IT-Governance für die Öffentliche Verwaltung

Professionelles Projektmanagement zur Steuerung der Ressourcen und Kosten ist in der Öffentlichen Verwaltung zwingend erforderlich
Projektbudgets verwalten ist unter dem Gesichtspunkt der Kameralistik ein mit hohem Aufwand verbundenes Problem

(02.02.07) - Neben den normalen Aufgaben steigt in der Öffentlichen Verwaltung auf der einen Seite auf Grund zahlreicher Reformen die Notwendigkeit zur Durchführung von Vorhaben, Maßnahmen, Programmen und Projekten (nachfolgend allgemein Projekte genannt) kontinuierlich an. Auf der anderen Seite mangelt es in vielen Behörden an Werkzeugen zur effizienten gesamtheitlichen und erfolgsorientierten Steuerung dieser Aktivitäten. Und Ressourcen bereitstellen und Projektbudgets verwalten ist unter dem Gesichtspunkt der Kameralistik ein mit hohem Aufwand verbundenes Problem.

Der Schlüssel zur effektiven Abwicklung von Projekten sowie zur Optimierung finanzieller Ressourcen liegt jedoch im erfolgsorientierten Projektmanagement. Dabei muss jedes Projekt mindestens eine definierte Laufzeit, ein beschriebenes Ziel und die notwendigen Ressourcen erhalten. Um diesen Gesamtprozess sowohl strategisch als auch operativ zu unterstützen, ist ein IT-gestütztes, übergreifendes Projektmanagement mit der Möglichkeit einer umfassenden Ressourcenverwaltung sowie der Kostenverfolgung inklusive Ergebnisanalyse eine dringende Forderung von Führungskräften der Öffentlichen Verwaltung.

Neben der Forderung nach einem effektiven Werkzeug zur effizienten Steuerung von Projekten, rundet die Möglichkeit, Daten aus bestehenden Fachverfahren wie Finanz-, Haushalts-, Personal- und Beschaffungswesen einzubeziehen, den Gesamtprozess eines Projektes von der Projektinitialisierung bis zum Projektabschluss ab. Der wesentliche Punkt gegenüber herkömmlichen Methoden ist die Möglichkeit der Bewertung von Projekten mit strategischen Erfolgsfaktoren, um ein Maß für die Ausrichtung der Aktivitäten am strategischen Erfolg der Behörde zu prognostizieren.

Mit diesem Projektmanagementwerkzeug wird einerseits den Entscheidungsträgern und politisch Verantwortlichen ein Instrument zur Verfügung gestellt, welches erlaubt, alle strategisch wichtigen Projekte zu erfassen und in ihrem Fortlauf zu verfolgen, um einen aktuellen Gesamtüberblick über Projektcharakteristika und Risiken sowie den Projektfortschritt sämtlicher Projekte zu erhalten. Auf der anderen Seite dient dieses Werkzeug auch der Unterstützung der Fachkräfte bei der operativen Projektdurchführung und -steuerung, ohne die Autonomie der Teilprojekte zu behindern.

Behörden und Ämter benötigen ein effizientes IT-Werkzeug (System) zur erfolgsorientierten Steuerung von Projekten, das der Methodik des "V-Modells" entspricht. Dadurch sind Entscheidungsträger und politisch Verantwortliche in der Lage, alle strategisch wichtigen Projektpunkte zu erfassen, sich einen aktuellen Gesamtüberblick zu verschaffen. Sie können den Fortschritt sämtlicher Projekte jederzeit verfolgen. In den Fachabteilungen selbst muss das System dazu beitragen, Projekte durchzuführen und zu steuern und zugleich die Autonomie von Teilprojekten zu wahren.

Ein Projektmanagementwerkzeug muss folgende Herausforderungen adressieren:

>> Evaluierung und Priorisierung von Vorhaben, Maßnahmen, Programmen und Projekten
Die vielfältigen Anforderungen und Erwartungen sowie die sich ständig verknappenden Haushaltsmittel erzwingen eine kontinuierliche Überprüfung der aktuellen Projekte und deren Beitrag zur Zielerfüllung. Um Projektziele und deren Ergebnisse systematisch zu operationalisieren und nachvollziehbare Kriterien der Zielmessung aufzustellen, ist ein professionelles Projektmanagement zur Steuerung der Ressourcen und Kosten zwingend erforderlich, um solides und nachvollziehbares Datenmaterial verfügbar zu haben. Es muss möglich sein, alle Projektanträge und laufenden Projekte zu erfassen. Die Projekte werden mittels Kosten-Nutzen-Analyse mit Kennzahlen versehen, so dass sie messbar sind. Über den gesamten Projektlebenszyklus wird der Projektfortschritt kontinuierlich gemessen, so dass im Rahmen der Projektrealisierung jederzeit erkennbar ist, ob ein Projekt von den für die Projektbewertung definierten Kennzahlen abweicht.

