regeln zur Aufbewahrung von E-Mails definiert.

Außerdem bestand bei der Hälfte der 269 Befragten ein bedeutendes Informationsdefizit zu Archivierungsvorgaben, die in den vergangenen fünf Jahren vom Gesetzgeber geändert worden sind. Es war nicht bekannt, dass inzwischen ein bedeutend höheres Risiko besteht, für eine fehlende Archivierung zur Rechenschaft gezogen werden zu können. (GFI: ra)



GFI: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

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Meldungen: Archivierung

  • Einhaltung der PDF/A-Spezifikationen

    Software602 bietet mit "Long-Term Docs" ab sofort eine Software an, die digitale Dokumente automatisch mit rechtsgültigen Zertifikaten sowie einer zukunftssicheren Formatierung versieht. Die Eigentümer aufbewahrungspflichtiger oder -würdiger elektronischer Informationen und Dokumente können sich somit darauf verlassen, dass diese bis zu 30 Jahre später noch lesbar und rechtsgültig sind. Mit Long-Term Docs sichern die Benutzer beispielsweise Personal-, Patienten- oder Compliance-relevante Daten an einem beliebigen Ort, auf ihrem eigenen Speichersystem oder in der Cloud (Microsoft Office 365, Google Drive etc.). Sie können diese mit jedem beliebigen mobilen Gerät öffnen und vollumfänglich nutzen. Dabei greift Long-Term Docs ausschließlich auf Metadaten zu, der Dokumenteninhalt bleibt geschützt.

  • Compliance-Herausforderungen vereinfacht

    Grau Data und Imation haben auf der CeBIT die "WORM Appliance" (WORM = Write-Once-Read-Many) vorgestellt. Die Lösung besteht aus der "Imation RDX A8"-Storage-Library und der "GrauData FileLock"-Software. Durch die Appliance werden Compliance-Herausforderungen vereinfacht und flexible Archivlösungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) realisiert.

  • Langzeitarchivierung von E-Mails

    Securepoint GmbH, bietet ab sofort mit "Securepoint Unified Mail Archive" (UMA) eine neue Lösung an, die es Unternehmen, Organisationen oder Verwaltungen ermöglicht, E-Mails rechts- und revisionssicher sowie beweiswerterhaltend über lange Zeiträume zu speichern. E-Mails gehören heute zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im Geschäftsleben, die wichtige und wertvolle Datenbestände darstellen und oft handels- und steuerrechtlich relevante Geschäftsvorgänge behandeln. Verlust oder Manipulationen können für Unternehmen weitreichende, mitunter existenzbedrohende Folgen haben. Sie müssen daher gesetzeskonform archiviert werden. Die Grundlage dafür bilden u. a. die umfassenden Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI), die von Securepoint UMA laut eigenen Angaben unterstützt werden.

  • Für Archivierungsvolumen von 100 GB bis 20 TB

    Das neue Steuervereinfachungsgesetzt 2011 lässt die allgemeine Rechnungsstellung nun auch per E-Mail ohne eine qualifizierte elektronische Signatur zu. Das Bundesfinanzministerium geht durch diese Neuregelung von Bürokratieeinsparungen in der Wirtschaft in Milliardenhöhe aus. Allerdings sind an den elektronischen Versand der Rechnungen z.B als PDF-Dokument, strenge Vorschriften für die Aufbewahrung geknüpft. Die elektronischen Daten müssen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechen - in der Regel zehn Jahre - maschinenlesbar und jeder Zeit abrufbar sein. Dies stellt neue Anforderungen an Archivsysteme, die trotz dem schnellen Technologiewandel und -fortschritt Daten langfristig zur Verfügung stellen müssen.

  • Compliance mit Sharepoint

    Geordnete Archivierung ist wichtig, um in offiziellen Vorgängen Rechtssicherheit zu wahren und Erfahrungswissen in Unternehmen verfügbar zu machen. Da nunmehr die meisten Dokumente elektronisch vorliegen, liegt es nahe, alle Bestände auch elektronisch zu archivieren. Es ist ökonomischer und ökologischer. Um die elektronische Archivierung zudem automatisiert und leicht handhabbar zu gestalten, bietet die neueste Version von "Hyper.Net" eine integrierte Lösung für Dokument Management-Systeme.

  • Rechtssichere E-Mail-Archivierung

    Die deepinvent Software GmbH, Herstellerin der "MailStore"-Produktlinie für E-Mail-Archivierung, veröffentlicht den "MailStore Server 6". Mit dieser neuen Version wurde das Konzept des MailStore Server weiterentwickelt: §ine Technologie mit niedrigen Kosten und einfacher Bedienung zu kombinieren. Auf diese Weise können vor allem kleine und mittelständische Unternehmen nun von zeitgemäßen Compliance-Features auf technisch und strukturell höchstem Niveau profitieren. Mit dem Einsatz der Software werden Effizienz und Stabilität von E-Mail-Servern gesteigert, Backups vereinfacht und beschleunigt sowie die Erfüllung aller relevanten gesetzlichen Anforderungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ermöglicht.

  • E-Mail-Archivierungslösung für Lotus Notes

    Mit "PAM for Notes 7.4" ("Professional Archive Manager für Lotus Notes") bietet die H&S Heilig und Schubert Software AG ab sofort eine neue Version ihres praxiserprobten Archivsystems zur wirtschaftlichen und rechtskonformen E-Mail-Verwaltung. Die Version 7.4 beinhaltet zahlreiche Funktionserweiterungen für mehr Rechtssicherheit, Bedienungskomfort und Nachhaltigkeit. Dazu gehören eDiscovery, übergreifende Suche in Datenbanken und Cross-Konvertierung.

  • Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung

    Die gesetzliche Compliance-Pflicht zur Archivierung elektronischer Mails in Unternehmen besteht bereits seit dem Jahr 2002. Doch viele Unternehmen speichern ihre Mails nur unvollständig oder nicht entsprechend der komplexen Gesetzeslage. Manche Unternehmen wissen noch nicht einmal von dieser Verpflichtung. Doch das kann teuer werden. Die Siegener Internetagentur billiton internet services GmbH bietet eine gesetzeskonforme Lösung für dieses Problem.

  • Compliance bei der E-Mail-Speicherung

    Ob Kundenkorrespondenz, Serviceanfragen oder Auftragsbestätigungen: Die E-Mail-Kommunikation nimmt im Geschäftsalltag einen wesentlichen Stellenwert ein. Oftmals sind die Suche nach bestimmten E-Mails sowie das Wiederherstellen gelöschter Nachrichten jedoch mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Mit "Reddoxx MailDepot" des gleichnamigen Herstellers soll das zeitraubende Sortieren und Durchsuchen der elektronischen Post der Vergangenheit angehören.

  • Compliance bei der Archivierung

    Fast LTA, Spezialistin für digitale Langzeitspeicherung, und das unabhängige Softwarehaus forcont business technology gehen eine technische Partnerschaft ein. Die festplattenbasierten Speicherwürfel "Silent Cubes" von Fast LTA und die Enterprise Content Management (ECM)-Lösung "forcont factory FX" bieten Kunden zukünftig eine ideale Hardware-Software-Kombination zur automatischen Verarbeitung und Compliance-gerechten Archivierung unterschiedlichster Datenbestände.