Datenexport für Prüfung nach Z3 GDPdU
Die Prüfung nach GDPdU ist für jedes Unternehmen eine Hürde, deren Überwindung oft mit erheblichem Aufwand verbunden ist
Neue Schnittstelle vereinfacht selektierten Datenexport für Prüfung nach "Z3 GDPdU" - Revisionssichere Ablage in "Hyperdoc" - Buchungssätze liegen mit Link auf Originalbeleg vor
(10.10.07) - Die Iqdoq GmbH bietet ab sofort eine Schnittstelle zu "AIS Taxmart" von Audicon an. Dabei handelt es sich um eine Software, die die Mitarbeiter des Finanzamts bei Betriebsprüfungen nach GDPdU Z3 nutzen: Buchungsdatensätze werden nicht vor Ort direkt abgefragt, sondern auf einen Datenträger exportiert und im Amt kontrolliert.
Durch die jetzt vorliegende Schnittstelle des Materna-Tochterunternehmens profitieren Anwender des Archiv- und Dokumenten-Management-Systems "Hyperdoc" von einer direkten Anbindung an AIS Taxmart, mit der der komfortable Zugriff auf selektierte Datensätze möglich ist. Exportierte Buchungsdatensätze aus dem ERP-System lassen sich mit der Anbindung bequem über den vorgeschriebenen Zeitraum von zehn Jahren revisionssicher in Hyperdoc archivieren.
Literatur zum Thema "Digitale Betriebsprüfung"
Dadurch wird das ERP-System entlastet und kann bei Bedarf sogar durch ein anderes ersetzt werden. Darüber hinaus erhalten Prüfer die selektierten Daten optimal aufbereitet: Anstatt dass Buchungsdatensätze und Originalbelege getrennt vorliegen, stellt Hyperdoc mit Hilfe von AIS Taxmart einen Datenträgersatz her, bei dem jeder Buchungsdatensatz direkt mit dem Originalbeleg verbunden ist.
Zielgruppe der neuen Schnittstelle sind mittelständische bis größere Unternehmen oder Steuerbüros, die bereits die AIS Taxmart-Software angeschafft haben oder eine solche Anschaffung planen.
Die Prüfung nach GDPdU ist für jedes Unternehmen eine Hürde (Stichwort: Digitale Betriebsprüfung), deren Überwindung oft mit erheblichem Aufwand verbunden ist. Buchungsdatensätze müssen in einer speziellen, standardisierten Beschreibung vorliegen, damit die Mitarbeiter der Finanzbehörden mit ihrer Prüfungssoftware darauf zugreifen können - und das über zehn Jahre.
Dazu Barbara Schenk, Leiterin Vertrieb und Marketing von Iqdoq, meint: "Häufig sind ERP-Systeme bereits nach zwei Jahren überlastet, so dass Unternehmen sich gezwungen sehen, ältere Daten auszulagern. Oder das System ist überaltert und ein neues wird angeschafft: Wie stellt man sicher, dass die Daten ordnungsgemäß vorgehalten werden, ohne das alte System weiter betreiben zu müssen? Denn das wäre mit hohen Kosten verbunden."
Hierfür bieten ERP-Systeme eine Exportfunktion für komplette Datensätze eines Jahres. Diese exportierten Daten lassen sich in Hyperdoc revisionssicher ablegen. Dafür prüft ein Validierungs-Tool von Audicon zuvor, ob alle Anforderungen für die GDPdU erfüllt sind.
Mit Hilfe der AIS Taxmart Software können Unternehmen auf selektierte Daten - z.B. alle Daten eines bestimmten Zeitraumes, die den Lohnbereich betreffen - zugreifen und diese dem Prüfer auf CD zur Verfügung stellen. Somit werden ausschließlich die unbedingt benötigten Datensätze herausgegeben. Dafür liest AIS Taxmart zunächst alle Daten eines Zeitraums ein.
Dann kann über eine graphische Oberfläche ausgewählt werden, welche Art Daten aktuell gefragt sind. Diese exportiert die Software anschließend auf einen Datenträger, auf dem die Daten wiederum in der für die GDPdU vorgeschriebenen Form vorliegen.
Unternehmen, die nicht nur ein Hyperdoc-Archiv nutzen sondern auch über die AIS Taxmart-Software verfügen, können regelmäßig ihr ERP-System entlasten, ihre Finanzdaten revisionssicher vorhalten und bei Bedarf komfortabel darauf zugreifen. Die große Flexibilität bei der Datenselektion verhindert, dass unnötige Einsichten gewährt werden.
Gleichzeitig erhalten Prüfer die Daten mit direkter Verknüpfung auf Originalbelege, was umständliche Suchprozesse erspart. Außerdem lässt sich bereits im Vorfeld von Prüfungen eine solche simulieren, so dass eventuelle Problempunkte frühzeitig geklärt werden können. (Iqdoq: ra)
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