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Rechtssicherheit im E-Mail-Verkehr


E-Mail-Compliance: Automatisch alle ausgehenden E-Mails mit einem rechtskonformen E-Mail-Disclaimer versehen
Lösung für die rechtsicheren E-Mail-Verkehr unter IBM Lotus Notes/Domino - Jede aus einem SAP-System geschickte E-Mail mit einem rechtskonformen Disclaimer versehen


Disclaimer-Verwaltung
Disclaimer-Verwaltung Anwender- oder abteilungsspezifische Profile leichtaktualisierbar, Bild: Retarus

(05.06.07) - Seit 1. Januar 2007 müssen am Ende jeder unternehmensrelevanten E-Mail die gleichen Angaben wie in gedruckten Geschäftsbriefen stehen. "Domino Disclaimer" von Retarus sorgt automatisch dafür, dass alle ausgehenden Mails mit einem rechtskonformen E-Mail-Disclaimer versehen sind. Die Disclaimer werden zentral erstellt und administriert. Damit ist gewährleistet, dass Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen vollständig erfüllen und ihr Unternehmenshaftungsrisiko in dem Umfeld minimieren.

Angebote, Aufträge oder Mahnungen in Form von E-Mails benötigen seit Anfang dieses Jahres die kompletten Geschäftsdaten (unter anderem Vor- und Nachname des Geschäftsführers, Firmenbezeichnung, Rechtsform, Sitz des Unternehmens, Handelsregisternummer). Nur dann erfüllt die E-Mail die Compliance (gesetzlichen Vorgaben nach §§ 37a HGB, 35a GmbHG und 80 AktG) - Verstöße haben empfindliche Ordnungsstrafen zur Folge. Domino Disclaimer sichert Unternehmen ab, denn sie müssen dafür sorgen, dass kein einziger ihrer Mitarbeiter eine geschäftsrelevante Mail ohne diese Angaben versendet. Das Tool unterstützt Anwender bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften und sorgt so für Rechtssicherheit.

Die Lösung von Retarus ist Client-basiert und somit unabhängig vom Server-Betriebssystem. Die Mails werden während der Bearbeitung am Bildschirm genauso angezeigt, wie sie nach Versand beim Empfänger aussehen. Dieser WYSIWYG-Effekt (What You See Is What You Get) ist bei einem serverbasierten Tool nicht möglich. Auch mit dem oft üblichen Formatierungsverlust muss man sich nicht auseinandersetzen, da die eingestellte Formatierung unverändert bleibt.

Die Software erfordert keinen Eingriff auf dem Server oder in Domino-Funktionalitäten. Die Mail- und Kalenderprofile der Anwender stammen aus dem zentralen Notes-Adressbuch und werden durch eine zentrale Konfiguration verwaltet und aktualisiert. Dadurch können bereits vorhandene Server-basierte Applikationen, die in den Mail-Verkehr eingreifen, wie beispielsweise Archivierungs- und Antivirenprogramme, ungehindert weiterarbeiten. Da der Disclaimer replikationsfähig ist, lassen sich auch mehrere Mail-Server zentral administrieren.

Der Disclaimer stellt darüber hinaus mehrstufige, frei konfigurierbare Signaturen zur Verfügung. Dadurch wird sichergestellt, dass auch anwender- oder abteilungsspezifische Profile und Anforderungen sehr einfach abgebildet, umgesetzt und aktualisiert werden können. Damit können solche Disclaimer zusätzlich in unterschiedlichen Geschäftsbereichen oder Abteilungen eingesetzt werden. Sie enthalten dann neben den gesetzlich geregelten Angaben beispielsweise die Kontaktdaten eines Helpdesks oder Hinweise auf Veranstaltungen, Events, neue Produkte oder aktuelle Angebote.

Retarus bietet im Rahmen ihrer Mail-für-SAP-Dienste, mit denen Anwender direkt aus SAP-Lösungen heraus per E-Mail kommunizieren können, ebenfalls eine Disclaimer-Funktionalität an. Dabei wird sichergestellt, dass jede direkt aus einem SAP-System geschickte E-Mail mit einem rechtskonformen Disclaimer versehen wird.

Domino Disclaimer ist kompatibel mit allen gängigen Betriebssystemen, auf denen auch Lotus Notes/Domino betrieben wird. Für die Einrichtung benötigt man einen Lotus Notes/Domino Client ab der Version 6.x. Das Tool ist ab sofort in Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch verfügbar. (Retarus: ra)

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