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Rechtskonformes E-Mail-Management


Neue EuroSOX-Regelungen verschärfen Anforderungen an die geschäftliche E-Mail-Kommunikation
Manipulationssichere E-Mail-Archivierung: IT-Infrastruktur fällt unter die Organisationspflichten der Geschäftsleitung


(23.06.09) - Mit der Veröffentlichung des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) im Bundesanzeiger ist die 8. EU-Richtlinie zum Gesellschaftsrecht EuroSOX am 29. Mai 2009 auch in der Bundesrepublik Deutschland in nationales Recht umgesetzt worden. Das Ziel der Richtlinie besteht darin, das Prüfwesen für den europäischen Markt zu harmonisieren und die Abschlussprüfungen der Unternehmen innerhalb der europäischen Gemeinschaft mit denen der USA gleichzustellen. In diesem Zusammenhang wurden auch die Anforderungen an die Dokumentation der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation weiter verschärft.

Doch für viele deutsche Unternehmen ist die Umsetzung dieser Compliance-Anforderungen eine Herausforderung. "Es herrscht schlichtweg große Verunsicherung im Hinblick auf die neuen Anforderungen. Immerhin haften bei deren Nichteinhaltung oder gar bei grober Fahrlässigkeit Geschäftsführer oder Vorstände in vollem Umfang. Denn die IT-Infrastruktur fällt unter die Organisationspflichten der Geschäftsleitung", gibt Herbert Reder, Managing Director bei Group Technologies, zu bedenken.

Mit der "iQ.Suite" bietet der Geschäftsbereich E-Mail, Archivierung und Administration der Group Business Software AG eine umfassende Gesamtlösung für ein rechtssicheres E-Mail-Management.

Hierzu zählt unter anderem eine manipulationssichere E-Mail-Archivierung. Gerade dieser kommt nicht zuletzt aufgrund der jüngsten Anpassungen von EuroSOX eine immer höhere Bedeutung zu. Denn alle geschäftsrelevanten Daten müssen jederzeit verfügbar sein. "Zugleich muss sichergestellt werden, dass eventuelle Regelverstöße schon im Vorfeld erkannt werden können", ergänzt Reder.

Einen der entscheidenden Vorteile der iQ.Suite sieht er vor allem darin, dass sich die IT-Abteilungen von Unternehmen nicht mehr primär um die Umsetzung von Gesetzestexten kümmern müssen. "Die Rechtslage ändert sich schnell. Allein in den letzten Jahren wurden immer wieder neue Vorschriften erlassen, die unmittelbar auch die geschäftliche E-Mail-Kommunikation betreffen. Unsere Lösungen ermöglichen daher stets die aktuellen rechtlichen Entwicklungen zu berücksichtigen. Und die IT-Abteilungen können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren", verspricht Reder abschließend. (Group Technologies: ra)

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Meldungen: Archivierung

  • Einhaltung der PDF/A-Spezifikationen

    Software602 bietet mit "Long-Term Docs" ab sofort eine Software an, die digitale Dokumente automatisch mit rechtsgültigen Zertifikaten sowie einer zukunftssicheren Formatierung versieht. Die Eigentümer aufbewahrungspflichtiger oder -würdiger elektronischer Informationen und Dokumente können sich somit darauf verlassen, dass diese bis zu 30 Jahre später noch lesbar und rechtsgültig sind. Mit Long-Term Docs sichern die Benutzer beispielsweise Personal-, Patienten- oder Compliance-relevante Daten an einem beliebigen Ort, auf ihrem eigenen Speichersystem oder in der Cloud (Microsoft Office 365, Google Drive etc.). Sie können diese mit jedem beliebigen mobilen Gerät öffnen und vollumfänglich nutzen. Dabei greift Long-Term Docs ausschließlich auf Metadaten zu, der Dokumenteninhalt bleibt geschützt.

  • Compliance-Herausforderungen vereinfacht

    Grau Data und Imation haben auf der CeBIT die "WORM Appliance" (WORM = Write-Once-Read-Many) vorgestellt. Die Lösung besteht aus der "Imation RDX A8"-Storage-Library und der "GrauData FileLock"-Software. Durch die Appliance werden Compliance-Herausforderungen vereinfacht und flexible Archivlösungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) realisiert.

  • Langzeitarchivierung von E-Mails

    Securepoint GmbH, bietet ab sofort mit "Securepoint Unified Mail Archive" (UMA) eine neue Lösung an, die es Unternehmen, Organisationen oder Verwaltungen ermöglicht, E-Mails rechts- und revisionssicher sowie beweiswerterhaltend über lange Zeiträume zu speichern. E-Mails gehören heute zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im Geschäftsleben, die wichtige und wertvolle Datenbestände darstellen und oft handels- und steuerrechtlich relevante Geschäftsvorgänge behandeln. Verlust oder Manipulationen können für Unternehmen weitreichende, mitunter existenzbedrohende Folgen haben. Sie müssen daher gesetzeskonform archiviert werden. Die Grundlage dafür bilden u. a. die umfassenden Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI), die von Securepoint UMA laut eigenen Angaben unterstützt werden.

