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PDF-Eingangsrechnungen und GDPdU


Ohne qualifizierte elektronische Signatur der Rechnung kein wirksamer Vorsteuerabzug - Sicherheitscheck für Empfang von Online-Rechnungen
Verfahren zur Validierung elektronischer Dokumente mit qualifizierter Signatur




(09.07.08) - Immer häufiger erhalten Unternehmen Rechnungen von Geschäftspartnern auf elektronischem Weg – die meisten Dokumente entsprechen jedoch nicht den Rechtsvorschriften und können dem Empfänger somit Schwierigkeiten bereiten. Denn gemäß §15 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes ist ohne qualifizierte elektronische Signatur der Rechnung kein wirksamer Vorsteuerabzug zulässig.

Damit Empfänger auf Nummer sicher gehen und erkennen können, ob die eingehenden Rechnungen gesetzeskonform sind, hat die Zertificon Solutions GmbH, Hersteller von E-Mail-Verschlüsselungslösungen, eine optionale Komponente der Produktreihe "Z1 SecureMail" entwickelt. Diese erkennt und validiert qualifiziert signierte Dokumente.

Die Möglichkeit, Rechnungen via E-Mail zu versenden, bringt Vorteile wie Zeit- und Kostenersparnisse mit sich. Viele Unternehmen drucken ihre PDF-Eingangsrechnungen aus und fügen diese zu ihren Unterlagen, ohne zu wissen, dass es sich dabei um kein gültiges Rechtsdokument im umsatzsteuerlichen Sinne handelt. Denn damit erhaltene Dokumente für den Rechnungsempfänger vorsteuerlich abzugsfähig sind, müssen sie gemäß dem deutschen Signaturgesetz (SigG) signiert werden.

Die Regelung schreibt vor, dass eine elektronische Schriftform eine Schriftform auf Papier nur ersetzen kann, wenn sie über eine "qualifizierte elektronische Signatur" verfügt. Diese muss auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erstellung gültigen Zertifikat beruhen und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) generiert worden sein. Ist dies nicht gegeben, kann das Finanzamt Vorsteuerrückforderungen verlangen.

Zertificon hat ihre Produktfamilie "Z1 SecureMail" zur E-Mail-Verschlüsselung um eine optionale Softwarekomponente erweitert, die derartige qualifiziert signierte Dokumente in eingehenden E-Mails erkennt und die verwendeten Signaturen validiert. Zusätzlich beinhaltet die Lösung Mechanismen, mit deren Hilfe empfangene Nachrichten samt Dateianhang und Ergebnis der Signaturprüfung an existierende Archivsysteme oder andere weiterverarbeitende Anwendungen übergeben werden können.

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen - GDPdU
Auf Grund der Vielfalt von Anbindungsmöglichkeiten an Drittsysteme sowie dem Fehlen eines genormten Schnittstellenstandards sind Anbindung, Selektionsfilter, Metadaten, Ergebnis der Signaturprüfung sowie Datenformate flexibel konfigurierbar. Dies hat zum Vorteil, dass Unternehmen GDPdU-konforme Lösungen realisieren können, die einer digitalen Steuerprüfung durch Betriebsprüfer gerecht werden. (Zertifikon: ra)


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Meldungen: Signatur-Lösungen

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    Die CSP GmbH & KG hat eine strategische Partnerschaft mit der auf elektronische Signaturen spezialisierten e.siqia technologies gmbh, Berlin, geschlossen. Kern der Zusammenarbeit ist die Integration der Datenbank (DB)-Archivierungslösung "Chronos" mit den Zeitstempel- und Signaturlösungen von e.siqia, durch die die Integrität von Datenbankinhalten nun beweissicher abgebildet wird.

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    Axway erweitert ihre "Validation Authority Suite": Die Validierung von Mitarbeiterzertifikaten in Zivilbehörden und anderen sensitiven Umgebungen wird damit noch einfacher. Auf der Grundlage vordefinierter Regeln ermöglicht das auf dem SCVP (Server-based Certificate Validation Protocol) basierende Angebot jetzt sowohl die Authentisierung als auch die Autorisierung von Endbenutzern oder Anwendungen im Rahmen der Zugriffssicherung sensitiver Daten.

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    Die secrypt GmbH präsentiert mit "digiSeal archive" ihre neue branchenübergreifende Lösung für Unternehmen, die öffentliche Verwaltung und für Einrichtungen im Gesundheitswesen. Mit der Software soll es möglich sein, den Beweiswert elektronisch signierter Dokumente langfristig zu erhalten. Dazu gehören zum Beispiel Personenstandseinträge und -register, Grundbucheinträge, Bau- und Konstruktionszeichnungen und Patientenakten.

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