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Verfahrensdokumentation für Archivsysteme


Reportbasierten GDPdU-Komplettlösungen - "Opti.Dat" simuliert Betriebsprüfungen und erstellt Reports aus den Drucklisten
CeBIT 2009: Externes Datenarchiv zur digitalen Betriebsprüfung


(20.02.09) - Der Compliance-Spezialist hsp kündigt zur CeBIT 2009 (Halle 4, Stand B48) einige Neuheiten an. Der Hersteller für reportbasierende GDPdU-Komplettlösungen stellt die Neuentwicklung "Opti.List II" vor. Außerdem stehen die erste selbstdokumentierende Verfahrensdokumentation für Archivsysteme sowie ein preiswerter GDPdU-Arbeitsplatz im Mittelpunkt. Das Messeteam informiert über die aktuelle Gesetzgebung und zeigt, warum die Nutzer von Opti.List von diesen Änderungen nicht betroffen sind.

Seit 2002 bietet die hsp GmbH mit "Opti.List ein externes Datenarchiv zur digitalen Betriebsprüfung an. Opti.List wurde mit der Zeit zu einer plattformunabhängigen GDPdU-Lösung entwickelt, die in Ergänzung zu oder auch unabhängig von herstellerspezifischen Schnittstellen eingesetzt werden kann. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn zusätzlich Vor- und Nebensysteme eingesetzt werden, für die ebenfalls eine Langzeitaufbewahrung der Daten vorgeschrieben ist.

Mit Opti.List werden oft bemängelte Unzulänglichkeiten wie z. B. Verdichtung der Daten, fehlender Zugriff auf Originaldaten, keine maschinelle Übergabe von Strukturinformationen, fehlende Angaben wie z. B. das Gegenkonto im Buchungssatz oder die fehlende zeitliche Abgrenzung der Datenbereitstellung, zum Beispiel bei Eröffnungsbilanzwerten, behoben.

Doch was zunächst nur nach einem Vorteil für den Prüfer aussieht, hat einen großen Nutzen für das Unternehmen: die Möglichkeit, sämtliche Altsysteme mit Opti.List verlustfrei abzuschalten. Kunden berichten über folgende Vorteile, die mit dem Einsatz von Opti.List entstanden sind: Bis zu 80 Prozent Senkung der Betriebskosten durch sofortige Abschaltung der Altsysteme, rechtskonforme Daten-Reorganisation, geringe Total Cost of Ownership (TCO), schneller Return on Investment (ROI), staatlich geprüfter Datenschutz, Verfahrensdokumentation mit 80 Prozent weniger Erfassungsaufwand und die perfekte Analyse-Möglichkeit sämtlicher Unternehmensdaten mit der integrierten Business-Intelligence-Lösung "InfoZoom".

Opti.List ist für jede Unternehmensgröße geeignet. Nach siebenjähriger Entwicklung für Opti.List I wird nun auf der CeBIT 2009 die Nachfolgelösung Opti.List II vorgestellt. Das neue Datenarchiv zeichnet sich durch eine flexible Programmarchitektur mit einer modernen und mehrsprachigen Benutzeroberfläche für Windows und Java aus. Damit wird die neue Lösung komplett plattformunabhängig. Bewährte Funktionalitäten gehen dabei nicht verloren.

Der Compliance-Spezialist zeigt noch weitere CeBIT-Highlights, z.B. eine Verfahrensdokumentation für Archivsysteme. Wofür? Um den gesamten Entstehungs-, Speicherungs- und Reproduktionsprozesse der Daten nachvollziehbar dokumentieren und Verfälschungen ausschließen zu können. Fehlt eine Verfahrensdokumentation oder ist diese unvollständig, so ist die Buchführung formell nicht ordnungsgemäß. Das Besondere: Durch die selbstdokumentierende Verfahrensdokumentation "Opti.List-VFD" können bis zu 80 Prozent Erfassungsaufwand eingespart werden.

Die rechtliche Situation hat sich zu Beginn des Jahres deutlich verändert. Es gibt immer noch viele Unternehmen, die sich noch nicht oder nicht ausreichend mit dem Thema GDPdU beschäftigt haben. Viele haben zwar noch die meisten Bewegungsdaten, können jedoch die historischen Stammdaten nicht nachweisen. Damit fehlt eine wichtige Voraussetzung der GDPdU: die Verknüpfungsmöglichkeit. (hsp: ra)


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