Compliance bei der Wartungsdokumentation

Unternehmensrisiko Arbeitsunfall: Unternehmen haften bei Wartungsfehlern
Versicherungen empfehlen nachvollziehbare Wartungsdokumentation

(24.08.09) - Die Wartung und Instandhaltung der Betriebsmittel ist eine wichtige Aufgabe im laufenden Betrieb von mittelständischen Unternehmen. Die Dokumentation der Wartung hingegen ist oft uneinheitlich und hält einer offiziellen Prüfung nach einem Schadenfall durch die Gewerbeaufsicht und Berufsgenossenschaften nicht stand. Die Softwarelösung "Wartungsplaner" der Hoppe Unternehmensberatung erinnert und dokumentiert gesetzeskonform alle Prüftermine und Wartungstermine und bietet damit juristische Sicherheit.

Unfälle im Berufsalltag – ein unangenehmes Thema für mittelständische Unternehmen. Allein in Deutschland haben sich im Jahr 2008 trotz hoher Sicherheitsstandards rund 825000 Arbeiter und Angestellte am Arbeitsplatz verletzt. Oft sind Maschinen und elektrischen Anlagen des Unternehmens am Unfallgeschehen beteiligt, was eine Untersuchung durch die Gewerbeaufsichtsämter und Berufsgenossenschaften nach sich zieht. Neben der Herausforderung den Arbeitsausfall und die Ersatzinvestitionen zu kompensieren, sehen sich die Geschäftsleitung und die bestellten Sicherheitsbeauftragten mit Nachforschungen und gegebenenfalls Schadenersatzforderungen der Versicherungen wegen Nichteinhaltung von Sicherheitsbestimmungen konfrontiert.

Risiko Wartungsdokumentation
Im Falle eines Unfalls prüft die Gewerbeaufsicht in Unternehmen nicht nur die Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen, sondern auch die Prüffristen, Prüfzyklen und den Wartungszustand aller betroffenen Maschinen und elektrischen Geräte. Sind Zweifel am ordnungsgemäßen Zustand der Betriebsstätte gegeben, dann reicht eine Prüfplakette oft nicht aus.

Der Sicherheitsbeauftragte ist dann aufgefordert eine nachvollziehbare Wartungsdokumentation vorzulegen, die Informationen über die Art der Prüfung, die Prüf- und Messergebnisse, das Datum der Prüfung sowie den Namen des Prüfers beinhalten. Gut wenn man als Fachkraft für Arbeitssicherheit dann eine detaillierte Übersicht über den Wartungshistorie und die anstehenden Wartungen der Betriebsmittel hat.

Eine sehr gute Möglichkeit diesen Prüfungen zu begegnen ist der Aufbau einer professionellen Wartungsdokumentation, die die Planung und den Nachweis jeglicher Art von Prüfungs-, Wartungs- oder Instandhaltungsarbeiten organisiert. Seit 1998 wird die Software Wartungsplaner diesen Anforderungen gerecht, da sie einerseits Prüffristen sowie Prüftermine aufzeigt und andererseits Berichte über die geprüften Geräte einschließlich einer lückenlosen Historie ermöglicht. Sicherheitsbeauftragte aller Branchen vertrauen in der Verwaltung ihrer Maschinenparks auf die Software Wartungsplaner, welche in über 4.800 Unternehmen bereits im Einsatz ist.

Wartungsplaner erfüllt gesetzliche Compliance-Vorgaben
Der Wartungsplaner ist für sicherheitsrelevante Tätigkeiten konzipiert und ist daher für die täglichen Herausforderungen von Sicherheitsfachkräften, Sicherheitsingenieuren, Verantwortlichen in der Instandhaltung und Wartungsteams geeignet. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Sicherheitsbeauftragte können das Instandhaltungsmanagement deutlich optimieren, da die Software sowohl Prüffristen als auch Instandhaltungsintervalle erfasst und somit die Dokumentation von Prüfungen, Reparaturen, Instandsetzungen und Wartungen automatisch vorgibt. Daher ist der Wartungsplaner ideal für die Betriebsmittelwartung gemäß gängigen gesetzlichen Compliance-Richtlinien (u.a. BGV, BetrSichV, TÜV, AUDIT, ISO, TPM, UVV).

Darüber hinaus bietet der Wartungsplaner einige interessante Features. So können Stammdaten und Anlagenstruktur angelegt und Wartungspläne, Prüfpläne und Inspektionspläne erstellt werden. Auch lassen sich Störaufträge und Reparaturen effizient erfassen und übersichtliche Dokumentationen über den Lebenslauf aller Anlagen und Maschinen erstellen.
Auf dieser Basis lassen sich die Kennzahlen und das Controlling im Rahmen der Arbeitsvorbereitung optimieren.

„Die nachvollziehbare Dokumentation von Wartungen und Prüffristen ist eine wichtige Managementaufgabe für Betriebsleiter und Sicherheitsbeauftragte. Der Einsatz des Wartungsplaners ermöglicht der Unternehmensleitung im Schadenfall den Nachweis der ordnungsgemäßen Wartung der Betriebstechnik gegenüber Versicherungen, Gewerbeaufsicht und Berufsgenossenschaften“, sagt Ulrich Hoppe, Berater der Hoppe Unternehmensberatung aus Heusenstamm. Eine regelmäßige BGV A3-Prüfung in Unternehmen schaltet unkalkulierbare Sicherheitsrisiken und hohe Folgekosten aus.

Neue Softwarefunktionen im Wartungsplaner
>> Gefahrstoffverwaltung / Gefahrstoffkataster
>> Abgleich mit Microsoft Outlook: Alle Wartungstermine können als Termin in den Kalender oder als Aufgabe nach Outlook übernommen werden.
>> "EmailCenter": Prüftermine werden per Email zur automatischen Erinnerung an die Sicherheitsfachkraft gesendet
>> Scanner Modul: Erfassung der erledigten Berichte per Barcode-Scanner zur Erfassung von Wartungsberichten, Prüfer und >> Reparaturerfassung: BDE (Betriebsdatenerfassung), MDE (mobile Datenerfassung)
>> Reports: Alle Reports sind auch als PDF mit Navigationsleiste verfügbar
(Hoppe Unternehmensberatung: ra)

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