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Arbeitsrecht und Compliance-Regelungen


"Code of Conduct": Wie lässt sich ein Mitarbeiter-Verhaltenskodex im Unternehmen optimal umsetzen?
Für umfassende Verhaltenskodizes wählen Unternehmen häufig den Weg der Betriebsvereinbarungen


(19.05.10) - Zu moderner Compliance gehört ein verbindlicher Verhaltenskodex. Dieser stellt sicher, dass die Geschäftspolitik von Mitarbeitern und Geschäftsführung auch wirklich "gelebt" wird und Gesetze eingehalten werden. Darüber, wie man diesen Kodex erarbeitet und im Unternehmen einführt, machen sich nach Ansicht der Kanzlei Aulinger Rechtsanwälte viele Unternehmen jedoch nach wie vor zu wenig Gedanken.

Mit einem Compliance-Programm wollen Unternehmen sicherstellen, dass keine Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften erfolgen. Dies, indem das Programm Abläufe prüft, Zuständigkeiten definiert und Verfahrensweisen neu organisiert. Dazu gehört in der Regel auch, Verhaltensanforderungen für die Mitarbeiter in einem "Code of Conduct" (Conduct, engl. Benehmen/Verhalten) zu definieren. Die Inhalte können dabei sehr unterschiedlich sein. Vielfach enthält dieser Kodex über die Definition von Pflichten hinaus auch Klauseln, mit denen Mitarbeiter auf eine bestimmte Geschäftsphilosophie verpflichtet werden sollen. Dabei handelt es sich insbesondere um ethische Handlungs-Maßstäbe.

Hierbei beachten nach Ansicht von Aulinger Rechtsanwälte die Unternehmen jedoch oft die arbeitsrechtliche Komponente zu wenig. Denn: Das Arbeitsrecht stellt einerseits das Instrumentarium zur Verfügung, mit dem sich Compliance-Regelungen gegenüber Arbeitnehmern verbindlich einführen und durchsetzen lassen und setzt andererseits eindeutige Grenzen für derartige Regeln.

"Nur wenn Unternehmen die arbeitsrechtlichen Vorgaben beachten, sind solche Verhaltenskodizes wirksam und Sanktionen möglich. Gerade bei der Einführung moralischer Standards oder vorbeugenden Handlungsanweisungen ist genau zu prüfen, was erforderlich ist, um Verstöße gegen solche Anforderungen sanktionieren zu können", rät Arbeitsrechtsexpertin Inken Hansen der Kanzlei Aulinger Rechtsanwälte.

Das Arbeitsrecht bietet dabei grundsätzlich drei Instrumente für die Einführung von Richtlinien, nämlich einseitige Weisungen des Arbeitgebers, Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter oder Betriebsvereinbarungen.

Einseitige Arbeitgeber-Weisungen
Diese Vorgabe von Verhaltensanforderungen verfügt über entscheidende Vorteile. Der Arbeitgeber bestimmt allein über die Regeln, muss daher keine Kompromisse schließen. Anpassungen an Veränderungen im Unternehmen oder außerhalb des Unternehmens sind jederzeit möglich. Die Arbeitsleistung des Mitarbeiters darf der Arbeitgeber einseitig durch Weisungen bestimmen, also auch durch Richtlinien.

Solange sie sich unmittelbar auf die Tätigkeit beziehen, also beispielsweise bestimmte Zustimmungsvorbehalte beinhalten, sind sie daher unproblematisch. Sobald es jedoch um das Verhalten im Betrieb geht, also insbesondere den Umgang miteinander oder das Ordnungsverhalten, insbesondere aber soweit das außerdienstliche Verhalten betroffen ist, haben die Weisungsrechte Grenzen.

Nebentätigkeitsverbote, Regelungen zum privaten Umgang mit Kunden oder beschränkende Vorgaben zum privaten Handel mit Wertpapieren, Regelungen über den Umgang mit Kollegen einschließlich des Verbotes von Liebesbeziehungen zwischen Arbeitnehmern, generelle Rauchverbote oder umfassende Meldepflichten von Verstößen können Grundrechte von Mitarbeitern oder auch Datenschutzrechte beeinträchtigen.

Des Weiteren dürfen Unternehmen tätigkeitsbezogene Weisungen nur zur Konkretisierung bereits bestehender vertraglicher Pflichten erteilen. Also immer dann, wenn mehr verlangt wird als die vertragliche Arbeitsleistung, ist eine gesonderte Rechtsgrundlage erforderlich.

Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter
Hier besteht der Vorteil darin, dass sehr weitgehende Verpflichtungen möglich sind. Grenzen ergeben sich insbesondere aus den Persönlichkeitsrechten, zudem muss ein Mindestmaß an Bestimmtheit und Transparenz vorliegen. Ob beispielsweise eine Vertragsklausel, die allgemein "Ehrlichkeitskontrollen" ankündigt, ein Unternehmen zu verdachtsunabhängigen Taschenkontrollen berechtigt, dürfte in den meisten Branchen fraglich sein.

