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Dokumentation von Geschäftsprozessen


GDPdU: Mehrwert durch prozessorientierte Verfahrensdokumentation und -steuerung
Harmonisierung verschiedener Dokumentations- und IKS-Pflichten wie zum Beispiel GoBS und SOX


(11.01.08) - Unter einer prozessorientierten Verfahrensdokumentation versteht die deducto GmbH, dass mit Hilfe einer geeigneten Softwarelösung die Dokumentation den Geschäftsprozessen folgt und nicht den Gliederungsstrukturen einer herkömmlichen Papierdokumentation unterworfen ist. Weitere Möglichkeiten bestehen darin, Geschäftsprozesse kontrolliert zu entwickeln, zu testen und durch laufende Auswertung aktiv zu steuern.

Das vorrangige Ziel besteht nicht nur darin die Erstellung von Verfahrensdokumentationen signifikant zu vereinfachen, sondern auch die Durchführung von Prozessen mit maximaler Produktivität auszustatten. Auf dieser Basis werden Lernkurveneffekte effizient nutzbar. Dabei soll nicht vergessen werden, dass Menschen im Mittelpunkt der Prozesse stehen, die in ihrer Arbeit unterstützt werden und nicht durch übermäßigen Administrationsaufwand behindert werden sollen.

Folgende Vorteile bietet die softwaregestützte prozessorientierte Verfahrensdokumentation:

  • Jederzeit Kenntnis über die tatsächlich gelebten Verfahren und ProzesseVerfahren und Prozesse können aktiv gesteuert werdenProzesse können neu entwickelt und getestet werden
  • Frühzeitiges Erkennen von ProzessbrüchenIKS Steuer- und auswertbar
  • Einfache Pflege der Dokumentation (Pflege auf mehrere Personen verteilt, z.B. nach Prozessverantwortlichkeit)
  • Aktueller Stand der Dokumentation für jeden Prozessbeteiligten einsehbar
  • Papierarme DokumentationVerständlich und nachvollziehbar für sachkundige Dritte (z.B. Außenprüfer)
  • Versionisierbar und historisierbar
  • Erfüllung der Aufbewahrungspflichten
  • Harmonisierung verschiedener Dokumentations- und IKS-Pflichten (z.B. GoBS u. SOX)
  • Auswertbare Verfahrensdokumentation (z.B. nach Vollständigkeit, Durchlaufzeiten der Prozesse, Warte- und Liegezeiten)


"Die Einführung und Betrieb eines IKS (Internes Kontrollsystem) sowie der damit eng verbundenen Verfahrensdokumentation wird leider von den meisten Unternehmen immer noch als wenig nutzvolles aber kostspieliges Pflichtprogramm angesehen. Dies ist sogar verständlich, solange die Umsetzung sich auf eine reine papierorientierte Dokumentation beschränkt. Der fehlende Mehrwert einer papierorientierten Verfahrensdokumentation liegt darin begründet, dass der tatsächlich zeitliche Ablauf nicht gemessen und dadurch nicht gesteuert werden kann. Um unseren Kunden in dem Bereich Verfahrensdokumentation und IKS (Internes Kontrollsystem) einen Mehrwert bieten zu können, favorisieren wir den Ansatz einer prozessorientierten Verfahrensdokumentation und -steuerung in Verbindung mit der webbasierenden Softwarelösung Process Enterprise", erläutert Marco Geuer, Leiter Datenanalyse, deducto GmbH.

Bodo Bruder, Geschäftsführer, deducto GmbH unterstreicht: "Nach wie vor wird die Dokumentation von Geschäftsprozessen als unverhältnismäßiger Aufwand empfunden. Dabei ist es unerheblich, dass regelmäßig gesetzliche Vorschriften die eigentliche treibende Kraft für deren Erstellung sind. Für alle konventionellen papiergebundenen bzw. dokumentenorientierten Alternativen trifft dies auch zu. Die von uns verwendete Software-Lösung reduziert den Aufwand für die Erstellung und Pflege von Verfahrensdokumentationen auf der einen Seite und stellt auf der anderen Seite Möglichkeiten zur Verfügung die Effizienzpotenziale von Prozessen umfangreich auszuschöpfen." (deducto: ra)

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Meldungen: Dokumentation

  • Arbeitssicherheit und Umweltschutz

    Gefahrguttransporte auf Straße, Schiene und Wasserstraße können jetzt mit "EcoWebDesk" noch einfacher geplant und dokumentiert werden, und das ganz nach den aktuell gültigen Regelwerken. In der jetzt vorgestellten Version 6.1 hat EcoIntense die Software für Arbeitssicherheit und Umweltschutz in ihrer Funktionalität weiter ausgebaut. Die Erfassung, Steuerung und Dokumentation von Gefahrgütern wird damit noch übersichtlicher, denn ab sofort unterstützt EcoWebDesk Gefahrguttransporte für den Straßen- und Schienenverkehr (ADR, RID). Auch für die Anforderungen der Seeschifffahrt und für die Nutzung von Binnenwasserstraßen (ADN, IMDG) ist die Software jetzt bestens geeignet. Hinweise zu erforderlichen Gefahrzetteln, Angaben zum Transport und relevanten Transportdokumenten bieten den Anwender-Unternehmen jetzt noch mehr Komfort und Rechtssicherheit.

