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Compliance beim E-Mail-Versand


Rechtssicherheit und Schutz für E-Mails: E-Mail-Management-Lösung ermöglicht Unternehmen einen rechtskonformen und sicheren E-Mail-Versand
Das Modul "Anti-Spam" überprüft und gleicht Header und Inhalt der E-Mails mit einer öffentlichen und internen Blacklist ab

(22.03.13) - Die E-Mail-Management-Software "Policy Patrol "sorgt nicht nur für die sichere Kommunikation zwischen Sender und Empfänger, sondern stellt Anwendern darüber hinaus Funktionen zur Verfügung, die den Büroalltag erleichtern. Mit dem Modul "Disclaimer" fügen Anwender die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben (siehe EHUG) automatisch zu jeder E-Mail hinzu und bewegen sich damit im rechtssicheren Raum. Über Assistenten lassen sich Regeln zum Anhängen der Disclaimer und Signaturen erstellen und zeitgesteuert anwenden sowie individualisieren. Damit wird sichergestellt, dass niemals E-Mails ohne Signatur versendet werden und die Gefahr einer Abmahnung entsteht. Zusätzlich lassen sich aktuelle Hinweise und Aktionen bewerben oder Follower für Social Media-Aktivitäten gewinnen.

Seit Januar 2007 schreibt das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie Unternehmensregister (EHUG) vor, dass gewerbliche E-Mails Angaben über das Unternehmen enthalten müssen. Verstöße dagegen können Abmahnungen und Geldstrafen durch Wettbewerber hervorrufen. Über entsprechende Informationen sollten alle E-Mails verfügen, die einen geschäftlichen Charakter aufweisen beispielsweise Angebote, Bestellungen, Kündigungen und Newsletter.

Das Modul "Anti-Spam" überprüft und gleicht Header und Inhalt der E-Mails mit einer öffentlichen und internen Blacklist ab. Malware lässt sich dadurch abblocken, bevor sie Schaden anrichten kann. Die Bedrohung wird einfach in den Junk-Mail-Ordner verschoben, gelöscht oder unter Quarantäne gestellt.

Weitere Funktionen des Moduls "Anti-Spam":
>> URL-Block-Listen verhindern, dass E-Mails mit verdächtigen URLs in den Posteingang gelangen
>> Real-Time Blacklists, damit lassen sich E-Mails von bekannten Spam-Versendern bereits vor dem Exchance Server abblocken
>> Blockieren von IP-Adressen
>> White- und Blacklists lassen sich über Regeln individuell erstellen und automatisch aktualisieren
>> Sender Policy Framework (SPF), damit lassen sich Phishing-Angriffe erkennen, indem überprüft wird, ob der Absender bei dem angegebenen Unternehmen arbeitet

Mit Policy Patrol senden Unternehmen sensible Daten mit der Technologie "Managed File Transfer" (MFT), die im Vergleich zu SFTP und FTP mit 256-bit AES sicher verschlüsselt werden. Sensible und größere E-Mail-Anhänge werden dann für den Empfänger auf einem lokalen Server beim Versender verschlüsselt abgelegt und können von dort nur vom richtigen E-Mail-Adressaten abgerufen und heruntergeladen werden.

Policy Patrol 8 lässt sich schnell und einfach installieren und ist für Exchange 2003, 2007 und 2010 aber auch für andere Mail Server wie z.B. Lotus Domino verfügbar. (ProSoft: ra)

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