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Records Management-Seminar und Compliance

"Records Management" als Komponente von Enterprise Content Management für E-Mail-Management, Datenschutz, Datensicherheit und Compliance
Records Management ist vor allem als Führungsaufgabe zu sehen

(20.04.09) - Ein Blick auf die Titelseiten der Tagespresse hat jetzt auch dem letzten Beobachter die Augen geöffnet, wie wichtig E-Mail-Management, Datenschutz, Datensicherheit und Compliance auch in Deutschland längst sind. Unternehmen sollten sich daher dringend darüber informieren, wie sie ihre Information-Management-Compliance durch ein geordnetes Verwalten Ihrer Informationen erfüllen können.

Zwei Mal die Gelegenheit dazu bietet das Seminar "Records Management für die effektive und sichere Dokumentation der Geschäftstätigkeit" am Dienstag, 12. Mai 2009 in Frankfurt (Sheraton Hotel Frankfurt/Offenbach) und Donnerstag, 14. Mai 2009 in München (Sofitel Bayerpost). Unter Regie der Project Consult GmbH informieren dort hochkarätige Vertreter aus der ECM-Branche, sowie Hochschulen und Verbänden über alle Aspekte von Records Management. Zielgruppe der Veranstaltung sind Führungskräfte, Projektleiter und Verantwortliche im Bereich Informations-, Records- und Enterprise Content Management aus allen Branchen.

Records Management als Komponente von ECM (Enterprise Content Management) umfasst die systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut. Dazu gehören auch alle Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von elektronischen Akten.

Eine thematische Einführung zu Standards, Nutzen und Einsatzgebieten von Records Management sowie zum europäischen MoReq2 Standard wird Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Project Consult GmbH geben. MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records Version 2) wird vor dem Hintergrund steigender Anforderungen an Compliance und Wirtschaftlichkeit immer wichtiger. Die Seminarteilnehmer erfahren auf dem Seminar, wie sie ihre Informationen mit Records Management Lösungen effizient verwalten können.

Vor allem als Führungsaufgabe ist Records Management zu sehen; auch die Akzeptanz der Mitarbeiter/innen und die permanente Weiterbildung müssen Unternehmen ernst nehmen. Über Ausbildungskonzepte berichtet deshalb Hanns Köhler-Krüner, Director Global Education Services EMEA der AIIM Europe, der europäischen Tochter des ECM-Fachverbandes AIIM International (Association for Information and Image Management). Prof. Dr. Stefan Gradmann von der DGI Deutsche Gesellschaft für Deutsche Gesellschaft für Informationswissenschaft und Informationspraxis / Humboldt Universität beschäftigt sich in seinem Grußwort auf dem Project Consult Seminar mit der Bedeutung von Records Management für Wirtschaft, öffentliche Verwaltung, Lehre und Forschung.

Über Audit Trails, Legal Hold und E-Discovery referiert Gerd Hammer, Senior Project Manager ECM bei T-Systems. Ein Schwerpunkt seines Vortrages wird auf der Abgrenzung von E-Discovery zu Records Management liegen. E-Discovery Lösungen sind proaktive Softwaresysteme, mit denen anstehende Rechtsstreitigkeiten, Informationen und Daten auf einfache, sichere und effiziente Weise erfasst, strukturiert, durchsucht und offen gelegt werden können. Gerd Hammer wird in seinem Vortrag zudem über die grundsätzliche informationslogistische Relevanz von standardisiertem Records Management sprechen.

"Records Management, Workflow und Case Management" sind das Thema von Thomas Schrenk, Senior Systems Consultant ECM bei IBM. Das Zusammenwirken von Prozesssteuerung und sicherer Ablage ist hier ein wichtiger Aspekt.

Dr. Marc Diefenbruch, Director Portfolio Management EMEA bei Open Text, wird über die "Virtuelle Akte und Workflow in Verbindung mit Records Management" referieren. Virtuelle Akten führen heute Informationen aus verschiedenen Systemen mit E-Mail, gescannten Dokumenten und Fax zusammen.

Zu den Experten gehören außerdem Volker John, Director Product Management bei Saperion, der über "Aktenpläne, Ordnungsstrukturen und Visualisierung im Records Management" sprechen wird. Hier spielen besonders Metadaten und die Strukturierung von Ablagen für einen effizienteren Informationszugriff eine große Rolle.

Dr. Gregor Joeris, Leiter, Produktmanagement der SER-Gruppe und Geschäftsführer der SER eArchiving Solutions GmbH, und Markus Hartbauer, Chief Solutions Architect SER Solutions Österreich GmbH, nehmen mit dem Thema "Records Management und Archivierung" Bezug darauf, dass das Thema Archivierung mit dem Records Management in einen Topf geworfen wird. Dabei geht es doch im Wesentlichen um den geordneten Übergang von der Ablage in strukturierte, langfristig stabile elektronische Archive.

Michael Sill, Consultant Software-Qualitätsmanagement bei imbus, ist mit einem Referat zu Tests und Zertifizierung im MoReq2-Umfeld vertreten. Er berichtet über die ersten laufenden Tests und Zertifizierungen von Records Management Systemen nach MoReq2.

Stephan Haux, Senior Product Manager - EMEA bei Iron Mountain Digital, wird über die Outsourcing-Aspekte des Records Management informieren. Nicht jeder muss selbst Records Management-Lösungen betreiben, sondern kann auf kombinierte Software as a Service (SaaS)- und Outsourcing-Angebote für Scannen, Verwalten, Archivieren und Nutzen von elektronischen und papiergebundenen Dokumenten zurückgreifen.