  • Solvabilitäts- und Finanzlage offenlegen

    SAP hat eine neue Rapid-Deployment-Lösung vorgestellt, die in der Europäischen Union (EU) ansässigen oder tätigen Versicherungsunternehmen helfen, die strikten Anforderungen der Solvency-II-Richtlinie fristgerecht zu erfüllen. Die Rapid-Deployment-Lösung "SAP Solvency II Regulatory Reporting" ist laut Herstellerangaben schnell zu implementieren und unterstützt Versicherungen bei der Erstellung von Berichten über zu veröffentlichende Angaben, wie sie im Rahmen der weitreichenden Bestimmungen des Solvency II gefordert werden. Für die EU-Beamten wiederum wird es durch die erhöhte Transparenz einfacher werden, die neue Verordnung durchzusetzen und zu ermitteln, ob die Richtlinien eingehalten werden.

  • Testphase zur Einführung der E-Bilanz

    Die hsp Handels-Software-Partner GmbH nimmt als Herstellerin von Compliance-Lösungen aktiv an der Testphase zur Einführung der E-Bilanz teil. Im Rahmen dessen wird die hsp Anfang März das Produkt "Opti.Tax" zur Erfüllung der Anforderungen der E-Bilanz zur Verfügung stellen. Opti.Tax kann unabhängig vom eingesetzten ERP-System genutzt werden.

  • Automatische Dokumentationen und Compliance

    Unternehmen, die regelmäßig internen und externen Revisionen unterliegen, müssen dabei bestimmte Vorgaben erfüllen. Diese verlangen nach lückenloser Dokumentation und beanspruchen einen hohen Zeit- und Kostenfaktor. Die datango AG will einen Weg bieten, um diesen signifikant zu minimieren. Mit der Funktion "Audit & Compliance" der "datango performance suite" (dps) lassen sich automatische Dokumentationen erstellen, deren Format an den jeweiligen Revisionsfall anpassbar ist.

  • Verfahrensdokumentation nach GoBS

    Das Dokumentenmanagement-System (DMS) ArcFlow bietet Unternehmen ab sofort die Möglichkeit, auf Knopfdruck eine Verfahrensdokumentation nach GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) zu erstellen. Realisiert wurde das Modul in Zusammenarbeit mit dem Beratungshaus B&L Management Consulting GmbH.

  • Änderung der Medizinprodukterichtlinie im März

    Auf Softwareentwickler, die an einem Programm zur Patientenverwaltung mit nützlichen Features wie einer Allergie-Warnfunktion oder einer Vorschlagsliste für die Medikation arbeiten, wartet neuer bürokratischer Aufwand: Ab dem 21. März 2010 wird ihre Software rechtlich zum Medizinprodukt.

  • Dokumentation der verwendeten Prüfmittel

    Ab sofort stellt das Manufacturing Execution System "Guardus MES" von Guardus Solutionseine neue Funktionalität für die eindeutige Zuweisung eines Prüfmittels zu den Ergebnissen einer Qualitätsprüfung zur Verfügung. Damit kann zu jeder Zeit der Verwendungsnachweis erbracht werden, mit welchem Prüfmittel inklusive seiner Inventarnummer ein Messergebnis im Rahmen eines Prüfauftrags erfasst wurde. Mit dieser Erweiterung unterstützt Guardus Solutions AG Unternehmen aus der Medizintechnik noch effizienter bei der Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten von Produkt- und Prozessdaten.

  • Elektronische Abfallnachweisverfahren (eANV)

    Abfallerzeuger, Beförderer, Entsorger und Behörden horchen auf: in weniger als einem halben Jahr wird die begleitende elektronische Dokumentation bei der Beseitigung gefährlicher Abfälle Pflicht. Die Bundesregierung schreibt das elektronische Abfallnachweisverfahren (eANV) ab dem 01.04.2010 gesetzlich vor.

  • Compliance-Management durchsetzen

    Um Unternehmen beim Schutz sensibler Daten zu unterstützen und ihnen zu helfen, Beanstandungen bei Audits sowie Verstöße gegen Compliance-Richtlinien wie PCI DSS, Basel II oder Euro-SOX zu verhindern, hat die NetIQ Corporation den "NetIQ Secure Configuration Manager 5.8" vorgestellt.

  • Maschinenrichtlinie und Technische Dokumentation

    Die EU verschärft die Sicherheitsanforderungen für Maschinen. Die neue Maschinenrichtlinie setzt die Maschinenbauer mit neuen Anforderungen an die Dokumentation unter immensen Druck. Die Zeit drängt, Stichtag ist der 29.12.2009, und viele betroffene Unternehmen quält noch immer die Frage der Umsetzung.