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Risikomanagement mit E-Mail-Compliance-Software


Abfluss von vertraulichen Firmendaten verhindern und E-Mail-Daten auf unternehmenseigene Compliance-Richtlinien wie Ethikrichtlinien oder Verschwiegenheitsklauseln überprüfen
E-Mail-System verhindert wirkungsvoll Rechtsverstöße, bevor diese überhaupt geschehen


(02.03.09) - Bankangestellte, die versehentlich sensible Kontodaten per E-Mail an Dritte schicken, in Umlauf geratene Datensätze von Telekommunikationskunden oder Insidergeschäfte mit Aktien - die Flut von Datenskandalen der letzten Monate basiert im Wesentlichen auf ungewollten oder vorsätzlichen Wissensabfluss über elektronische Kommunikationswege und geht oft einher mit einer großen Kapitalvernichtung bei den betroffenen Unternehmen.

Möglich macht diese Schadensfälle die schier unendliche Menge an elektronischen Nachrichten mit vertraulichen Informationen, wie Angeboten, Verträgen oder Geschäftsplänen. Oftmals reicht ein Tippfehler oder eine unbedacht weitergeleitete E-Mail, um einen Schaden in Millionenhöhe anzurichten. Die neue Software "jetinspect" der chemmedia AG soll diese Kapitalvernichtung. Sie überprüft nach unternehmensspezifischen Kommunikationsvorschriften den Nachrichtenversand und hält - falls Verstöße festgestellt werden - sogar ausgehende E-Mails zurück.

Dass Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet sind, geschäftliche Kommunikation bis zu zehn Jahre zu archivieren ist bekannt. Weitestgehend unbekannt ist neben dieser Dokumentationspflicht allerdings die Überwachungspflicht bei der so genannten "Wissenszurechnung". Das Landgericht Berlin stellte sogar unzureichendes Risikomanagement als Kündigungsgrund für die Geschäftsleitung heraus. Besonders davon betroffen sind vor allem große und mittelständische Unternehmen.

"jetinspect" schließt diese bisherige Lücke. Während einfache E-Mail-Archivierungssysteme im Rechtsprozess oftmals nur noch der Staatsanwaltschaft dienen, verhindert das System der chemmedia AG wirkungsvoll Rechtsverstöße, bevor diese überhaupt geschehen. "Kern unseres Softwareprodukts sind ausgefeilte Analyseverfahren für E-Mails und deren Anhänge. Die hohe Präzision und die überragende Geschwindigkeit dieser Technik sind unser Alleinstellungsmerkmal", lobt Lars Fassmann, Geschäftsführer der chemmedia AG, die Entwicklung der Softwarelösung.

Aber nicht nur die bereits beschlossene Pflicht zu einem wirkungsvollen IT-Risiko-Management ist ein Grund für den Einsatz einer wirkungsvollen E-Mail-Compliance-Lösung. Die Software dient auch dazu, den ungewollten Abfluss von vertraulichen Firmendaten zu verhindern und auf unternehmenseigene Compliance-Richtlinien wie Ethikrichtlinien oder Verschwiegenheitsklauseln zu überprüfen. "jetinspect" passt sich flexibel den bestehenden Unternehmensstrukturen und Prozessen an, um zum Beispiel Berechtigungen und Hierarchien abzubilden.

Regeln und daraus folgende Aktionen können unkompliziert angelegt und verwaltet werden. Um eine größtmögliche Wirkung zu entfalten, werden Wörter oder Inhalte im Kontext bewertet. Sogar Synonyme und Flexionen (Lemmatisierungen) werden vom System beachtet. Die Einbindung von Berechtigungssystemen in Unternehmen ermöglicht es zudem zu bestimmen, welche Daten an bestimmte Personen, Personengruppen oder Server geschickt werden dürfen.

Als Entwickler von "jetinspect" bietet die chemmedia AG ab sofort an, das System in die Unternehmensumgebung zu integrieren und übernimmt bei Bedarf auch die Wartung, Pflege und Schulung zur Verwaltung des Compliance-Systems. (chemmedia: ra)

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