Ein Nachteil arbeitsvertraglicher Vereinbarungen von Verhaltensrichtlinien liegt darin, dass auch eine Änderung eine Vereinbarung erfordert. Das ist schon bei mittelgroßen Unternehmen logistisch kaum zu bewerkstelligen. Gegen den Willen des Mitarbeiters lassen sich Änderungen nur durchsetzen, wenn eine entsprechende einseitige Weisung möglich wäre oder wenn dringende betriebliche Gründe vorliegen, insbesondere neue gesetzliche Vorgaben, die der Arbeitgeber umsetzen muss. Diese Einbuße an Flexibilität spricht daher gegen vertragliche Vereinbarungen, wenn sie nicht aufgrund der Reichweite der Verhaltensanforderung notwendig sind.

Betriebsvereinbarungen
Für umfassende Verhaltenskodizes wählen Unternehmen häufig diesen Weg. Zwar unterliegen viele der Regelungspunkte nicht der erzwingbaren Mitbestimmung. Das gilt beispielsweise für allgemeine ethisch-moralische Programmsätze, Unternehmensphilosophien, oder für die Wiederholung von gesetzlichen Verpflichtungen - beispielsweise das Verbot sexueller Zudringlichkeiten.

Auch Vorgaben, die ausschließlich die Arbeitsleistung betreffen, sind mitbestimmungsfrei. Mitbestimmungspflichtig dagegen sind Regelungen über das Ordnungsverhalten. Dazu gehört beispielsweise die Verpflichtung von Mitarbeitern, mutmaßliche Verstöße bei einer Hotline zu melden.

Gleiches gilt, wenn die Einhaltung des Kodex mit Hilfe von technischen Einrichtungen, insbesondere Zugriff auf IT, kontrolliert wird. Stimmt der Betriebsrat dem Verhaltenkodex zu, so erübrigen sich diese Abgrenzungsprobleme. Zudem kann eine betriebsinterne Diskussion der Inhalte mithilfe des Betriebsrates die Akzeptanz deutlich erhöhen.

"Ein Kodex, den das Unternehmen dann gemeinsam mit den Mitarbeitern erarbeitet, hat eine größere Chance, auch tatsächlich in der Unternehmenspraxis gelebt zu werden. Zumindest mehr als einseitige Vorgaben der Geschäftsführung, die an der Lebenswirklichkeit der Mitarbeiter vorbeigehen", sagt Inken Hansen.

Der Nachteil einer Betriebsvereinbarung besteht allerdings darin, dass auch eine Abänderung nur gemeinsam mit dem Betriebsrat möglich ist. Die leitenden Mitarbeiter muss das Unternehmen zudem zusätzlich auf die Einhaltung verpflichten.

Praxistipp: Sinnvoll kann daher je nach Betrieb eine unterschiedliche Umsetzung sein. Derart, dass beispielsweise die Realisierung von klaren gesetzlichen Vorgaben einseitigen vom Arbeitgeber bestimmten Richtlinien vorbehalten bleibt. Hingegen lassen sich Regelungen, die auch das Verhalten der Mitarbeiter während der Arbeitszeit betreffen, mitunter besser durch eine Betriebsvereinbarung verwirklichen. (Aulinger Rechtsanwälte: ra)

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Corporate Compliance Zeitschrift“ (CCZ) heißt die neueste juristische Fachzeitschrift zur Haftungsvermeidung im Unternehmen. Die CCZ erscheint seit Januar 2008 sechsmal jährlich in den Verlagen C.H.Beck / Franz Vahlen und wird von Compliance-Magazin.de (Hrsg. Presse, Messe & Kongresse Verlags GmbH) vertrieben.

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Leseproben der Corporate Compliance Zeitschrift (CCZ)

19.12.18 - Aus der Praxis für die Praxis: Zur zivilrechtlichen Rechtsverfolgung von "Compliance"-Sachverhalten und deren Abwicklung

19.12.18 - VCI/BCM-Position für ein moderneres Unternehmenssanktionsrecht

18.12.18 - CSR meets Compliance - Über die zunehmende Verrechtlichung der Corporate Social Responsibility

18.12.18 - Auskehrung von eingefrorenen Geldern nach einem Betrug: Die Regelung soll helfen, die von der chinesischen Behörde eingefrorenen Guthaben schneller an den Geschädigten auszukehren

18.12.18 - Selbstanzeige von Unternehmen bei Bestechungsdelikten und Kartellrechtsverstößen in Russland

18.12.18 - Die Reform des Geheimnisschutzes aus Sicht der Compliance-Abteilung - Ein Überblick

17.12.18 - Arbeit 4.0: Compliance-rechtliche Herausforderungen infolge der Determination des sozialversicherungsrechtlichen Status

17.12.18 - Die janusköpfigen Verschwiegenheitsrechte und -pflichten des Rechtsanwalts in der Funktion einer Ombudsperson

17.12.18 - Der Einfluss des Transparenzgrundsatzes der DSGVO auf die Durchführung interner Ermittlungen

18.10.18 - Wie sieht die Rolle von Compliance-Abteilungen in M&A-Prozessen aus?

18.10.18 - Handlungsoptionen bei Fehlverhalten Dritter

18.10.18 - CLOUD Act: Selbst für die Wolken gibt es Grenzen

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