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E-Mail-Versand notariell bestätigen

Online-Versand von Dokumenten wird juristisch beweisbar - System bietet seinen Nutzern zudem elektronische Langzeitarchivierung
Mit "eWitness" können der E-Mail-Versand und FTP-Uploads auf elektronischem Weg notariell bestätigt werden

(25.01.07) - Die secunet Security Networks AG aus Deutschland und eWitness s.a.r.l. aus Luxemburg haben in Europa einen neuen elektronischen Notariatsservice mit dem Namen "eWitness" eingeführt, der nun auch in Deutschland genutzt werden kann. Mit eWitness können der E-Mail-Versand und FTP-Uploads auf elektronischem Weg notariell bestätigt werden. Damit kann juristisch "wasserfest" nachgewiesen werden, wer welche Dokumente wann an wen verschickt hat. Das System bietet seinen Nutzern zudem eine elektronische Langzeitarchivierung. Davon profitieren vor allem diejenigen Unternehmen, die in einer "Flut" von Papier-Dokumenten zu ertrinken drohen.

eWitness wird ausschließlich von Notaren betrieben – sie sind die "Herren" des neuen Systems. Die versendeten Daten werden vom Mailserver des Absenders an den eWitness-Server eines mit dem System arbeitenden Notars verschickt. Sobald die Daten auf dem eWitness-Server eintreffen, werden sie gewissermaßen elektronisch versiegelt und dann über den eWitness-Server an den jeweiligen Empfänger weitergeleitet. Durch Einfügen so genannter "elektronischer Fingerabdrücke" (Hash-Werte) sowie der genauen Protokollierung aller Transaktionen sind nachträgliche Veränderungen der übersendeten Daten nicht mehr möglich – Manipulationsversuchen wird so ein effektiver Riegel vorgeschoben. Alle Versendungsvorgänge sowie die versendeten Daten werden beim Notar gespeichert und archiviert, so dass durchgeführte Aktionen auch noch nach vielen Jahren beweisbar dokumentiert werden können.

Von dem neuen System profitieren unter anderem Versicherungen, indem sie ihre Verträge kostengünstig und vor allem rechtssicher an ihre Kunden über das Internet versenden können. Aber auch Energieversorgungs- und Telekommunikationsunternehmen beispielsweise können sich die neue Rechtsicherheit im Internet zu Nutze machen und mit eWitness den Versand von Rechnungen und Mahnungen an säumige Zahler exakt nachweisen. eWitness bietet aber auch die Möglichkeiten, den Stand von Verhandlungen zwischen Geschäftspartnern zu einem genau definierten Zeitpunkt exakt zu dokumentieren.

Ein weiteres Anwendungsgebiet von eWitness ist die Buchhaltung. Diese lässt sich nunmehr auch durchgängig online durchführen – ein an das System angeschlossener Notar erhält regelmäßig via Internet die Buchhaltungsdaten seiner Klienten, die dann von eWitness gespeichert und versiegelt und auch an das Finanzamt weiter gegeben werden. In Italien zum Beispiel ist dies schon jetzt eine gesetzlich anerkannte Vorgehensweise. (secunet: ra)

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