Ausschreibungen über E-Vergabe-Plattformen

Einsatz einer elektronischen Signatur ist nach EU-Vorgaben für die Teilnahme an öffentlichen Online-Ausschreibungen zwingend erforderlich
Signaturkarten im Handwerk: Per Mausklick ins Geschäft kommen

(10.01.11) - Bewerbungen bitte elektronisch - Das gilt für alle Handwerksbetriebe, die an einer öffentlichen Ausschreibung des Bundesministeriums des Innern (BMI) teilnehmen wollen. Wie das BMI wickeln immer mehr öffentliche Auftraggeber des Bundes, der Länder und Gemeinden ihre Ausschreibungen über sogenannte E-Vergabe-Plattformen im Internet ab. Tendenz stark steigend.

Wichtige Voraussetzung, um als Handwerker von diesem enormen Potenzial profitieren zu können, ist der Einsatz einer elektronischen Signatur. Sie ist nach EU-Vorgaben für die Teilnahme an öffentlichen Online-Ausschreibungen zwingend erforderlich.

Neben dem BMI nimmt seit Anfang 2010 auch das Beschaffungsamt des Bundes Angebote auf Ausschreibungen nur noch elektronisch entgegen. Doch für die Betriebe kann sich eine Umstellung auf die elektronischen Vergabeprozesse durchaus lohnen: Immerhin geben die öffentliche Hand und deren Versorgungsunternehmen jedes Jahr rund 400 Milliarden Euro für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen aus. In der EU sind es sogar 1,8 Billionen Euro. Handwerksbetriebe, die auch in Zukunft konkurrenzfähig bleiben wollen, sollten sich daher schon heute intensiv mit dem Thema elektronische Signatur auseinandersetzen.

"Gerade im Handwerk wird die Auftragsbeschaffung durch die Teilnahme an elektronischen Ausschreibungen in den nächsten Jahren stark an Bedeutung gewinnen. Für die Betriebe lohnt es sich daher, schon jetzt die Chancen der E-Vergabe mithilfe der elektronischen Signatur für sich zu nutzen", so Dr. Rüdiger Mock-Hecker, Leiter Geschäftssparte Kartensysteme des Deutschen Sparkassenverlags.

Neben neuen Aufträgen bringt eine Teilnahme an der E-Vergabe insbesondere kleinen Firmen viele weitere Vorteile. Denn im Unterschied zu klassischen Ausschreibungen sparen sie vor allem Zeit: Über spezielle Suchmechanismen der E-Vergabe-Plattformen erhalten sie erstmalig schnell und unkompliziert Einsicht in alle aktuellen Ausschreibungen – auch aus den Nachbarkreisen. Ebenfalls können Kosten eingespart werden, denn der postalische Versand der Angebotsdokumente entfällt.

Standardisierte Eingabemasken der E-Vergabe-Plattformen helfen zudem, ärgerliche Formfehler zu vermeiden. Per Mausklick laden die Betriebe die Ausschreibungsunterlagen im Internet herunter, signieren elektronisch und geben direkt online ihr Angebot ab. Die Behörden reagieren in der Praxis zügig auf die Anfragen via E-Mail, da die elektronische Bearbeitung auch für sie einfacher und effizienter ist.

Abfallnachweise künftig nur noch elektronisch
Schneller, einfacher und effizienter wird für Handwerksbetriebe künftig auch das Nachweisverfahren für Sonderabfälle: In Bau- und Ausbaubetrieben, Schreinereien, Kfz-Werkstätten oder Metallbetrieben fallen täglich gefährliche Abfälle wie zum Beispiel Altlacke und Lösemittel, Altöl, Asbestzementabfälle oder künstliche Mineralfasern aus alten Dämmmaterialien an. Überschreitet die Abfallmenge die Grenze von zwei Tonnen pro Jahr, sind die Betriebe verpflichtet, Abfallnachweise zu führen. Hierzu mussten bislang komplizierte Formulare in Papierform ausgefüllt und in einem Nachweisbuch drei Jahre lang aufbewahrt werden.

