Elektronisches Dokumenten- und E-Mail-Management
Viele Unternehmen sehen mit Sorge, dass sie nationale handels-. und steuerrechtliche Compliance-Regularien wie GdPDU, GoBS, GOB, HGB und AO sowie internationale Vorschriften wie Basel II oder Sarbanes Oxley Act (SOX) erfüllen müssen
VOI Workshop in Magdeburg am 3. November 2009: Welche Aspekte bei der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung wichtig sind
(14.10.09) - Die E-Mail als Kommunikationsmittel ist aus heutigen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. So erhalten Studien zufolge über 80 Prozent der Unternehmen in Deutschland Kundenanfragen und Angebote per E-Mail zugeschickt. Ebenso finden sich Bestellungen, Rechnungen und Verträge im elektronischen Posteingang.
Die Vielzahl geschäftsrelevanter E-Mails und Dateianhänge wollen effizient bearbeitet, verwaltet und archiviert sein. Die elektronischen Speicher drohen sonst überzulaufen und ein zielgerichteter, rascher Zugriff auf gewünschten Schriftverkehr ist nicht möglich.
Wie Unternehmen ihre E-Mails in den Griff bekommen, soll der Workshop des VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. am 3. November 2009 im Hotel Ratswaage in Magdeburg zeigen. Zielgruppe sind IT-Leiter sowie Verantwortliche und Mitarbeiter rund um das elektronische Dokumenten- und E-Mail-Management in Organisationen, die sich über die Möglichkeiten und Erfordernisse der effizienten E-Mail-Verwaltung informieren wollen oder eine entsprechende Systemeinführung planen.
Den meisten Verantwortlichen in den Unternehmen ist die zunehmende Relevanz der elektronischen Post bewusst. Doch die Verwaltung und Nutzung der wertvollen Informationen macht ihnen zu schaffen. Sie suchen nach Möglichkeiten des logischen Managements und vor allem der einfachen Suche nach E-Mails und deren Anhängen. Ebenso ist es notwendig, E-Mails in die Geschäftsprozesse einzubinden.
Viele Unternehmen sehen ferner mit Sorge, dass sie nationale handels-. und steuerrechtliche Compliance-Regularien wie GdPDU, GoBS, GOB, HGB und AO (Abgabenordnung) sowie vor allem internationale Vorschriften wie Basel II oder Sarbanes Oxley Act (SOX) erfüllen müssen, ihren Geschäftsverkehr per E-Mail aber nicht ausreichend dokumentieren und belegen können.
Dazu Thomas Zellmann, Leiter der VOI-Regionalgruppe Ost: "Es hat sich eine breite Schere aufgetan zwischen dem einerseits durchaus vorhandenen Bewusstsein über die Notwendigkeit eines effizienten E-Mail-Managements, und der Tatsache, dass im Schnitt nur sieben Prozent aller Unternehmen eine entsprechende Lösung produktiv einsetzen. Hier setzen wir mit unseren Workshops an und zeigen auf, wie man Regeln, Strategien und Technologien für das E-Mail-Management zu einem funktionierenden Ganzen zusammenführt."
Der herstellerneutrale VOI-Workshop verdeutlicht an Hand neun kompakter Vorträge konkret, welche Aspekte bei der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung wichtig sind, wie man sie am besten organisiert, in bestehende Prozesse und Systeme integriert und welche Archivformate zu bevorzugen sind.
Start des Workshops ist 10:00 Uhr, das Ende ist für ca. 16:30 Uhr geplant. In Vorträgen erfahren die Teilnehmer – nach einer ersten Einführung in das Thema – wie das E-Mail-Management organisiert werden kann. Weiter geht es um die Archivierungspflicht, GDPdU und die rechtliche Bedeutung von Signaturen.
Andere Vorträge zeigen auf, wie mittels Portalen der E-Mail-Eingang klassifiziert, Spams aussortiert und wie sich die elektronischen Dokumente in digitale Akten integrieren lassen. Unter dem Titel "Elektronischer Rechnungsaustausch per E-Mail" wird eine praktische Anwendung vorgestellt.
Nach der Mittagspause gibt es einen Expertendialog zu Daten- und Archivformaten für E-Mails. Den Abschluss des VOI-Workshops bilden die Beiträge zu E-Mails im Kontext eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) sowie der Anwenderbericht der Kanzlei Lohbeck & Partner, der das Dokumenten und E-Mail Management in einem Rechtsanwaltsbüro als abschließendes Highlight beleuchtet. (VOI: ra)
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