Lesen Sie zum Thema "SaaS" und "Outsourcing" auch: SaaS-Magazin.de (www.saasmagazin.de)

Im Fokus aller Vorträge und Live-Produktvorführungen stehen die Aspekte der Wirtschaftlichkeit und der Erfüllung von Compliance-Vorgaben. (Project Consult: ra)

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Meldungen: Markt-Nachrichten

Massiver Datenschutzverstoß
Vierzehn Menschenrechts- und Digitalrechtsorganisationen - darunter auch die Deutsche Vereinigung für Datenschutz e.V. (DVD) - starteten, koordiniert von Liberties, die Kampagne #StopSpyingOnUs, indem sie gleichzeitig in neun EU-Ländern bei ihren nationalen Datenschutz-Aufsichtsbehörden Beschwerden gegen illegale Verfahren der verhaltensorientierten Werbung einreichen. Zu den Ländern, die an der Kampagne teilnehmen, gehören Deutschland, Belgien, Italien, Frankreich, Estland, Bulgarien, Ungarn, Slowenien und die Tschechische Republik. Dies ist die dritte Welle einer Kampagne, die 2018 begann. Die ersten Beschwerden wurden bei den britischen und irischen Datenschutzbehörden eingereicht.
Tausende Briefkastengesellschaften vorgehalten
Seit drei Jahren ermittelt das Bundeskriminalamt im Auftrag der Staatsanwaltschaft München I wegen des Verdachts der Geldwäsche gegen insgesamt drei Beschuldigte. Ab 18.02.2019 erfolgte die gleichzeitige Beschlagnahme von vier Immobilien in Schwalbach am Taunus, Nürnberg, Regensburg und Mühldorf am Inn im Gesamtwert von rund 40 Millionen Euro. Daneben wurde ein Konto bei einer Bank in Lettland mit einem erwarteten Guthaben in Höhe von ca. 1,2 Millionen Euro beschlagnahmt, welches aus der Veräußerung einer weiteren Immobilie in Chemnitz herrührt. Zusätzlich wurde die vorläufige Sicherung von Kontoguthaben bei diversen Banken in Deutschland auf der Grundlage von Vermögensarresten in Höhe von ca. 6,7 Millionen Euro bei zwei beteiligten Immobiliengesellschaften in Deutschland veranlasst.
Korruption: Dunkelfeld weiterhin sehr groß
Das Bundeskriminalamt (BKA) hat 2017 einen Rückgang der Korruptionsstraftaten registriert. Wie aus dem veröffentlichten Bundeslagebild Korruption hervorgeht, nahm die Zahl dieser Straftaten im Vergleich zum Vorjahr um 25 Prozent auf 4.894 ab. Damit wurde 2017 die niedrigste Anzahl von Korruptionsstraftaten seit fünf Jahren gemeldet. Das BKA führt diese Entwicklung unter anderem auf etablierte Compliance-Strukturen in Unternehmen und Behörden sowie auf die damit verbundene Sensibilisierung der Mitarbeiter zurück. Einen Grund zur Entwarnung liefern die Zahlen indes nicht: Nur ein Teil aller begangenen Korruptionsstraftaten wird polizeilich bekannt. Das Dunkelfeld wird weiterhin als sehr groß eingeschätzt.
Organisierte Kriminalität ist transnational
"Die Organisierte Kriminalität hat viele Gesichter und Betätigungsfelder. Damit ist und bleibt das Bedrohungs- und Schadenspotential, das von Organisierter Kriminalität ausgeht, unverändert hoch", so BKA-Präsident Holger Münch bei der heutigen Pressekonferenz im BKA-Wiesbaden zur Vorstellung des Lagebildes Organisierte Kriminalität 2017. Die Gesamtzahl der Ermittlungsverfahren gegen Gruppierungen der Organisierten Kriminalität liegt auf unverändert hohem Niveau: 2017 wurden 572 OK-Verfahren registriert (2016: 563). Rund 1/3 der OK-Gruppierungen ist im Bereich der Rauschgiftkriminalität (36,2 Prozent) aktiv. Damit ist und bleibt Drogenhandel das Hauptbetätigungsfeld von OK-Gruppierungen, gefolgt von Eigentumskriminalität (16,4 Prozent). An dritter Stelle findet sich Wirtschaftskriminalität (11,0 Prozent). Der polizeilich erfasste Schaden lag 2017 bei rund 210 Millionen Euro (2016: rund 1 Mrd. Euro).
Finanzermittlungen der Ermittlungsbehörden
Der FIU-Jahresbericht für das Jahr 2016 verzeichnet mit rund 40 Prozent die höchste Steigerungsrate an Geldwäscheverdachtsmeldungen innerhalb der letzten 15 Jahre. Insgesamt 40.690 (2015: 29.108) Verdachtsmeldungen nach dem Geldwäschegesetz wurden an die FIU übermittelt, der Großteil davon von den Kreditinstituten. Mit 38 Prozent (2015: 32 Prozent) sind die meisten Bezüge zum Deliktsbereich Betrug festgestellt worden. Darunter fallen zum Beispiel auch der Warenbetrug über das Internet und der CEO-Fraud. Durch die Erkenntnisse, die direkt aus den Verdachtsmeldungen gewonnen werden konnten und den anschließenden verfahrensunabhängigen Finanzermittlungen stellten die Ermittlungsbehörden insgesamt Vermögenswerte von rund 69, 8 Millionen Euro sicher. Das sind 10 Prozent mehr als im Vorjahr.

Ethik und Wirtschaft: Glaubwürdigkeit sichern Strategiefindung für Finanzvorstände