>> Effiziente Unterstützung bei der Strukturierung von Vorhaben, Maßnahmen, Programmen und Projekten sowie bei der Auswahl und Zuordnung der relevanten Ressourcen
Um die Vorhaben, Maßnahmen, Programme und Projekte auch operativ unterstützen zu können, ist eine Strukturierung nach Aktivitäten und Produkten (Meilensteine) erforderlich. Die Anfrage, Suche, Identifizierung und Zuordnung von Mitarbeitern, die dem Aufgabenprofil entsprechen, sowie die Möglichkeit zur Prüfung der zeitlichen Verfügbarkeit der identifizierten Mitarbeiter ist ebenfalls ein wichtiges Kriterium. Ergänzt wird diese Anforderung durch die Möglichkeit der Beschaffung von geeigneten externen Ressourcen unter Berücksichtigung von existierenden Rahmenverträgen bzw. etablierten Beschaffungsplattformen.

>> Steuerung und Kontrolle von Vorhaben, Maßnahmen, Programmen und Projekten
Im Rahmen des Projektverlaufs müssen kontinuierlich Informationen gesammelt und abgeglichen werden. Abweichungen müssen im Sinne eines Risikomanagements frühzeitig erkannt werden, damit geeignete Gegenmaßnahmen definiert werden können. Da in der Öffentlichen Verwaltung der größte Kostenblock die Personalkosten sind, setzt eine effiziente Steuerung und Kontrolle von Vorhaben, Maßnahmen, Programmen und Projekten am Controlling der auf Projekte anfallenden Personalkosten an. Eigene Mitarbeiter sowie externe Projektmitarbeiter sollten für Projektarbeit aufgewendete Zeiten sowie eine Abschätzung des noch zu erbringenden Aufwandes im einfach zu bedienenden Projektmanagementwerkzeug erfassen können. Darüber hinaus sollten integrierte Funktionen zur Problem- und Qualitätsverfolgung und somit die Erfassung, Bewertung sowie ggf. die Eskalation aller qualitativen Einflussfaktoren auf die Ressourcen- und Projektsteuerung zur Verfügung stehen. Alle Transaktionen sollten im Projekt-Controlling konsolidierbar und bei Bedarf in die Finanzsysteme integrierbar sein. Somit stehen sie tagaktuell den Führungskräften zur Entscheidungsunterstützung zur Verfügung.

Das Softwareunternehmen Oracle stellt ein solches Projektmanagementwerkzeug zur Verfügung, in dessen Entwicklung umfassende Erfahrungen aus Projekten mit der Öffentlichen Verwaltung eingeflossen sind, wobei der Methodik des behördenspezifischen "V-Modells" gefolgt wird.

Unterstützung der Projektaktivitäten durch die Oracle-Projektmanagementwerkzeuge

Zur Unterstützung einer systematischen Vorgehensweise ist in den Projektmanagementwerkzeugen bereits die Struktur des V-Modells vorgesehen. Diese Struktur lässt sich jedoch im Sinne eines Tailorings projektspezifisch auch an andere Projektvorgehensweisen anpassen. Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die Aktivitäten des Submodells Projektmanagement im V-Modell. Darüber hinaus lassen sich auch andere standardisierte Projektmethoden unterstützen.

Das V-Modell umfasst:
>> Projektinitialisierung
>> Vergabe/Beschaffung
>> Auftragnehmermanagement
>> Feinplanung
>> Kosten-Nutzen-Analyse
>> Durchführungsentscheidungen
>> Risikomanagement
>> Projektkontrolle/-steuerung
>> Berichtswesen
>> Schulung/Einarbeitung
>> Bereitstellung der Ressourcen
>> Vergabe von Arbeitsaufträgen
>> Einweisung der Mitarbeiter
>> Projektabschluss

Den kompletten Lebenszyklus eines Projekts – von der Initialisierung bis zum Abschlussbericht – abzubilden und zu dokumentieren kennzeichnet ein umfassendes Projektmanagementsystem. Bei Oracle ist Modularität traditionell Bestandteil von Produkten und Lösungen.

Risikomanagement
Das Ziel des Risikomanagements ist das rechtzeitige Erkennen möglicher Risiken im Projekt mit dem Ziel der Einleitung und Überwachung geeigneter Maßnahmen.

Dazu zählen die
>> Identifizierung und Klassifizierung von Risiken in Bezug auf die Eintrittswahrscheinlichkeit
>> kostenmäßige und terminliche Abschätzung von Auswirkungen der Risiken
>> Maßnahmen zur Risikovermeidung oder -minderung
>> konsequente Verfolgung der Risikoklassifizierung und der Maßnahmen
Das Ergebnis des Risikomanagements ist die Verbesserung der Transparenz über Projektrisiken und Präventionsmaßnahmen.
Im Rahmen des Risikomanagements werden folgende Funktionen zur Verfügung gestellt:
>> Probleme und deren Verfolgung (Issue-Management), die qualitativ beschreibbar sind
>> Prognose der zu erwartenden Aufwendungen und Abweichungen zur Planung
>> Abweichungen von den definierten Kennzahlen auf Projektebene
>> System bewertet und visualisiert die Risikoklasse des Projekts
(Oracle: ra)

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