  • Für Archivierungsvolumen von 100 GB bis 20 TB

    Das neue Steuervereinfachungsgesetzt 2011 lässt die allgemeine Rechnungsstellung nun auch per E-Mail ohne eine qualifizierte elektronische Signatur zu. Das Bundesfinanzministerium geht durch diese Neuregelung von Bürokratieeinsparungen in der Wirtschaft in Milliardenhöhe aus. Allerdings sind an den elektronischen Versand der Rechnungen z.B als PDF-Dokument, strenge Vorschriften für die Aufbewahrung geknüpft. Die elektronischen Daten müssen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entsprechen - in der Regel zehn Jahre - maschinenlesbar und jeder Zeit abrufbar sein. Dies stellt neue Anforderungen an Archivsysteme, die trotz dem schnellen Technologiewandel und -fortschritt Daten langfristig zur Verfügung stellen müssen.

  • Compliance mit Sharepoint

    Geordnete Archivierung ist wichtig, um in offiziellen Vorgängen Rechtssicherheit zu wahren und Erfahrungswissen in Unternehmen verfügbar zu machen. Da nunmehr die meisten Dokumente elektronisch vorliegen, liegt es nahe, alle Bestände auch elektronisch zu archivieren. Es ist ökonomischer und ökologischer. Um die elektronische Archivierung zudem automatisiert und leicht handhabbar zu gestalten, bietet die neueste Version von "Hyper.Net" eine integrierte Lösung für Dokument Management-Systeme.

  • Rechtssichere E-Mail-Archivierung

    Die deepinvent Software GmbH, Herstellerin der "MailStore"-Produktlinie für E-Mail-Archivierung, veröffentlicht den "MailStore Server 6". Mit dieser neuen Version wurde das Konzept des MailStore Server weiterentwickelt: §ine Technologie mit niedrigen Kosten und einfacher Bedienung zu kombinieren. Auf diese Weise können vor allem kleine und mittelständische Unternehmen nun von zeitgemäßen Compliance-Features auf technisch und strukturell höchstem Niveau profitieren. Mit dem Einsatz der Software werden Effizienz und Stabilität von E-Mail-Servern gesteigert, Backups vereinfacht und beschleunigt sowie die Erfüllung aller relevanten gesetzlichen Anforderungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ermöglicht.

  • E-Mail-Archivierungslösung für Lotus Notes

    Mit "PAM for Notes 7.4" ("Professional Archive Manager für Lotus Notes") bietet die H&S Heilig und Schubert Software AG ab sofort eine neue Version ihres praxiserprobten Archivsystems zur wirtschaftlichen und rechtskonformen E-Mail-Verwaltung. Die Version 7.4 beinhaltet zahlreiche Funktionserweiterungen für mehr Rechtssicherheit, Bedienungskomfort und Nachhaltigkeit. Dazu gehören eDiscovery, übergreifende Suche in Datenbanken und Cross-Konvertierung.

  • Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung

    Die gesetzliche Compliance-Pflicht zur Archivierung elektronischer Mails in Unternehmen besteht bereits seit dem Jahr 2002. Doch viele Unternehmen speichern ihre Mails nur unvollständig oder nicht entsprechend der komplexen Gesetzeslage. Manche Unternehmen wissen noch nicht einmal von dieser Verpflichtung. Doch das kann teuer werden. Die Siegener Internetagentur billiton internet services GmbH bietet eine gesetzeskonforme Lösung für dieses Problem.

  • Compliance bei der E-Mail-Speicherung

    Ob Kundenkorrespondenz, Serviceanfragen oder Auftragsbestätigungen: Die E-Mail-Kommunikation nimmt im Geschäftsalltag einen wesentlichen Stellenwert ein. Oftmals sind die Suche nach bestimmten E-Mails sowie das Wiederherstellen gelöschter Nachrichten jedoch mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Mit "Reddoxx MailDepot" des gleichnamigen Herstellers soll das zeitraubende Sortieren und Durchsuchen der elektronischen Post der Vergangenheit angehören.

  • Compliance bei der Archivierung

    Fast LTA, Spezialistin für digitale Langzeitspeicherung, und das unabhängige Softwarehaus forcont business technology gehen eine technische Partnerschaft ein. Die festplattenbasierten Speicherwürfel "Silent Cubes" von Fast LTA und die Enterprise Content Management (ECM)-Lösung "forcont factory FX" bieten Kunden zukünftig eine ideale Hardware-Software-Kombination zur automatischen Verarbeitung und Compliance-gerechten Archivierung unterschiedlichster Datenbestände.

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