Nachdem Entsorger und Behörden mit Einführung des elektronischen Abfallnachweisverfahrens (eANV) bereits seit dem 1. April 2010 verpflichtet sind, den Abfallnachweis elektronisch mittels Signaturkarte zu erbringen, gehört der Entsorgungsnachweisschein auf Papier auch für Handwerksbetriebe ab dem 1. Februar 2011 der Vergangenheit an. Die Firmen unterschreiben ihren Online-Nachweisschein dann einfach und rechtswirksam mit der elektronischen Signatur und übermitteln ihn übers Internet direkt an die zuständigen Behörden.

"Dank dieses elektronischen Verfahrens endet der Papierkrieg für alle Handwerksbetriebe, zusätzlich wird der Entsorgungsvorgang damit deutlich schneller und einfacher", so Dr. Mock-Hecker. "Wie bei der E-Vergabe gilt jedoch: Wer am neuen Verfahren teilnehmen will, braucht die Signaturkarte mit einem elektronischen Zertifikat."

Auf der sicheren Seite mit der qualifizierten Signatur
Die Bundesregierung hat mit dem Signaturgesetz (SigG), das auf einer entsprechenden europäischen Richtlinie beruht, bereits 2001 den Weg für den elektronischen Datenaustausch frei gemacht. Die qualifizierte elektronische Signatur wurde darin der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt und ermöglicht seitdem eine rechtsverbindliche Online-Kommunikation auch mit Behörden.

Technisch basiert die qualifizierte elektronische Signatur auf einem digitalen Zertifikat, das mit einem Personalausweis für die Online-Kommunikation vergleichbar ist. Nur diese auf einem qualifizierten Zertifikat basierende elektronische Signatur ersetzt die gesetzliche Schriftform – und ist somit nach dem Signaturgesetz rechtsgültig. Die Zertifikate, die den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes entsprechen, werden von speziellen Trustcentern angeboten.

Dazu gehört auch S-Trust, das Trustcenter des Deutschen Sparkassenverlags und Ausgabestelle für digitale Zertifikate der Sparkassen-Finanzgruppe. Auf dem Chip einer Signaturkarte wird das personenbezogene Zertifikat für die elektronische Signatur gespeichert.

Mit einem Kartenlesegerät und entsprechender Software kann jeder Handwerksbetrieb einfach digitale Dokumente rechtskräftig signieren und somit an öffentlichen Online-Ausschreibungen oder am elektronischen Abfallnachweisverfahren teilnehmen. Vor technischen Herauforderungen muss sich dabei kein Handwerker fürchten, denn die Signatur funktioniert denkbar einfach. Die persönlichen Daten sind auf einer Chipkarte gespeichert und um rechtsverbindlich zu unterschreiben, gibt man lediglich seine geheime PIN-Nummer ein.

Vielseitig im Einsatz, eindeutig im Ergebnis
Neben der E-Vergabe und dem eANV können die Betriebe auch zahlreiche Auftrags- und Geschäftsprozesse mithilfe der elektronischen Signatur problemlos auf digitaler Basis abwickeln. Dank elektronisch signierter und damit rechtskräftiger Dokumente sinken die Kosten beispielsweise bei der Rechnungsstellung, da Druck, Konvertierung und Postversand entfallen. Und auch bei der Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen sparen Unternehmen Zeit und Geld, indem sie sich über die elektronische Signatur authentifizieren.

Zusätzlich ermöglicht die elektronische Signatur, vertrauliche Personal- und Kundendaten beim Versand via E-Mail zu verschlüsseln. Ein großes Plus für die Unternehmen, denn auch innerbetriebliche Prozesse gilt es zu vereinfachen und zu beschleunigen. So erfolgen etwa interne Freigabeprozesse in größeren Betrieben einfach und schnell per E-Mail mit elektronisch signiertem PDF-Formular. Sogar Ausbildungsverträge lassen sich mittels Signatur rechtsverbindlich an die IHK übermitteln.

Kurz gesagt: Die elektronische Signatur kann im gesamten Geschäftsverkehr für den Versand, die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten genutzt werden, die aus rechtlichen Gründen zwingend eine Unterschrift verlangen. Dies spart nicht nur unnötige Kosten, sondern kann wie bei der E-Vergabe zu einem echten Wettbewerbsvorteil für die Unternehmen werden. (DSV-Gruppe: ra)

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