Records Management-Seminar und Compliance
"Records Management" als Komponente von Enterprise Content Management für E-Mail-Management, Datenschutz, Datensicherheit und Compliance
Records Management ist vor allem als Führungsaufgabe zu sehen
(20.04.09) - Ein Blick auf die Titelseiten der Tagespresse hat jetzt auch dem letzten Beobachter die Augen geöffnet, wie wichtig E-Mail-Management, Datenschutz, Datensicherheit und Compliance auch in Deutschland längst sind. Unternehmen sollten sich daher dringend darüber informieren, wie sie ihre Information-Management-Compliance durch ein geordnetes Verwalten Ihrer Informationen erfüllen können.
Zwei Mal die Gelegenheit dazu bietet das Seminar "Records Management für die effektive und sichere Dokumentation der Geschäftstätigkeit" am Dienstag, 12. Mai 2009 in Frankfurt (Sheraton Hotel Frankfurt/Offenbach) und Donnerstag, 14. Mai 2009 in München (Sofitel Bayerpost). Unter Regie der Project Consult GmbH informieren dort hochkarätige Vertreter aus der ECM-Branche, sowie Hochschulen und Verbänden über alle Aspekte von Records Management. Zielgruppe der Veranstaltung sind Führungskräfte, Projektleiter und Verantwortliche im Bereich Informations-, Records- und Enterprise Content Management aus allen Branchen.
Records Management als Komponente von ECM (Enterprise Content Management) umfasst die systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut. Dazu gehören auch alle Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von elektronischen Akten.
Eine thematische Einführung zu Standards, Nutzen und Einsatzgebieten von Records Management sowie zum europäischen MoReq2 Standard wird Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Project Consult GmbH geben. MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records Version 2) wird vor dem Hintergrund steigender Anforderungen an Compliance und Wirtschaftlichkeit immer wichtiger. Die Seminarteilnehmer erfahren auf dem Seminar, wie sie ihre Informationen mit Records Management Lösungen effizient verwalten können.
Vor allem als Führungsaufgabe ist Records Management zu sehen; auch die Akzeptanz der Mitarbeiter/innen und die permanente Weiterbildung müssen Unternehmen ernst nehmen. Über Ausbildungskonzepte berichtet deshalb Hanns Köhler-Krüner, Director Global Education Services EMEA der AIIM Europe, der europäischen Tochter des ECM-Fachverbandes AIIM International (Association for Information and Image Management). Prof. Dr. Stefan Gradmann von der DGI Deutsche Gesellschaft für Deutsche Gesellschaft für Informationswissenschaft und Informationspraxis / Humboldt Universität beschäftigt sich in seinem Grußwort auf dem Project Consult Seminar mit der Bedeutung von Records Management für Wirtschaft, öffentliche Verwaltung, Lehre und Forschung.
Über Audit Trails, Legal Hold und E-Discovery referiert Gerd Hammer, Senior Project Manager ECM bei T-Systems. Ein Schwerpunkt seines Vortrages wird auf der Abgrenzung von E-Discovery zu Records Management liegen. E-Discovery Lösungen sind proaktive Softwaresysteme, mit denen anstehende Rechtsstreitigkeiten, Informationen und Daten auf einfache, sichere und effiziente Weise erfasst, strukturiert, durchsucht und offen gelegt werden können. Gerd Hammer wird in seinem Vortrag zudem über die grundsätzliche informationslogistische Relevanz von standardisiertem Records Management sprechen.
"Records Management, Workflow und Case Management" sind das Thema von Thomas Schrenk, Senior Systems Consultant ECM bei IBM. Das Zusammenwirken von Prozesssteuerung und sicherer Ablage ist hier ein wichtiger Aspekt.
Dr. Marc Diefenbruch, Director Portfolio Management EMEA bei Open Text, wird über die "Virtuelle Akte und Workflow in Verbindung mit Records Management" referieren. Virtuelle Akten führen heute Informationen aus verschiedenen Systemen mit E-Mail, gescannten Dokumenten und Fax zusammen.
Zu den Experten gehören außerdem Volker John, Director Product Management bei Saperion, der über "Aktenpläne, Ordnungsstrukturen und Visualisierung im Records Management" sprechen wird. Hier spielen besonders Metadaten und die Strukturierung von Ablagen für einen effizienteren Informationszugriff eine große Rolle.
Dr. Gregor Joeris, Leiter, Produktmanagement der SER-Gruppe und Geschäftsführer der SER eArchiving Solutions GmbH, und Markus Hartbauer, Chief Solutions Architect SER Solutions Österreich GmbH, nehmen mit dem Thema "Records Management und Archivierung" Bezug darauf, dass das Thema Archivierung mit dem Records Management in einen Topf geworfen wird. Dabei geht es doch im Wesentlichen um den geordneten Übergang von der Ablage in strukturierte, langfristig stabile elektronische Archive.
Michael Sill, Consultant Software-Qualitätsmanagement bei imbus, ist mit einem Referat zu Tests und Zertifizierung im MoReq2-Umfeld vertreten. Er berichtet über die ersten laufenden Tests und Zertifizierungen von Records Management Systemen nach MoReq2.
Stephan Haux, Senior Product Manager - EMEA bei Iron Mountain Digital, wird über die Outsourcing-Aspekte des Records Management informieren. Nicht jeder muss selbst Records Management-Lösungen betreiben, sondern kann auf kombinierte Software as a Service (SaaS)- und Outsourcing-Angebote für Scannen, Verwalten, Archivieren und Nutzen von elektronischen und papiergebundenen Dokumenten zurückgreifen.
Lesen Sie zum Thema "SaaS" und "Outsourcing" auch: SaaS-Magazin.de (www.saasmagazin.de)
Im Fokus aller Vorträge und Live-Produktvorführungen stehen die Aspekte der Wirtschaftlichkeit und der Erfüllung von Compliance-Vorgaben. (Project Consult: ra)