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Revisionssichere Archivierung nach GoBS

Dokumentationsvorgaben im Hinblick auf Software, Verfahren und Prozesse transparent und mit wesentlich geringerem Aufwand realisieren und dauerhaft aktuell halten
CeBIT 2009: Verfahrensdokumentation in Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Projekten bewältigen

(20.02.09) - In zahlreichen Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Projekten sorgt das Thema Verfahrensdokumentation für Sorgenfalten: die eingesetzten Integrationstechnologien und Verarbeitungsprozesse sind in der Regel unzusammenhängende Einzelbaustellen, die zu kompliziert, manipulationsanfällig und enorm beschreibungsaufwändig sind.

Mit "Awelos: Global Documentation & Reporting" stellt Actiware auf der CeBIT 2009 (Halle 3, Stand C40) eine Anwendung vor, mit welcher Unternehmen die Dokumentationsvorgaben im Hinblick auf Software, Verfahren und Prozesse transparent und mit wesentlich geringerem Aufwand realisieren und dauerhaft aktuell halten können. Mussten sie früher hierfür meist ein eigenständiges Projekt neben der eigentlichen ECM-/DMS-Implementierung aufsetzen, können mit dem neuen Modul der Awelos-Suite weite Teile der geforderten Dokumentationen durch die quasi "selbstdokumentierende" Software erfolgen.

Damit wird nach Herstellerüberzeugung eine der bislang wohl größten Herausforderungen für eine revisionssichere Archivierung nach GoBS wesentlich vereinfacht und kosteneffektiv gestaltet. Der manuelle Teil der Verfahrensdokumentation reduziert sich erheblich.

So können Unternehmen bereits beim Ersteinsatz durch "Awelos Global Documentation & Reporting" eine Ersparnis von bis zu 60 Prozent gegenüber einer herkömmlichen Verfahrensweise erzielen. Langfristig profitieren Anwender von einem erheblich geringeren Pflegeaufwand und vor allem von Transparenz und einer einfachen Nachweisbarkeit der softwaretechnischen Verfahren.

Das Konzept von Awelos:
Bei "Global Documentation & Reporting" werden die ECM-relevanten Prozesse (wie Klassifizierung, Indizierung, Strukturaufbau, Rechtevergabe und Workflow-Start) und die Schritte rund um die Verarbeitung von Dokumenten (z. B. Druckdatenverarbeitung, Barcode-Erkennung, Ablage aus Word, Excel, Outlook oder dem File-System) werden regelbasiert über eine einzige, zentrale Instanz vorgenommen. Unternehmen arbeiten daher mit einheitlichen Regeln statt mit unzähligen, desintegrierten Schnittstellen und ihren jeweils unterschiedlichen Definitionen und Prozessen. Diese Regelwerke können in der Awelos-Lösungssuite mit einem Projektdesigner grafisch modelliert werden.

Kunden erhalten Protokolle und Dokumentationen auf Knopfdruck, z. B.:
>> für die Verarbeitungskonfiguration,
>> bei Änderungen der Verarbeitungseinstellungen und Konfigurationen,
>> Auswertungen zur Dokumentenverarbeitung inkl. Laufkarten für Dokumente oder Verarbeitungsstationen,
>> Reporting der zentralen Regelwerke sowie der technischen Schnittstellenkonfigurationen.

Das Datenmodell von Awelos:
"Global Documentation & Reporting" ist so gestaltet, dass jedes Dokument bei jeder Verarbeitungsstation bzw. jeder systemischen Modifikation einen eindeutigen "Fingerabdruck" erzeugt, beispielsweise wenn ein Druckjob in einzelne Dateien aufgetrennt wird oder wenn eine Hintergrundseite hinterlegt wird. Das Dokument kann so von seiner Erstellung bis zur endgültigen Ablage im DMS/ECM durchgängig verfolgt werden, und zwar ohne aufwändige, manuelle Prozesse.

Das neue Modul "Global Documentation & Reporting" ist Teil der umfassenden Integrations-Suite Awelos für das Dokumenten-Management. Derzeit werden die ECM-Systeme "Eloprofessional", "Eloenterprise" sowie der "Microsoft Office SharePoint Server" unterstützt. (Actiware: ra)

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